Слово «бесплатно» на сайтах операторов ЭДО означает пять разных вещей, и только одна из них — это действительно бесплатный документооборот. Чаще всего вам предлагают либо триал на месяц, либо бесплатные входящие (которые бесплатны вообще у всех), либо базовый тариф в обмен на расчётный счёт в конкретном банке.

Мы разобрали, что именно бесплатно у каждого сервиса, где стоят лимиты и в какой момент начинаются платежи. Начнём с главного различия, которое экономит время: бесплатное на время и бесплатное навсегда — это разные продукты.

Прежде чем сравнивать сервисы, полезно понять, за счёт чего каждый из них бесплатен. Моделей всего пять.

1. Бесплатны только входящие. Так работают все операторы без исключения: принимать и подписывать документы можно бесплатно, платите вы за отправку. Это не бесплатный ЭДО, это стандарт рынка — но именно его чаще всего подают как преимущество.
2. Бесплатный сервис с урезанной функциональностью. Государственный ЭДО Лайт бесплатен полностью, но работает только с документами маркировки и не интегрируется с учётными системами.
3. Бесплатный тариф в обмен на другой продукт. Банки отдают базовый ЭДО бесплатно клиентам с расчётным счётом. Документы тут действительно ничего не стоят — вы платите за обслуживание счёта.
4. Триал на время. Месяц, три месяца или фиксированное число документов на пробу. Через 30 дней сервис становится платным, а вы уже перевели на него контрагентов.
5. Постоянно бесплатная часть модели. Когда бесплатны конкретные вещи и навсегда: выпуск подписи, входящие, подписание для второй стороны. Платит только инициатор и только за отправку.

Дальше — конкретика по сервисам.

Nopaper относится к пятой модели: здесь бесплатны не «первые тридцать дней», а конкретные части сервиса, и бессрочно.

Что бесплатно всегда:

• Выпуск электронной подписи — мобильная НЭП выпускается за 90 секунд прямо в приложении и не стоит ничего ни сотрудникам, ни контрагентам. Ни токена, ни визита в удостоверяющий центр, ни продления раз в год.
• Подписание для второй стороны. Контрагент, которому вы отправили документ, не платит ничего и ничего не покупает. Для работы с физлицами, самозанятыми и мелкими ИП это решающий момент: именно на них обычно и застревает переход на ЭДО.
• Входящие документы — как и у всех операторов.
• Плюс первые 10 подписаний бесплатно на старте, причём в одно подписание входит неограниченное число документов.

Что платно: дальнейшие отправки со стороны инициатора. Логика простая — платит тот, кто инициирует подписание, вторая сторона не платит никогда.
Чем это отличается от триала. Триал заканчивается, и вы оказываетесь перед выбором: платить или объяснять контрагентам, что вы переезжаете. Здесь бесплатная часть не заканчивается — просто она покрывает не всё. Для компании, у которой поток документов идёт в одну сторону (вы отправляете договоры и акты десяткам исполнителей), это означает, что вся вторая сторона обслуживается даром.
Ограничения: для счетов-фактур, УПД с НДС и госзакупок нужны КЭП и аккредитованный оператор ЭДО — здесь Nopaper поддерживает КЭП на токене, мобильную КЭП MyDSS и СМС-подпись, но сам таким оператором не является.
Подходит: бизнесу с потоком договоров и актов, работе с самозанятыми и физлицами, агентским сетям.
Как это работает на практике

WorldClass — подача заявлений онлайн. Фитнес-сеть перевела процесс подачи заявлений в электронный вид: клиенты подписывают документы со смартфона, не приходя к стойке.
«Кубань Кредит» — обслуживание без бумаг. «Сервис Nopaper значительно упростил процесс обслуживания, сделал его более комфортным и безопасным», — Максим Гречихо, «Кубань Кредит».
Всего через платформу подписано более миллиона документов; среди клиентов Skillbox, АльфаСтрахование, Совкомбанк, АльфаБанк.

Сервис «Оператора-ЦРПТ» (код в реестре ФНС — 2LT), встроенный в личный кабинет «Честного знака». Полностью бесплатен, никаких пакетов и подписок.

Что бесплатно: обмен УПД с кодами маркировки. Через веб-интерфейс количество документов не ограничено.
Где лимит: при интеграции через API действует ограничение — не более 1 000 исходящих документов в год. Минусы: нет интеграции с 1С, SAP и другими учётными системами — документы формируются руками в кабинете; функциональность заметно беднее коммерческих операторов; на большие объёмы не рассчитан. Подходит: микробизнесу с несколькими отгрузками маркированного товара в месяц, которому нужно закрыть требование закона и не платить.

Третья модель в чистом виде: документооборот бесплатен, но нужен расчётный счёт в Точке. Банк есть в реестре операторов ЭДО ФНС под кодом 2MH.

Что бесплатно: тариф «Базовый ЭДО» — создание любых документов, кроме акта сверки, и приём входящих, подписанных КЭП. Работа идёт прямо в интернет-банке.
Что платно: тариф «Продвинутый» — интеграция с 1С, роуминг с другими операторами, автоматизация и акты сверки.
Минусы: привязка к банку. Если вы уходите из Точки, вы уходите и из ЭДО. Без роуминга обмен ограничен теми, кто тоже в системе.
Подходит: действующим клиентам банка с небольшим документооборотом.

Классическая четвёртая модель. Новым пользователям без активной лицензии дают отправить 30 документов по одной организации в течение 30 дней. Приём и подписание входящих бесплатны бессрочно, как и у остальных операторов.

Минусы как бесплатного решения: демо заканчивается через месяц, дальше минимальный пакет — 3 000 ₽ за 200 документов.
Подходит: чтобы протестировать сервис перед покупкой, но не как постоянное бесплатное решение.

«Калуга Астрал» (код 2AE) даёт бесплатный пробный доступ на несколько месяцев, после чего действует обычная тарификация — ориентировочно 2,5–10 ₽ за документ в зависимости от объёма.

Подходит: для длительного теста перед выбором постоянного оператора. Как бесплатное решение не работает — период конечен.

У Диадока (код 2BM, верхняя категория перечня ФНС по числу абонентов) бесплатны входящие и есть пробный доступ. Постоянного бесплатного тарифа нет: отправка начинается примерно от 2 950 ₽ в год за 250 документов.

Смысл в контексте темы: если ваши контрагенты сидят на Диадоке и присылают вам документы, вы можете принимать и подписывать их бесплатно, ничего не покупая. Многие небольшие компании годами работают именно так — как получатели.

Два оператора делят рынок между собой, и выбор между ними чаще всего сводится к простому правилу: если нужен только обмен документами — Диадок, если нужна вся бухгалтерия в одном окне — СБИС. Дальше начинаются нюансы, из-за которых компании и уходят к третьим.

Дело тут в экономике сети, а не в щедрости операторов. Оператору нужно, чтобы получатель принял документ, иначе отправитель, который заплатил, не получит результата. Поэтому за трафик платит инициатор, а получатель подключается даром — так сеть растёт.

Из этого следует практический вывод: если вы преимущественно принимаете документы, вам подойдёт любой оператор и платить не придётся. Заводите бесплатный аккаунт у того, у кого сидит ваш основной контрагент, и работайте.

Платить приходится, когда вы сами инициируете обмен. Тогда и начинается выбор из моделей выше.

У малого бизнеса ситуация специфическая: документов немного, каждый рубль на счету, а половина контрагентов — такие же ИП и физлица без электронной подписи.

Что работает на практике:

• Если вы только получаете документы — бесплатный аккаунт у оператора контрагента. Ноль рублей, никаких условий.
• Если торгуете маркированным товаром — ЭДО Лайт закрывает обязательное требование бесплатно.
• Если у вас счёт в банке с ЭДО — базовый тариф банка, тоже без доплат.
• Если вы отправляете договоры и акты исполнителям — смотрите на то, платит ли вторая сторона. Здесь важна не цена вашего тарифа, а то, сможет ли исполнитель подписать вообще: покупать КЭП за несколько тысяч ради одного договора он не будет.

Отдельно про самозанятых — как с ними построить обмен, разобрано в статье про ЭДО с самозанятыми. Для договоров ГПХ и актов с самозанятыми квалифицированная подпись не нужна по закону — достаточно неквалифицированной, если стороны об этом договорились. Это прямо следует из 63-ФЗ, и именно поэтому связка «бесплатный выпуск НЭП + подписание со смартфона» закрывает такие сценарии, а покупка КЭП для каждого исполнителя — нет.

Три места, где бесплатный ЭДО упирается в стену.

Счета-фактуры и УПД с НДС. Обмен ими требует аккредитованного оператора и квалифицированной подписи. Бесплатных решений здесь нет, кроме ЭДО Лайт для маркировки.
Интеграция с учётной системой. Почти во всех бесплатных тарифах её нет: у ЭДО Лайт нет вовсе, у банков она в платной версии. Пока документов мало, это терпимо, но при потоке ручной ввод съедает больше денег, чем стоил бы тариф.
Роуминг. У бесплатных тарифов он обычно отключён, и обмен ограничен клиентами того же сервиса. Если контрагенты разбросаны по разным операторам, бесплатный тариф превращается в тыкву.

Отдельно стоит держать в голове стоимость переезда. Бесплатный триал выглядит безобидно ровно до момента, когда вы перевели на сервис сотню контрагентов, а через месяц он стал платным. Переводить их второй раз будет дороже, чем стоил бы годовой тариф.

Определите направление потока. Принимаете — берите любой бесплатный аккаунт. Отправляете — считайте стоимость отправки и смотрите, платит ли вторая сторона.
Проверьте, бесплатно навсегда или на время. Формулировка «бесплатный тариф» и «бесплатный период» отличаются одним словом и всей экономикой.
Посмотрите, что именно входит. У банков из бесплатного тарифа обычно вырезаны акты сверки, роуминг и интеграции — то есть ровно то, ради чего ЭДО и внедряют.
Оцените вторую сторону. Если ваши контрагенты — физлица и самозанятые, цена вашего тарифа отходит на второй план: без бесплатной подписи для них документооборот просто не заработает.
Не привязывайтесь бесплатным тарифом к банку, если не уверены, что останетесь его клиентом надолго.