8 800 550 65 30
Войти
Регистрация
8 800 550 65 30
Войти
Регистрация
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
Исследование и таблица
Сравнение сервисов КЭДО
Скачать

Как «Электронные платформы» ушли от почтовых конвертов к мгновенному подписанию кадровых

Компания, которая работает с людьми по всей России
«Электронные платформы» — IT-компания, которая развивает цифровые сервисы для обучения и работы. Один из продуктов — «Экзамус» — система прокторинга, которая помогает проводить онлайн-тестирования в сферах образования и HR по всей России.

Локация команды обширна, документооборот объёмный и разноплановый, соответственно, всё должно оформляться вовремя и без ошибок, независимо от того, в каком регионе человек работает. Но по мере роста команды бумажный процесс начал давать сбои: документы отправлялись в виде некорректных фотографий, а почтовые отправления растягивали оформление на недели, а то и на месяцы.

В компании стало понятно: без электронного документооборота работа больше не будет устойчивой.
Когда бумага перестаёт справляться
До перехода на КЭДО кадровые документы отправлялись почтой. Процесс был долгим и непредсказуемым: письма шли несколько дней, могли потеряться или вернуться обратно, если сотрудник не забрал отправление. Даже простое заявление превращалось в многоэтапную переписку.
Перепутанные листы.
Подписи, нарисованные пальцем на телефоне в PDF.
Неполные комплекты документов.
Смазанные и обрезанные страницы.
Некачественные фотографии под углом.
Сканеры, принтеры и «кривые фотки»
Такие документы приходилось запрашивать повторно — и снова ждать.
Работники компании в основном удалёнщики. И не всегда у них под рукой есть оборудование для нормального оформления документов. Зачастую приходили:
Сотрудники присылали как могли: фотографии, бледные подписи, перепутанные страницы. Некоторые пытались подписать PDF на телефоне — получались галочки или штрихи. Документы были не в надлежащем виде — а всё это нужно подшивать в личные дела.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Удалёнка усилила нагрузку
Во время пандемии вся команда работала удалённо, а бумажная схема осталась прежней. Даже заявление на отпуск превращалось в цепочку:
Отправить
1
Дождаться
2
Получить фото
3
Попросить переснять
4
Снова ждать
5
Подписание приказов сотрудником — отдельная проблема: сотрудник вынужден искать место для печати документа, распечатать и повторить цепочку. На отправку одного документа требовалось зачастую не один день, а целая неделя или несколько.
Когда документы уходили по почте, процесс становился непредсказуемым. Можно было несколько дней ждать, пока отправление дойдёт и вернётся. Если бы я продолжала работать только так — ходить на почту, отслеживать письма — никакие задачи просто не двигались бы вперёд.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Итог — понадобилось принципиально другое решение
В какой-то момент стало очевидно, что бумага уже не справляется. Я пришла к руководству и сказала: надо переходить на электронный формат. Иначе мы просто утонем в задержках и переписках.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Почему компания выбрала КЭДО Nopaper
Для перехода на электронный формат компания искала сервис, который будет удобен сотрудникам, защищён, не перегружен лишней функциональностью и подходит для работников из разных регионов.

Nopaper оказался лучшим вариантом для «Электронных платформ».
В Nopaper всё интуитивно. Сотруднику достаточно перейти по ссылке, подтвердить номер и нажать пару кнопок — и он уже может подписывать документы. Для людей, которые работают в разных городах и не всегда имеют под рукой технику, это максимально удобно. К тому же мы — IT-компания, и безопасность для нас — базовый критерий. Любой сервис, который работает с документами сотрудников, должен быть надёжным. Если есть риск утечки или нестабильной работы, такой переход нам просто не подходит.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Как проходило внедрение КЭДО
Руководство поддержало идею сразу. После выбора сервиса специалисты Nopaper настроили интеграцию с 1С, подготовили шаблоны и привели систему в рабочее состояние.
Внедрение прошло очень спокойно: специалисты Nopaper подключились удалённо, настроили всё под наши процессы, подготовили шаблоны. По сути, всё сделали за нас — подключили, проверили, поставили нужные параметры. Нам даже не пришлось разбираться самостоятельно.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Сначала КЭДО запустили для штатных сотрудников. Позже в систему без проблем подключили самозанятых и исполнителей по ГПХ — им не требовались отдельные инструкции или обучение.
Протестируйте Nopaper бесплатно
Оставить заявку
Считаные минуты вместо нескольких недель: что изменилось после перехода на КЭДО
Подписание документов перестало занимать дни. Электронный формат убрал почтовые задержки: документ отправили — документ подписан. Ещё одно преимущество — документ хранится в электронном хранилище, а не на бумаге.
В Nopaper всё работает моментально: отправил документ — и вопрос решён. Раньше мы могли ждать письма несколько дней, пока оно дойдёт туда и обратно. Сейчас это занимает минуты, и оформление больше не выбивает из рабочего ритма.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Кадровый специалист больше не тратит время на исправления, пересъёмки и переписки. Документы приходят в аккуратном виде — с электронными подписями и полным комплектом страниц. Никакой ручной пересборки или дополнительных уточнений.
Сейчас я подписываю через Nopaper десятки документов в день. Это занимает считаные минуты — всё приходит сразу и в корректном виде. Я просто закрываю задачу и могу переходить к следующей. Конечно, иногда в оформленных документах бывают ошибки, но это не проблема — такой документ можно отозвать и загрузить на подписание новый, всё делается мгновенно.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Сотрудникам стало проще: документы подписываются прямо с телефона, из любого города. Процесс стал удобным и предсказуемым, а оформление больше не зависит от оборудования или местоположения.
Я искренне считаю, что КЭДО и ЭДО нужно внедрять всем организациям, вне зависимости от количества работников. Это и сотрудникам проще, и исполнителям по договорам, и, конечно, компании. Когда видишь, как это работает на практике — быстро, аккуратно, без почты и переписок — уже не понимаешь, зачем тратить время на бумагу.

Особую благодарность хочу высказать поддержке Nopaper: ребята, вы молодцы, лучшей поддержки я пока не встречала. Всё очень быстро решается и всё как нам нужно.
Татьяна,
кадровый специалист «Электронных платформ»
Узнать, как перевести компанию на КЭДО Nopaper