«Три года с КЭДО и уже не хотим работать по-другому»: вторая часть кейса с сервисом «Кнопка»

Три года назад мы уже рассказывали, как «Кнопка» внедряла КЭДО и какие результаты получила в первые месяцы. Сейчас вернулись к команде и узнали, что изменилось в кадровых процессах за это время.

Раньше кадровые документы были на бумаге, сотрудники за пару дней подписывали сканы, а оригиналы отправляли курьерами. Бюрократии было не так много, и мы справлялись, но в 2023 году тема подписания стала острее, и мы начали смотреть в сторону КЭДО.

Для меня решающей была ситуация, когда один из клиентов пришёл и сказал: «Раз вы дружите с Nopaper, а я их люблю, я и с вами работать буду». Когда клиент настолько лоялен к одному сервису и по его рекомендации идёт к другой компании — это очень показательно.

Даже с КЭДО процесс выглядел перегруженно.
Чтобы уйти в отпуск, сотрудник:

Мы полностью перевезли все документы в Nopaper. Заявления на отпуск, больничные — всё оформляется в одной системе. Справки сотрудники тоже запрашивают через Nopaper.

С юридической точки зрения мы защищены. В 1С я вижу на каком этапе документ: посмотрел ли его сотрудник, подписал ли его.

При увольнении мы подписываем с сотрудником приказ и в КЭДО, и на бумаге. Чтобы пока бумажный оригинал идёт до сотрудника и обратно, у нас было юридическое подтверждение.

Раньше оформление одного сотрудника занимало около 20 минут. Сейчас — примерно 5 минут. Если посчитать в масштабе года, набегает около 12,5 часов — почти полтора рабочего дня.

Кнопка — бухгалтерский сервис. Мы ценим точность и скорость и отвественно относимся к цифрам. Раньше были случаи, при приёме сотрудника дата рождения случайно становилась датой приёма.
Получалось, что мы принимали "новорождённого сотрудника". Сейчас таких ошибок уже нет, и можно оформить документы на кандидата буквально одной кнопкой. Меньше ошибок — быстрее работа с документами.

В нашей старой системе сотрудник мог получить справку 2-НДФЛ без обращения в бухгалтерию. В удобное для себя время, хоть ночью, хоть 1 января. Справка автоматически формировалась и отправлялась на почту. Мы очень хотели сохранить эту возможность.

По закону, расчетные листы можно отправлять раз месяц. Но у нас в компании другой процесс — сотрудники получают расчётный листок перед каждой выплатой — 2 раза в месяц. Для нас разработчики Nopaper добавили эту возможность в сервис.

У нас есть сотрудник, у которого только кнопочный телефон. И с таким сотрудником мы подписываем документы с помощью СМС-подписи через веб-версию.

В среднем около 2 000 рублей стоит отправить курьера туда-обратно. У нас примерно 50 приёмов в год — получается минимум 100 000 рублей мы экономим только на этом процессе. А ещё есть экономия на отправке приказов на отпуска и заявлений.

Когда по каким-то причинам приходится подписывать документ на бумаге или вручную оформлять кандидата — мы немного огорчаемся. Мы уже привыкли, что всё должно работать автоматически, быстро и без ошибок.