100 к лояльности сотрудников и в 20 раз меньше расходы:

кейс кадровой компании Manpower

74

года
на рынке

12

офисов в России и СНГ

6000

штатных сотрудников

экспертов на фрилансе

500

Manpower — крупнейшая компания по подбору персонала и работе с брендом работодателя

В компании 500 работников оформлены по ГПХ. Это дизайнеры, разработчики, копирайтеры и другие эксперты по всей стране. И с каждым нужно обмениваться документами.

Выплата по договорам ГПХ идёт после получения оригиналов актов. Чтобы получить акты, раньше использовали курьерскую службу. И работникам, и компании приходилось ждать документы, подстраивать расписание под доставку и тратить не только время, но и деньги.

«На отправку документов по Москве уходило 500 рублей, а по регионам — 1000. Ждать документы приходилось неделю. Поэтому хотелось сократить время и расходы на документооборот. А также протестировать сервисы ЭДО, и в дальнейшем более уверенно перейти на кадровый электронный документооборот»

Подсчет затрат на бумажный документооборот

1 этап:
а в чем проблема?

Ольга Кузьмина

директор Manpower

Чтобы достичь цели, в компании решили перейти на электронный документооборот и обмениваться документами через интернет, без бумаг и доставок.

Цель — снизить расходы на документооборот и сократить время подписания документа с 7 дней до 1

Сервисы ЭДО работают с различными видами подписи: квалифицированная электронная подпись (КЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

Так как компания хотела обмениваться документами с экспертами, которые работают проектно, сервисы с квалифицированной подписью (КЭП) не подходили:

В сервисах с поддержкой НЭП подпись можно получить удаленно и бесплатно.

В компании рассматривали несколько решений, задавали вопросы и оценивали экспертность команды сервисов ЭДО.

За каждую подпись нужно было платить от 1000 до 3000 — это так же дорого, как и доставка курьером.

Чтобы выпустить подпись, надо пройти очную идентификацию. А значит, подстраивать своё расписание ради нескольких бумажек.

Manpower была важна не только цена, но и экспертность команды сервиса

2 этап: Подбор решения

Электронный документооборот с КЭП получался таким же дорогим, как и курьерская доставка. Поэтому в компании выбирали сервисы с неквалифицированной электронной подписью

Сервис подходит для подписания с физическими лицами, компаниями и сотрудниками.

Масштабируемость

В Nopaper подпись хранится и выпускается в телефоне. Не нужно ездить в удостоверяющий центр и тратить деньги на выпуск токена.

Удобство

НЭП приравнивается к собственноручной подписи (согласно ФЗ-63), более подробно можно прочитать в этой статье.

Юридическая значимость

В Nopaper выпуск подписи бесплатный, а подписание одного пакета документа — 35 рублей. В пакете может быть сколько угодно документов*.

Цена

Юристы показали, что глубоко проанализировали всю законодательную базу при разработке сервиса, специалисты по безопасности, проверили надежность системы и ответили на все вопросы клиента.

Экспертность

«Не каждый сервис мог ответить, что можно подписывать электронной неквалифицированной подписью, а что только квалифицированной. Команда Nopaper всё доступно объяснила».

Сервис электронного документооборота Nopaper выбрали по нескольким критериям:

Ольга Кузьмина

директор Manpower

В Nopaper для обмена документами понадобится только телефон и 5 минут. Manpower сможет оформлять документы за 1 день без бумаг, доставок и принтеров

*Цены по новыму тарифу.

Manpower использует Nopaper для подписания с работниками по ГПХ. В решении доступны две версии приложения: веб и мобильное.

Чтобы использовать сервис, нужно пройти идентификацию и выпустить подпись. Для этого отсканировать паспорт и пройти Liveness-тест.

Liveness-тест позволяет определить, что перед камерой стоит живой человек, а не видео, манекен или маска. И что это тот же человек, что и в паспорте.

Установка приложения

3 этап: Подключение сервиса

Как теперь работает документооборот в Manpower

Сценарий подписания документа:

Это нужно, чтобы убедиться, что такой человек правда существует, это настоящий действующий паспорт, он не украден, и кто-то не пытается выдать себя за другого человека.

Данные паспорта передаются по защищённым каналам и проверяются по базе МВД.

Подписывает документы нажатием на синюю кнопку.

«В сервисе мне нравится прозрачность процесса: на главном экране я вижу, сколько подписаний у меня осталось, на какой стадии документы: кто уже всё подписал, а кому стоит напомнить».

Отправляет его получателю по номеру телефона или ИНН

Со стороны компании

Подписание

Со стороны работника

Работнику приходит уведомление

Главный бухгалтер Manpower загружает документ с компьютера в формате pdf, docx или xls.

В мобильной версии подписывает документ как юрлицо

Подписанные документы имеют штамп печати и хранятся в личных кабинетах подписантов.

Он открывает приложение, просматривает договор и акты.

Ольга Кузьмина

директор Manpower

1

1

2

Установили и вжух, всё работает — мечта любого разработчика, но так случается редко. Во время использования сервиса возникают запросы, особенно если к сервису сразу подключаются десятки человек.

Manpower нужно было поменять почту, прикрепить по доверенности еще одного подписанта от компании. С такими вопросами помогает техподдержка Nopaper.

«Мне нужно было прикрепить к системе сотрудника по доверенности, чтобы он мог подписывать от лица руководителя документы. Ребята из техподдержки помогли с этим. Мы отправили им доверенность, и уже через 40 минут мой сотрудник обладал теми же правами подписи, что и я»

«Для нас главное — люди, наши клиенты. Мы ценим время пользователей и стараемся отвечать им быстро и только по делу. Всегда вникаем в проблему и предлагаем наилучшее решение в его ситуации. А если такого нет, то стараемся его создать»

В техподдержке Nopaper средняя скорость ответа на почте — 6 минут, в чате — 2 минуты

4 этап: Жизнь после внедрения

+100 баллов за техподдержку

Ольга Кузьмина

директор Manpower

Дмитрий Ураков

руководитель техподдержки Nopaper

В результате внедрения Nopaper компания за 1 день может оформить отношения с новым сотрудником или оплатить работу по договору. Никому не нужно никуда ехать, включать принтер и доставать пачку бумаги.

После перехода на Nopaper компания Manpower:

быстрее сотрудники получают документы и оплату

х 7 раз

Курьерская доставка по Москве обходилась компании в 500 ₽.

сократила расходы на доставку по Москве

х 15 раз

5 этап: результаты и планы на развитие

Сокращение сроков подписания документа в 7 раз, а расходов — почти в 30

Раньше в компании тратили около 1000 рублей на каждую доставку, теперь — 35 рублей на весь процесс оформления документа.

сократила расходы на доставку в регионы

х 29 раз

«С Nopaper мы с середины апреля, за это время снизились затраты на доставку, канцелярию, что в нынешних условиях немаловажно. Получаем положительную обратную связь от наших контрагентов, им нравится простота и скорость оформления отношений.

Сейчас очень ждём обновлений Nopaper и выпуск квалифицированной электронной подписи, чтобы перейти вместе с сервисом на кадровый электронный документооборот»

Следующий шаг — внедрение кадрового электронного документооборота.

В сентябре в Nopaper руководители компании смогут выпускать в приложении КЭП и подписывать трудовые договоры.

Ольга Кузьмина

директор Manpower