кейс Увелки

В результате внедрения:

в 3 раза

сократилось время
на подписание документов

за 2-3 мин

за 1 день

в среднем сотрудники подписывают документы
в брендированном приложении

Как компания пришла к таким результатам, почему решила перейти на КЭДО, с какими проблемами столкнулась, рассказываем в статье.

В результате
внедрения:

О компании

«Увелка» 31 год работает на рынке производства круп и является лидером отрасли

В штате компании около 800 сотрудников, некоторые из них работают дистанционно

Цель компании — автоматизировать внутренние процессы, избавиться от рутины

Долгое ожидание оригиналов и 3 км до архива: причины перехода на КЭДО

До внедрения Nopaper в «Увелке» был сервис, с помощью которого сотрудники читали документ и согласовывали его. Но чтобы подписать документ, его распечатывали. Кадровому специалисту приходилось обходить всех сотрудников, чтобы собрать подписи.

С дистанционными сотрудниками было сложнее: нужно отправить документ, попросить распечатать, сфотографировать подписанный документ, а оригинал отправить почтой. Порой оригиналы приходилось ждать по 1-2 месяца.

Вторая проблема — архив. Архив компании находится в отдельном здании, если приходит запрос на документ из архива — то на его поиски может уйти полдня. Одна из целей внедрения КЭДО — переход на электронное хранение кадровых документов, чтобы упростить работу с архивом и за несколько минут найти нужный документ.

Просто, но ярко:

Одним из критериев выбора было удобство сервиса — зашёл и сразу видишь, где лежат документы, на каком они этапе подписания. Без «прыжков» и переходов по вкладкам.

что было важно
при выборе сервиса

На главном экране Nopaper сразу видно все статусы: что ждёт согласования, какой документ нужно подписать, а над чем работа уже завершена.

Второй критерий — скорость подписания: как быстро сотрудник сможет загрузить приложение, выпустить подпись, начать подписывать документы. И сможет ли сделать это самостоятельно, без помощи кадрового специалиста.

«Думала, будет миллион вопросов после загрузки приложения — ведь это что-то новое и неизвестное. Перед тем как скачать сервис, сохранила номер техподдержки. Но всё оказалось не так страшно. Единственный вопрос, который возник, как переключаться между аккаунтом компании и сотрудника. Но и тут всё оказалось просто — нужно только кликнуть на иконку аккаунта»

Любовь Малышева

Также компании хотелось, чтобы интерфейс был ярким, в нём присутствовал основной цвет — красный и ключевой персонаж бренда — птичка. Поэтому команда Nopaper разработала брендированное приложение с фирменными цветами, и логотипом.

Первыми «тестировщиками сервиса» стал технический и кадровый отделы: с помощью приложения мы обменивались документами, проверяли его работу. Потом постепенно подключили удалёнщиков и остальных сотрудников»

Любовь Малышева

Внедрение: возражения сотрудников и работа с техподдержкой

Самое сложное во внедрении сервиса было объяснить сотрудникам, зачем им сервис КЭДО, ведь они уже привыкли к принтеру и ручкам.

«Было много вопросов, зачем компании переходить на КЭДО, зачем сканировать паспорт. В отработке возражений помогла команда Nopaper. Ребята провели презентацию, скинули материалы. Техподдержка быстро отвечала на вопросы сотрудников: сотрудники сами скачивали приложение, а эксперты из Nopaper помогали начать работу. Это очень сэкономило моё время»

Любовь Малышева

5 минут

среднее время ответа техподдержки

Быстро, удобно, прозрачно: результаты внедрения

Основными критериями для выбора сервиса КЭДО были скорость и простота работы в сервисе. После внедрения Nopaper в 3 раза сократилось время на подписание документов с сотрудниками

«Большинство сотрудников подписывают документ день в день. Это очень удобно, особенно когда подписывать нужно много и срочно. Например, с 1 января 2023 года изменился размер МРОТ, и нам нужно было подписать приказы с сотрудниками. Мы это сделали за несколько дней, с бумажным документооборотом на это мог бы уйти месяц»

Любовь Малышева

Кадровый специалист отправляет документ в приложение сотруднику, а сотрудник его подписывает. Статус документа кадровый специалист видит в 1С, если кто-то не подписал документ — это тоже видно в 1С, и кадровик может напомнить о документе сотруднику.

Как подписывают документы
в Nopaper через 1С, смотрите
в видео

В большой компании сервис КЭДО помогает разгрузить специалистов от бумажной волокиты, упрощает контроль подписания и ускоряет весь обмен кадровыми документами.

Теперь работа с документами в Nopaper станет ещё проще — недавно приложение обновилось и в нём появились маршруты. С их помощью документ можно загрузить один раз и сразу отправить на согласование и подписание всем участникам маршрута.

Оставляйте заявку, чтобы узнать, как Nopaper поможет решить ваши задачи и какие возможности у вас появятся после внедрения сервиса.