+100 к лояльности сотрудников
и почти в 20 раз меньше расходы
кейс кадровой компании Manpower
Manpower — крупнейшая компания по подбору персонала и работе с брендом работодателя
Manpower — крупнейшая компания по подбору персонала и работе
с брендом работодателя
с брендом работодателя
74
6000
12
500
года
на рынке
на рынке
штатных сотрудников
офисов
в России и СНГ
в России и СНГ
экспертов
на фрилансе
на фрилансе
1 этап:
А в чем проблема?
А в чем проблема?
1 этап:
А в чем проблема?
А в чем проблема?
Подсчет затрат
на бумажный документооборот
на бумажный документооборот
В компании 500 работников оформлены по ГПХ. Это дизайнеры, разработчики, копирайтеры и другие эксперты по всей стране. И с каждым нужно обмениваться документами.
«На обмен документами по Москве уходило до 500 рублей, а по регионам — до 1000. Ждать документы приходилось неделю. Поэтому хотелось сократить время и расходы на документооборот. А также протестировать сервисы ЭДО, и в дальнейшем более уверенно перейти на кадровый электронный документооборот»
Ольга Кузьмина
директор Manpower
Выплата по договорам ГПХ идёт после получения оригиналов актов. Чтобы получить акты, раньше использовали курьерскую службу. И работникам, и компании приходилось ждать документы, подстраивать расписание под доставку и тратить не только деньги, но и время.
Выплата по договорам ГПХ идёт после получения оригиналов актов. Чтобы получить акты, раньше использовали курьерскую службу. И работникам,
и компании приходилось ждать документы, подстраивать расписание под доставку и тратить не только деньги, но и время.
и компании приходилось ждать документы, подстраивать расписание под доставку и тратить не только деньги, но и время.
Цель — снизить расходы на документооборот и сократить время подписания документа с 7 дней до 1
Цель — снизить расходы
на документооборот и сократить время подписания документа
с 7 дней до 1
на документооборот и сократить время подписания документа
с 7 дней до 1
Чтобы достичь цели, в компании решили перейти на электронный документооборот и обмениваться документами через интернет, без бумаг и доставок.
Чтобы достичь цели,
в компании решили перейти
на электронный документооборот
и обмениваться документами через интернет, без бумаг
и доставок.
в компании решили перейти
на электронный документооборот
и обмениваться документами через интернет, без бумаг
и доставок.
2 этап: Подбор решения
Manpower была важна не только цена, но и экспертность команды сервиса
Электронный документооборот
с КЭП получался таким же дорогим, как и курьерская доставка. Поэтому в компании выбирали сервисы
с неквалифицированной электронной подписью
с КЭП получался таким же дорогим, как и курьерская доставка. Поэтому в компании выбирали сервисы
с неквалифицированной электронной подписью
В сервисах с поддержкой НЭП подпись можно получить удаленно и бесплатно.
Сервисы ЭДО работают с различными видами подписи: квалифицированная электронная подпись (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
Так как компания хотела обмениваться документами
с экспертами, которые работают по договору ГПХ,
сервисы с квалифицированной подписью (КЭП)
не подходили:
Так как компания хотела обмениваться документами
с экспертами, которые работают по договору ГПХ,
сервисы с квалифицированной подписью (КЭП)
не подходили:
Сервисы ЭДО работают с различными видами подписи: квалифицированная электронная подпись (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
Так как компания хотела обмениваться документами с экспертами, которые работают по договору ГПХ, сервисы
с квалифицированной подписью (КЭП)
не подходили:
Так как компания хотела обмениваться документами с экспертами, которые работают по договору ГПХ, сервисы
с квалифицированной подписью (КЭП)
не подходили:
За каждую подпись нужно было платить от 1000 до 3000 — это так же дорого, как и доставка курьером.
В компании рассматривали несколько решений, задавали вопросы и оценивали экспертность команды сервисов ЭДО.
В компании рассматривали несколько решений, задавали вопросы
и оценивали экспертность команды сервисов ЭДО.
и оценивали экспертность команды сервисов ЭДО.
Чтобы выпустить подпись, надо пройти очную верификацию. А значит, подстраивать свое расписание ради нескольких бумажек.
Сервис электронного документооборота Nopaper выбрали по нескольким критериям:
Экспертность
Цена
Цена
Удобство
Удобство
Юридическая значимость
Масштабируемость
Масштабируемость
Юристы показали, что глубоко проанализировали всю законодательную базу при разработке сервиса, специалисты по безопасности, проверили надежность системы
и ответили на все вопросы клиента.
и ответили на все вопросы клиента.
Юристы показали, что глубоко проанализировали всю законодательную базу при разработке сервиса, специалисты по безопасности, проверили надежность системы
и ответили на все вопросы клиента.
и ответили на все вопросы клиента.
В Nopaper выпуск подписи бесплатный,
а подписание одного пакета документа —
35 рублей. В пакете может быть сколько угодно документов*.
а подписание одного пакета документа —
35 рублей. В пакете может быть сколько угодно документов*.
*Цены по новыму тарифу.
В Nopaper подпись хранится и выпускается в телефоне. Не нужно ездить
в удостоверяющий центр и тратить деньги на выпуск токена.
в удостоверяющий центр и тратить деньги на выпуск токена.
В Nopaper подпись хранится
и выпускается в телефоне.
Не нужно ездить
в удостоверяющий центр
и тратить деньги на выпуск токена.
и выпускается в телефоне.
Не нужно ездить
в удостоверяющий центр
и тратить деньги на выпуск токена.
НЭП приравнивается к собственноручной подписи (согласно ФЗ-63), более подробно можно прочитать в этой статье.
Сервис подходит для подписания
с физическими лицами, компаниями
и сотрудниками.
с физическими лицами, компаниями
и сотрудниками.
Сервис подходит для подписания с физическими лицами, компаниями
и сотрудниками.
и сотрудниками.
«Не каждый сервис мог ответить,
что можно подписывать электронной неквалифицированной подписью,
а что только квалифицированной. Команда Nopaper всё доступно объяснила».
что можно подписывать электронной неквалифицированной подписью,
а что только квалифицированной. Команда Nopaper всё доступно объяснила».
«Не каждый сервис мог ответить, что можно подписывать электронной неквалифицированной подписью, а что только квалифицированной. Команда Nopaper всё доступно объяснила».
Ольга Кузьмина
директор Manpower
В Nopaper для обмена документами понадобится только телефон и 5 минут. Manpower сможет оформлять документы за 1 день
без бумаг, доставок и принтеров
без бумаг, доставок и принтеров
В Nopaper для обмена документами понадобится только телефон и 5 минут. Manpower сможет оформлять документы за 1 день без бумаг, доставок и принтеров
3 этап: Подключение сервиса
3 этап: Подключение сервиса
Как теперь работает документооборот в Manpower
Сценарий подписания документа:
Установка приложения
Manpower использует Nopaper для подписания с работниками по ГПХ. В решении доступны две версии приложения: веб и мобильное.
Чтобы использовать сервис, нужно пройти идентификацию и выпустить подпись. Для этого отсканировать паспорт и пройти Liveness-тест.
Liveness-тест позволяет определить, что перед камерой стоит живой человек, а не видео, манекен или маска. И что это тот же человек, что и в паспорте.
Liveness-тест позволяет определить, что перед камерой стоит живой человек,
а не видео, манекен или маска. И что это тот же человек, что и в паспорте.
а не видео, манекен или маска. И что это тот же человек, что и в паспорте.
Данные паспорта передаются по защищённым каналам
и проверяются по базе МВД.
и проверяются по базе МВД.
Это нужно, чтобы убедиться, что такой человек правда существует, это настоящий действующий паспорт, он не украден, и кто-то не пытается выдать себя за другого человека.
Это нужно, чтобы убедиться,
что такой человек правда существует, это настоящий действующий паспорт, он не украден, и кто-то не пытается выдать себя за другого человека.
что такой человек правда существует, это настоящий действующий паспорт, он не украден, и кто-то не пытается выдать себя за другого человека.
Подписание
Со стороны компании
Специалист Manpower загружает документ с компьютера
в формате pdf, docx или xls.
в формате pdf, docx или xls.
В мобильной версии подписывает документ как юрлицо
Отправляет его получателю по номеру телефона или ИНН
Со стороны работника
Работнику приходит уведомление
Подписанные документы имеют штамп печати
и хранятся в личных кабинетах подписантов.
и хранятся в личных кабинетах подписантов.
Он открывает приложение, просматривает договор и акты.
Подписывает документы нажатием на синюю кнопку.
Подписывает документы нажатием на синюю кнопку.
«В сервисе мне нравится прозрачность процесса: на главном экране я вижу, сколько подписаний у меня осталось, на какой стадии документы: кто уже всё подписал, а кому стоит напомнить».
«В сервисе мне нравится прозрачность процесса: на главном экране я вижу, сколько подписаний у меня осталось, на какой стадии документы: кто уже всё подписал, а кому стоит напомнить».
Ольга Кузьмина
директор Manpower
4 этап: Жизнь после внедрения
+100 баллов за техподдержку
Установили и вжух, всё работает — мечта любого разработчика, но так случается редко. Во время использования сервиса возникают запросы, особенно если к сервису сразу подключаются десятки человек.
Manpower нужно было поменять почту, прикрепить
по доверенности нескольких подписантов от компании.
С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.
по доверенности нескольких подписантов от компании.
С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.
Manpower нужно было поменять почту, прикрепить по доверенности нескольких подписантов от компании.
С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.
С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.
«Мне нужно было прикрепить
к системе сотрудника по доверенности, чтобы он мог подписывать от лица руководителя документы. Ребята из техподдержки помогли с этим. Мы отправили им доверенность, и уже через 40 минут мой сотрудник обладал теми же правами подписи, что и я»
к системе сотрудника по доверенности, чтобы он мог подписывать от лица руководителя документы. Ребята из техподдержки помогли с этим. Мы отправили им доверенность, и уже через 40 минут мой сотрудник обладал теми же правами подписи, что и я»
В техподдержке Nopaper средняя скорость ответа на почте — 6 минут, в чате — 2 минуты
Ольга Кузьмина
директор Manpower
«Для нас главное — люди, наши клиенты. Мы ценим время пользователей
и стараемся отвечать им быстро и только по делу. Всегда вникаем в проблему
и предлагаем наилучшее решение в его ситуации. А если такого нет, то стараемся его создать»
и стараемся отвечать им быстро и только по делу. Всегда вникаем в проблему
и предлагаем наилучшее решение в его ситуации. А если такого нет, то стараемся его создать»
«Для нас главное — люди, наши клиенты. Мы ценим время пользователей
и стараемся отвечать им быстро и только по делу. Всегда вникаем в проблему
и предлагаем наилучшее решение в его ситуации.
А если такого нет, то стараемся его создать»
и стараемся отвечать им быстро и только по делу. Всегда вникаем в проблему
и предлагаем наилучшее решение в его ситуации.
А если такого нет, то стараемся его создать»
Дмитрий Ураков
руководитель техподдержки Nopaper
5 этап: Результаты и планы на развитие
5 этап: Результаты
и планы на развитие
и планы на развитие
После перехода на Nopaper компания Manpower:
Сокращение сроков подписания документа в 7 раз, а расходов — почти в 13 раз
В результате внедрения Nopaper компания за 1 день может оформить отношения с новым сотрудником или оплатить работу по договору. Никому не нужно никуда ехать, включать принтер и доставать пачку бумаги.
* Расчеты по старым тарифам
в 7 раз
сократила расходы
на доставку по Москве
на доставку по Москве
Курьерская доставка
по Москве обходилась компании в 500 ₽.
по Москве обходилась компании в 500 ₽.
Курьерская доставка
по Москве обходилась компании в 500 ₽.
по Москве обходилась компании в 500 ₽.
в 13 раз
сократила расходы
на доставку в регионы*
на доставку в регионы*
Раньше в компании тратили около 1000 рублей
на каждую доставку.
на каждую доставку.
в 7 раз
быстрее сотрудники получают документы и оплату
Ольга Кузьмина
директор Manpower
«С Nopaper мы с середины апреля, за это время снизились затраты
на доставку, канцелярию, что в нынешних условиях немаловажно. Получаем положительную обратную связь от наших контрагентов,
им нравится простота и скорость оформления отношений.
Сейчас очень ждём обновлений Nopaper и выпуск квалифицированной электронной подписи, чтобы перейти вместе
с сервисом на кадровый электронный документооборот»
на доставку, канцелярию, что в нынешних условиях немаловажно. Получаем положительную обратную связь от наших контрагентов,
им нравится простота и скорость оформления отношений.
Сейчас очень ждём обновлений Nopaper и выпуск квалифицированной электронной подписи, чтобы перейти вместе
с сервисом на кадровый электронный документооборот»
«С Nopaper мы с середины апреля,
за это время снизились затраты
на доставку, канцелярию, что
в нынешних условиях немаловажно. Получаем положительную обратную связь от наших контрагентов,
им нравится простота и скорость оформления отношений.
Сейчас очень ждём обновлений Nopaper и выпуск квалифицированной электронной подписи, чтобы перейти вместе с сервисом на кадровый электронный документооборот»
за это время снизились затраты
на доставку, канцелярию, что
в нынешних условиях немаловажно. Получаем положительную обратную связь от наших контрагентов,
им нравится простота и скорость оформления отношений.
Сейчас очень ждём обновлений Nopaper и выпуск квалифицированной электронной подписи, чтобы перейти вместе с сервисом на кадровый электронный документооборот»
Следующий шаг — внедрение кадрового электронного документооборота.
В сентябре в Nopaper руководители компании смогут выпускать в приложении КЭП и подписывать трудовые договоры.
В сентябре в Nopaper руководители компании смогут выпускать
в приложении КЭП и подписывать трудовые договоры.
в приложении КЭП и подписывать трудовые договоры.
Зарегистрируйтесь, чтобы получить консультацию у наших специалистов
Зарегистрируйтесь, чтобы получить консультацию
у наших специалистов
у наших специалистов
г. Москва, Муниципальный округ Можайский
вн. тер. г., Сколково инновационного центра тер., Большой бульвар, д.42, стр.1, этаж цокольный, помещ. 136, рм 2
г. Москва, Муниципальный округ Можайский
вн. тер. г., Сколково инновационного центра тер., Большой бульвар, д.42, стр.1, этаж цокольный, помещ. 136, рм 2
8 800 550-65-30
hello@nopaper.ru
Abanking и SafeTech — резиденты инновационного центра «Сколково»
