Выбор сервиса для подписания документов почти всегда упирается не в интерфейс и не в цену, а в один вопрос: кто вторая сторона. Для договора между двумя юрлицами подойдёт любой оператор ЭДО из перечня ФНС. Для документа с обычным человеком половина сервисов из топа не годится — им нужна квалифицированная подпись, которой у человека нет и покупать он её не станет.

Разберём, чем сервисы отличаются по типу подписи, цене и сценариям, и в каком случае что выбрать. Начнём с матчасти, без которой сравнение бессмысленно, — а дальше сразу к рейтингу.

Вся разница между сервисами сводится к тому, какой подписью они подписывают.

ПЭП — простая. Логин, пароль и код из СМС. Создаётся бесплатно и мгновенно, но юридическую силу имеет только при отдельном соглашении сторон и не подходит для части документов.
НЭП — неквалифицированная. Криптографическая подпись, которая подтверждает автора и неизменность документа. Удостоверяющий центр не требуется. По 63-ФЗ приравнивается к собственноручной, если стороны договорились о её использовании, — а это закрывает большинство договоров, актов и кадровых документов.
КЭП — квалифицированная. Выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром, стоит денег и требует продления. Обязательна для счетов-фактур, госзакупок, отчётности и отдельных случаев, прямо названных в законе.

Практический вывод: если вы работаете с юрлицами по счетам-фактурам, вам нужна КЭП и оператор ЭДО. Во всех остальных случаях — договоры, акты, ГПХ, заявления — достаточно НЭП, и это принципиально дешевле и быстрее.

Nopaper закрывает самый неудобный сценарий: когда вторая сторона — обычный человек, самозанятый или мелкий ИП, у которого нет никакой электронной подписи. Он скачивает приложение, выпускает бесплатную мобильную НЭП за 90 секунд и подписывает документ со смартфона. Ни токена, ни визита в удостоверяющий центр, ни оплаты с его стороны.

Что важно:

• Работает в обе стороны. Подписывать могут и компания, и физлицо — в отличие от сервисов, где юрлицо подписать не может в принципе.
• Выпуск подписи бесплатный и бессрочно для сотрудников и контрагентов. Ключи создаются и хранятся в смартфоне владельца по технологии SafeTech — это надёжнее облачных подписей, которые использует большинство сервисов.
• Юридическая сила полная: 63-ФЗ (п. 3 ст. 5, п. 2 ст. 6), ст. 160 ГК РФ, ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Документы принимают суды, ГИТ и налоговая.
• Любое количество подписантов — трёхсторонний договор подписывается так же просто, как двусторонний, каждая сторона выпускает свою подпись.
• Поддержка КЭП и СМС-подписи для случаев, где по закону нужна квалифицированная.
• Коннектор к 1С для типовых конфигураций, загрузка документов из личного кабинета, из 1С или со смартфона.
• Входящие бесплатны всегда, документы хранятся бессрочно.

Ограничения: счета-фактуры, УПД с НДС и госзакупки требуют КЭП и аккредитованного оператора — здесь Nopaper дополняет оператора, а не заменяет его.
Подходит: договорам с физлицами и самозанятыми, ГПХ, кадровым документам, многосторонним соглашениям, любому потоку документов, где вторая сторона не готова возиться с подписью.

Как это работает на практике

Skillbox — тысячи договоров с физлицами. У образовательной платформы с аудиторией 18 млн человек вторая сторона договора — всегда частное лицо. Покупать электронную подпись ради зачисления на курс никто из абитуриентов не станет, поэтому весь процесс построен вокруг того, что подпись человек получает сам, бесплатно и за полторы минуты. Перевод зачисления в онлайн занял месяц.
АльфаСтрахование — 1 300 агентов подписывают с клиентами на месте. Страховая группа раздаёт подписи агентам удалённо: агент оформляет документы с клиентом со смартфона, без визита в офис и без бумажного комплекта. Сценарий показателен тем, что подписание идёт не между двумя компаниями, а между агентом и обычным человеком — то есть в самой сложной для классического ЭДО конфигурации.
Всего через платформу подписано более миллиона документов; среди клиентов Совкомбанк, АльфаБанк, WorldClass, Manpower, Adviros.

Приложение Минцифры, в котором физлицо бесплатно получает подпись прямо в смартфоне. Причём сразу двух видов: УНЭП и УКЭП, обе за 0 рублей.

Плюсы: бесплатно и официально; УКЭП в Госключе позволяет подписать практически любой документ; работает с Госуслугами, Росреестром, подачей исков в суд, зачислением в вуз.
Минусы, и они принципиальные: через Госключ нельзя подписывать документы от имени организации — только от себя как физического лица. То есть для компании это не инструмент документооборота, а способ, которым её контрагент-физлицо подписывает присланный документ. Плюс сценарии ограничены теми площадками, которые интегрированы с приложением. Чем закрыть эти ограничения, разобрано отдельно — в статье про аналоги Госключа
Подходит: физлицам для сделок с государством и подписания на интегрированных площадках.

Сервис Контура, выросший из удостоверяющего центра в платформу обмена документами с физлицами и самозанятыми. Сейчас продаётся под брендом Диадока — на странице продукта в шапке стоит «Контур Диадок» с пометкой «Сайн». Поддерживает все три типа подписи: ПЭП создаётся в сервисе бесплатно, НЭП действует год и требует ежегодного переиздания, КЭП выпускается в удостоверяющем центре.

Плюсы: зрелый вендор с большой поддержкой; автоматический сбор чеков при работе с самозанятыми; мониторинг рисков переквалификации по 25 критериям ФНС; понятная тарификация.
Минусы: НЭП нужно переиздавать каждый год — для второй стороны это повторяющееся действие; часть возможностей завязана на экосистему Контура.
Цена: 2 990 ₽ в год для работы с самозанятыми и физлицами.

Один из старейших игроков в нише подписания документов бизнеса с физлицами. Специализируется именно на этом сценарии, а не на классическом межкорпоративном ЭДО.

Плюсы: глубокая проработка сценария «компания — физлицо», мобильное подписание, API для встраивания в свои процессы.
Минусы: известность и сеть меньше, чем у Контура и Тензора; для обмена счетами-фактурами с юрлицами понадобится отдельный оператор.
Подходит: компаниям, которые встраивают подписание в собственный продукт или личный кабинет клиента.

Другой класс задачи: не обмен документами, а подписание и проверка файлов уже имеющейся КЭП. Полезен, когда подпись есть, а отправлять документ нужно по обычной почте. Если работаете именно с PDF, посмотрите отдельное сравнение программ для подписи PDF — там разобраны форматы подписи.

Плюсы: бесплатный тариф на 29 документов; работает в браузере без установки тяжёлого софта; проверяет чужие подписи и извлекает информацию о сертификате.
Минусы: КЭП должна быть у вас на руках; по сути это утилита для работы с файлами, а не система документооборота.
Цена: до 29 документов бесплатно, Премиум 2 499 ₽ в год, командный тариф от 7 999 ₽.

Оператор из верхней категории перечня ФНС по числу абонентов; сам Контур заявляет более 1,5 млн подключённых компаний. Для подписания документов между юрлицами, включая счета-фактуры, — вариант по умолчанию.

Плюсы: максимальная вероятность, что контрагент уже подключён; роуминг с 29 операторами; зрелые интеграции.
Минусы: для подписания с физлицом сценарий тяжёлый — второй стороне понадобится квалифицированная подпись; один из самых дорогих сервисов.
Цена: от ~2 950 ₽ в год за 250 исходящих, входящие бесплатно.

Продукт «Тензора», где подписание идёт в связке с бухгалтерией, отчётностью и кассами.

Плюсы: роуминг со всеми операторами включён в тариф; согласование документов внутри компании; API в стандартных тарифах.
Минусы: интерфейс перегружен из-за обилия модулей; для простой задачи «подписать договор с человеком» решение избыточно.
Цена: 3 000 ₽ за 200 документов, демо — 30 документов на 30 дней.

1. Определите, какая подпись нужна. Счёт-фактура или госзакупка — только КЭП. Договор, акт, ГПХ, заявление — достаточно НЭП.
2. Проверьте вторую сторону. Есть ли у неё подпись и какая. Если это физлицо или самозанятый — исходите из того, что нет.
3. Выберите сервис под этот сценарий, а не по цене своего тарифа.
4. Загрузите документ и укажите подписантов.
5. Дождитесь подписания. Вторая сторона получает ссылку, выпускает подпись, если её нет, и подписывает.
6. Сохраните подписанный файл и протокол подписания — в спорной ситуации важен именно он.

Отдельно про «подписать без регистрации»: полностью анонимного юридически значимого подписания не существует. Идентификация подписанта — это и есть то, что придаёт документу силу. Сервисы отличаются лишь тем, насколько быстро проходит эта идентификация: в лучшем случае — полторы минуты в приложении.

Самый частый тупик. Компания выбрала оператора, купила пакет, а исполнитель, клиент или соискатель подписать не может: у него нет подписи и тратить несколько тысяч рублей ради одного договора он не будет.
Работающие варианты:

• Сервис, где подпись для второй стороны бесплатна и выпускается за минуты. Барьер исчезает — человеку не нужно ничего покупать. На этот сценарий идеально подойдет Nopaper.
• Госключ, если сценарий укладывается в его возможности: физлицо подписывает бесплатно, но только от собственного имени и на интегрированных площадках.
• ПЭП по СМС для документов невысокого риска и при наличии подписанного соглашения об использовании простой подписи.

Не работает: требовать от физлица купить КЭП. В теории возможно, на практике вы потеряете исполнителя или клиента.

Трёхсторонний договор, соглашение с несколькими участниками, акт с подрядчиком и субподрядчиком — сценарий, который многие сервисы поддерживают со скрипом.

На что смотреть: есть ли ограничение на количество подписантов; можно ли задать порядок подписания; видно ли, кто уже подписал, а кто задерживает; что происходит, если один участник отказался. И главное — придётся ли каждому участнику покупать свою подпись. Если да, то стоимость и сроки умножаются на число сторон.

Там, где подпись бесплатна для каждого участника, число сторон на цену и сроки не влияет.

Электронный документ признаётся в суде, если можно доказать две вещи: кто подписал и что документ не менялся после подписания.

Что для этого нужно:

• Соглашение об использовании электронной подписи — при работе с НЭП и ПЭП. Обычно оно заключается автоматически при регистрации в сервисе, но проверить стоит.
• Протокол подписания с датой, временем и данными подписанта. Хранить его нужно вместе с документом.
• Идентификация подписанта при выпуске подписи — по паспортным данным, через Госуслуги или иным способом, зафиксированным в регламенте сервиса.

Практика показывает: суды принимают документы, подписанные НЭП, при наличии соглашения сторон. Отказы обычно случаются по другой причине: компания не смогла показать, как именно проходила идентификация и где хранится протокол.