Кейс Тебоил

Как сеть АЗС сократила месячные задержки в подписании документов и перевела 95% сотрудников на КЭДО

Бумажный процесс: до месяца ожидания и постоянные ошибки

До перехода на КЭДО кадровые специалисты отправляли документы на АЗС, где их печатали, подписывали и передавали курьером обратно. География АЗС увеличивала сроки доставки: филиалы находились в разных городах России, а офис с кадровым архивом в Туле. Оригиналы могли идти в архив до месяца.

Ирина

Младший специалист по расчёту заработной платы и кадрового учёта «Бридж Групп»

Документы могли идти 2−3 недели, иногда и месяц

Часто документы приходилось отправлять обратно из-за ошибок в заполнении:

Неверная фамилия или должность
Подпись другого сотрудника
Отсутствие подписи вовсе

Один пакет мог «ходить» между АЗС и офисом по 3−4 раза, увеличивая сроки и затраты на доставку.

Ирина

Младший специалист по расчёту заработной платы и кадрового учёта «Бридж Групп»

Иногда приходил полностью пустой документ. Порой из-за ошибок мы отправляли один и тот же пакет документов 3−4 раза

Повторные пересылки увеличивали нагрузку на кадровиков и расходы на доставку.

Почему компания выбрала КЭДО

Управляющая компания поставила задачу сократить затраты на обмен кадровыми документами. Для этого компания решила перейти на КЭДО и автоматизировать подписание.

В сервисе КЭДО были важны:

Понятный интерфейс

Интеграция с 1С

Гибкие права доступа к документам

Простая регистрация и работа с документами

Возможность подписывать документы даже с кнопочного телефона

Особенности решения от Nopaper

Удобное приложение

Главный экран показывает входящие и исходящие документы по действиям — сотрудник сразу понимает, что требуется сделать.
Гибкая настройка маршрутов

В маршрут можно добавлять неограниченное количество участников: подписантов и согласовантов.

Фёдор Мельников

руководитель проектного офиса Nopaper

У каждого юрлица — свои филиалы, согласующие и подписанты. Эту структуру мы перенесли в сервис Nopaper, чтобы при работе над заявлением все участники маршрута подставлялись автоматически

Подписание со всех устройств

Сотрудники могут выпустить и подписывать документ со смартфона с помощью мобильной НЭП. А сотрудники у которых кнопочный телефон могут использовать СМС-подпись.

Фёдор Мельников

руководитель проектного офиса Nopaper

Перед подписанием сотрудник знакомится с документом, и только после подтверждения, что документ просмотрен, приходит код из СМС. В отличие от ПЭП, наша технология позволяет определить, кто подписал документ и обезопасить его от изменений после подписания

Гибкая настройка прав

В Nopaper по умолчанию сотрудники видят только свои документы. Доступ к документам компании для руководителей и бухгалтерии настраивается индивидуально.

Как проходило внедрение

Этап 1 Пилот

Внедрение начали с пилота на части подразделений. Вначале сотрудники переживали за безопасность данных, но после обучения и встреч с сотрудниками сомнения ушли.

Виктория

Руководитель группы по расчёту заработной платы и кадрового учёта «Бридж Групп»

Перед подписанием сотрудник знакомится с документом, и только после подтверждения, что документ просмотрен, приходит код из СМС. В отличие от ПЭП, наша технология позволяет определить, кто подписал документ и обезопасить его от изменений после подписания

Этап 2. Масштабирование на всю сеть

После успешного пилота компания подключила к КЭДО все филиалы АЗС. На переход ушло около двух месяцев.

Сейчас 95% сотрудников работают в КЭДО каждый день.

Результаты

Подписание занимает минуты вместо недель

До перехода на КЭДО

2−3 недели на доставку документов

3–4 цикла пересылок

С переходом на КЭДО от Nopaper

Сотрудникам приходит уведомление о новом документе на подпись

Документ подписывается в день отправки за несколько минут

Ошибки в документах исчезли

Электронные шаблоны исключили ошибки, связанные с ручным заполнением.

Ирина

Младший специалист по расчёту заработной платы и кадрового учёта «Бридж Групп»

Мы уверены, что отправили корректный документ. Сотрудник подписал — и всё

Нагрузка на кадровиков снизилась в разы

До КЭДО кадровики вручную искали ошибки, собирали комплекты, вели переписку и работали с бумажным архивом.

Теперь вся работа проходит в 1С:

Документы формируются и отправляются в одном окне
Можно сразу отправить документ на весь отдел, подразделение или сразу всем сотрудникам организации
Кадровый специалист видит статусы по всем документам и может отправить сотруднику повторное напоминание
Подписанные документы хранятся в 1С и их можно найти по фильтрам

Виктория

Руководитель группы по расчёту заработной платы и кадрового учёта «Бридж Групп»

Раньше, чтобы найти документ, нужно было подниматься в бумажный архив. Сейчас ввели фамилию — и нашли документы в базе

Узнать, как перевести компанию на КЭДО Nopaper