Оставить заявку
Заполните форму
и получите сравнение сервисов КЭДО в одной таблице
Оставить заявку
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
Оставить заявку
Дата создания: 28.01.2026
Дата обновления: 02.10.2026
Дата обновления: 02.10.2026
- Какие законы регулируют хранение электронных документов
- Способы хранения электронных документов
- Правила хранения электронных документов по закону
- Сроки хранения электронных документов
- Нужно ли распечатывать документы из ЭДО
- Юридическая значимость электронной подписи при длительном хранении
- Уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения
- Штрафы за неправильное хранение электронных документов
- Как хранятся документы в Nopaper
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какие законы регулируют хранение электронных документов
Единого закона о хранении электронных документов в России пока нет. Правила разбросаны по нескольким нормативным актам. Вот основные:
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77
Это главный документ, на который стоит ориентироваться. В нём подробно описаны правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов — в том числе электронных. Раздел X целиком посвящён хранению электронных документов: требования к системам хранения (СХЭД), физическим носителям, описям, проверкам сохранности. Полный текст Приказа Росархива № 77
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Определяет сроки хранения для разных видов документов: бухгалтерских, кадровых, управленческих. Электронные документы подчиняются тем же срокам, что и бумажные. Полный текст Приказа Росархива № 236
ФСБУ 27/2021 — «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте»
Ключевое правило: бухгалтерские документы хранят в том виде, в котором они были составлены. Если документ создан в электронном виде — хранить его нужно в электронном виде. Распечатывать и хранить бумажную копию вместо электронного оригинала нельзя.
ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»
Устанавливает общие обязанности организаций по хранению архивных документов. Согласно п. 1 ст. 17, организации и ИП обязаны обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения.
402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
Устанавливает минимальный срок хранения бухгалтерских документов — не менее 5 лет после отчётного года (п. 1 ст. 29).
63-ФЗ «Об электронной подписи»
Определяет виды электронных подписей и условия их юридической значимости. Для хранения важно: документ, подписанный электронной подписью (КЭП или НЭП или ПЭП – при наличии соглашения), равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью.
Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77
Это главный документ, на который стоит ориентироваться. В нём подробно описаны правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов — в том числе электронных. Раздел X целиком посвящён хранению электронных документов: требования к системам хранения (СХЭД), физическим носителям, описям, проверкам сохранности. Полный текст Приказа Росархива № 77
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
Определяет сроки хранения для разных видов документов: бухгалтерских, кадровых, управленческих. Электронные документы подчиняются тем же срокам, что и бумажные. Полный текст Приказа Росархива № 236
ФСБУ 27/2021 — «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте»
Ключевое правило: бухгалтерские документы хранят в том виде, в котором они были составлены. Если документ создан в электронном виде — хранить его нужно в электронном виде. Распечатывать и хранить бумажную копию вместо электронного оригинала нельзя.
ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»
Устанавливает общие обязанности организаций по хранению архивных документов. Согласно п. 1 ст. 17, организации и ИП обязаны обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков хранения.
402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
Устанавливает минимальный срок хранения бухгалтерских документов — не менее 5 лет после отчётного года (п. 1 ст. 29).
63-ФЗ «Об электронной подписи»
Определяет виды электронных подписей и условия их юридической значимости. Для хранения важно: документ, подписанный электронной подписью (КЭП или НЭП или ПЭП – при наличии соглашения), равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью.
Способы хранения электронных документов
Электронные документы можно хранить несколькими способами. Выбор зависит от объёма документов, бюджета и требований безопасности.
Облачные хранилища и сервисы ЭДО
Самый удобный и популярный способ. Документы хранятся на серверах ЭДО — не нужно думать о физических носителях, резервном копировании, обновлении ПО. Доступ — через личный кабинет или мобильное приложение, с любого устройства.
Плюсы:
Минусы:
Для кого: Компании любого масштаба, организации, которые работают с ЭДО
В Nopaper все документы хранятся в облачном хранилище на базе Yandex.Cloud — платформе, которая соответствует требованиям безопасности и используется банками.
Система хранения электронных документов (СХЭД)
Это специализированное программное обеспечение для архивного хранения электронных документов. СХЭД обеспечивает:
СХЭД — это решение для крупных компаний с большим объёмом документации и строгими требованиями к архивному хранению.
Для кого: Крупный бизнес, государственные организации
Физические носители (флешки, внешние диски)
По закону электронные документы можно хранить на физически обособленных носителях (п. 132 Приказа Росархива № 77). При этом:
Плюсы:
Минусы:
Для кого: Как дополнительный способ, для резервных копий
Сравнительная таблица способов хранения
Формат для долгого хранения
Для архивного хранения используют формат PDF/A. Он отличается от обычного PDF тем, что файл содержит внутри себя всё необходимое для воспроизведения — шрифты, цветовые профили, описание структуры — и не обращается к внешним источникам. Документ останется читаемым, даже если программа, в которой он создан, давно не существует. Для сроков в 50 и 75 лет это принципиально.
Документы постоянного и долговременного хранения дублируют: держат не на одном носителе, а минимум на двух, разнесённых физически. Ответственность за сохранность и за возможность воспроизвести документ лежит на самой организации — это следует из статьи 29 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Как выстроить архив целиком — от локального нормативного акта и экспертной комиссии до разграничения прав доступа и резервного копирования — разобрано в отдельном материале «Электронный архив документов: что это, виды и как создать в организации».
Облачные хранилища и сервисы ЭДО
Самый удобный и популярный способ. Документы хранятся на серверах ЭДО — не нужно думать о физических носителях, резервном копировании, обновлении ПО. Доступ — через личный кабинет или мобильное приложение, с любого устройства.
Плюсы:
- Доступ с любого устройства
- Автоматическое резервное копирование
- Защита от потери данных
- Не нужно следить за носителями
- Безлимитное хранение (у многих решений)
Минусы:
- Зависимость от интернета
- Нужно доверять разработчику сервиса
Для кого: Компании любого масштаба, организации, которые работают с ЭДО
В Nopaper все документы хранятся в облачном хранилище на базе Yandex.Cloud — платформе, которая соответствует требованиям безопасности и используется банками.
Система хранения электронных документов (СХЭД)
Это специализированное программное обеспечение для архивного хранения электронных документов. СХЭД обеспечивает:
- Приём и размещение документов с метаданными
- Систематизацию и учёт
- Контроль сроков хранения
- Резервное копирование
- Уведомление об истечении срока хранения
- Удаление по акту
СХЭД — это решение для крупных компаний с большим объёмом документации и строгими требованиями к архивному хранению.
Для кого: Крупный бизнес, государственные организации
Физические носители (флешки, внешние диски)
По закону электронные документы можно хранить на физически обособленных носителях (п. 132 Приказа Росархива № 77). При этом:
- Документы хранят в двух экземплярах на разных носителях
- На носителе должен быть ярлык с данными о документах
- Носители хранят в запирающихся шкафах или сейфах
- Каждые 5 лет проводят проверку работоспособности
Плюсы:
- Не зависит от интернета
- Полный контроль над данными
Минусы:
- Носители изнашиваются и устаревают
- Риск потери, кражи, повреждения
- Неудобно искать нужный документ
- Нужно вручную следить за сохранностью
Для кого: Как дополнительный способ, для резервных копий
Сравнительная таблица способов хранения
Критерий | Облако / ЭДО | СХЭД | Физ. носители |
Удобство поиска | ✅ Высокое | ✅ Высокое | ❌ Низкое |
Защита от потери | ✅ Автоматическое | ✅ Автоматическое | ❌ Ручное |
Стоимость | Средняя | Высокая | Низкая |
Доступ с любого устройства | ✅ | ✅ | ❌ |
Соответствие закону | ✅ | ✅ | ✅ (с оговорками) |
Масштабируемость | ✅ | ✅ | ❌ |
Подходит для архивов 50+ лет | С оговорками | ✅ | ❌ |
Формат для долгого хранения
Для архивного хранения используют формат PDF/A. Он отличается от обычного PDF тем, что файл содержит внутри себя всё необходимое для воспроизведения — шрифты, цветовые профили, описание структуры — и не обращается к внешним источникам. Документ останется читаемым, даже если программа, в которой он создан, давно не существует. Для сроков в 50 и 75 лет это принципиально.
Документы постоянного и долговременного хранения дублируют: держат не на одном носителе, а минимум на двух, разнесённых физически. Ответственность за сохранность и за возможность воспроизвести документ лежит на самой организации — это следует из статьи 29 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Как выстроить архив целиком — от локального нормативного акта и экспертной комиссии до разграничения прав доступа и резервного копирования — разобрано в отдельном материале «Электронный архив документов: что это, виды и как создать в организации».
Правила хранения электронных документов по закону
Приказ Росархива № 77 устанавливает основные правила хранения электронных документов в организации. Вот ключевые требования:
1. Обеспечение сохранности
Организация обязана контролировать размещение и физическое состояние электронных носителей, периодически обновлять программное обеспечение, преобразовывать файлы в актуальные форматы и переносить на современные носители.
2. Хранение вместе с метаданными
Электронные архивные документы хранят вместе с метаданными — файлами, которые содержат сведения о документе: дату, номер, информацию о режиме доступа, данные об электронной подписи (п. 137 Приказа Росархива № 77).
Каждый электронный документ в архиве должен состоять из:
3. Два экземпляра на разных носителях
Если документы хранятся на физических носителях (а не в СХЭД), их сохраняют в двух экземплярах на разных устройствах (п. 145 Приказа Росархива № 77). Например, на флешке и в памяти компьютера. Это страховка от потери данных при поломке носителя.
4. Разграничение прав доступа
Необходимо определить, какие документы доступны всем сотрудникам, а какие — только отдельным лицам. Разработать должностные инструкции с указанием прав и обязанностей по доступу к документам.
5. Проверка работоспособности каждые 5 лет
Для документов на физических носителях не реже одного раза в пять лет проводится проверка: работоспособность носителя, читаемость документов, отсутствие вредоносного ПО (п. 153 Приказа Росархива № 77). Если носитель повреждён — архив перезаписывают на новый по решению руководителя.
Для документов в информационной системе (СХЭД, облако) проверка должна быть ежегодной и автоматизированной (п. 152 Правил).
6. Защита от вредоносного ПО
Систематическая проверка электронных документов на вирусы. При обнаружении — восстановление с резервного экземпляра.
7. Использование электронной подписи
Электронные документы подписываются ЭП в соответствии с 63-ФЗ. Организация должна разработать порядок использования электронной подписи и обучить сотрудников работе с ней.
Совет: Если вы используете облачный сервис ЭДО (Nopaper, Диадок, СБИС), большинство этих требований сервис выполняет за вас: резервное копирование, защита данных, хранение с метаданными, контроль доступа.
1. Обеспечение сохранности
Организация обязана контролировать размещение и физическое состояние электронных носителей, периодически обновлять программное обеспечение, преобразовывать файлы в актуальные форматы и переносить на современные носители.
2. Хранение вместе с метаданными
Электронные архивные документы хранят вместе с метаданными — файлами, которые содержат сведения о документе: дату, номер, информацию о режиме доступа, данные об электронной подписи (п. 137 Приказа Росархива № 77).
Каждый электронный документ в архиве должен состоять из:
- Файла основной части (в формате PDF/A)
- Файлов приложений (при наличии)
- Файлов электронных подписей
- Файла с метаданными
3. Два экземпляра на разных носителях
Если документы хранятся на физических носителях (а не в СХЭД), их сохраняют в двух экземплярах на разных устройствах (п. 145 Приказа Росархива № 77). Например, на флешке и в памяти компьютера. Это страховка от потери данных при поломке носителя.
4. Разграничение прав доступа
Необходимо определить, какие документы доступны всем сотрудникам, а какие — только отдельным лицам. Разработать должностные инструкции с указанием прав и обязанностей по доступу к документам.
5. Проверка работоспособности каждые 5 лет
Для документов на физических носителях не реже одного раза в пять лет проводится проверка: работоспособность носителя, читаемость документов, отсутствие вредоносного ПО (п. 153 Приказа Росархива № 77). Если носитель повреждён — архив перезаписывают на новый по решению руководителя.
Для документов в информационной системе (СХЭД, облако) проверка должна быть ежегодной и автоматизированной (п. 152 Правил).
6. Защита от вредоносного ПО
Систематическая проверка электронных документов на вирусы. При обнаружении — восстановление с резервного экземпляра.
7. Использование электронной подписи
Электронные документы подписываются ЭП в соответствии с 63-ФЗ. Организация должна разработать порядок использования электронной подписи и обучить сотрудников работе с ней.
Совет: Если вы используете облачный сервис ЭДО (Nopaper, Диадок, СБИС), большинство этих требований сервис выполняет за вас: резервное копирование, защита данных, хранение с метаданными, контроль доступа.
Сроки хранения электронных документов
Электронные документы хранят столько же, сколько и бумажные — вид носителя не влияет на срок хранения. Сроки определяет Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Таблица сроков хранения основных видов документов
Как рассчитать срок хранения
Срок хранения отсчитывается не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по этому документу (п. 2 ст. 21.1 ФЗ-125).
Пример:
Важно для бухгалтерских документов: Если документ использовался для формирования стоимости основного средства, срок хранения начинается после полной амортизации этого актива. Это может увеличить фактический срок хранения до 15–20 и более лет.
Документы постоянного хранения
Некоторые документы хранятся бессрочно: учредительные документы, годовая отчётность, передаточные акты, протоколы общих собраний. Их нельзя уничтожать ни при каких обстоятельствах.
Документы временного хранения (до 10 лет)
Эти документы не обязательно передавать в архив — можно оставить в подразделении, которое их оформило (например, в бухгалтерии). По истечении срока — уничтожить по акту.
Документы долговременного хранения (свыше 10 лет)
Подлежат передаче в архив организации. Передача должна состояться не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 Приказа Росархива № 77).
Таблица сроков хранения основных видов документов
Вид документа | Срок хранения | Основание |
Счета-фактуры | 5 лет | п. 317 Приказа № 236 |
Первичные учётные документы (акты, накладные) | 5 лет | ст. 29 402-ФЗ |
Налоговая отчётность | 5 лет | ст. 23 НК РФ |
Квартальные финансовые отчёты | 5 лет | Приказ № 236 |
Учётная политика организации | 5 лет после замены новой | Приказ № 236 |
Договоры с контрагентами | 5 лет после окончания действия | п. 11 Приказа № 236 |
Годовая финансовая отчётность | Постоянно | Приказ № 236 |
Трудовые договоры | 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 г.) | ст. 22.1 ФЗ-125 |
Кадровые приказы (приём, перевод, увольнение) | 50 лет (75 лет до 2003 г.) | ст. 22.1 ФЗ-125 |
Данные о доходах физических лиц | 75 лет | Приказ № 236 |
Учредительные документы (устав, уч. договор) | Постоянно | Приказ № 236 |
Передаточные акты, пояснительные записки | Постоянно | Приказ № 236 |
Документы об ЭЦП (сертификаты, соглашения) | 5 лет | Приказ № 236 |
Как рассчитать срок хранения
Срок хранения отсчитывается не с даты создания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по этому документу (п. 2 ст. 21.1 ФЗ-125).
Пример:
- Акт выполненных работ подписан 15 марта 2024 года
- Делопроизводство завершено в 2025 году
- Срок хранения (5 лет) начинается с 1 января 2025 года
- Хранить нужно до 31 декабря 2029 года включительно
Важно для бухгалтерских документов: Если документ использовался для формирования стоимости основного средства, срок хранения начинается после полной амортизации этого актива. Это может увеличить фактический срок хранения до 15–20 и более лет.
Документы постоянного хранения
Некоторые документы хранятся бессрочно: учредительные документы, годовая отчётность, передаточные акты, протоколы общих собраний. Их нельзя уничтожать ни при каких обстоятельствах.
Документы временного хранения (до 10 лет)
Эти документы не обязательно передавать в архив — можно оставить в подразделении, которое их оформило (например, в бухгалтерии). По истечении срока — уничтожить по акту.
Документы долговременного хранения (свыше 10 лет)
Подлежат передаче в архив организации. Передача должна состояться не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 Приказа Росархива № 77).
Нужно ли распечатывать документы из ЭДО
Короткий ответ: нет. По ФСБУ 27/2021 документы хранят в том виде, в котором они были составлены: если документ создан электронным — хранится электронный оригинал. Минфин подтвердил это письмом от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259: распечатывать электронные документы и держать бумажные копии взамен электронных не нужно.
Бумажная копия может понадобиться в трёх ситуациях: суд запросил документы в печатном виде, контрагент не работает с ЭДО, внутренний регламент требует бумаги для отдельной процедуры. Распечатка при этом остаётся копией — оригиналом считается электронный документ с подписью, а копию нужно заверить.
Как правильно распечатать и заверить документ, что писать в отметке о заверении и как это выглядит для налоговой — разобрано отдельно в материале «Нужно ли распечатывать документы из ЭДО и хранить в бумажном виде».
Бумажная копия может понадобиться в трёх ситуациях: суд запросил документы в печатном виде, контрагент не работает с ЭДО, внутренний регламент требует бумаги для отдельной процедуры. Распечатка при этом остаётся копией — оригиналом считается электронный документ с подписью, а копию нужно заверить.
Как правильно распечатать и заверить документ, что писать в отметке о заверении и как это выглядит для налоговой — разобрано отдельно в материале «Нужно ли распечатывать документы из ЭДО и хранить в бумажном виде».
Переход займёт от 5 дней вместо 2–3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
Переход займёт от 5 дней вместо 2−3 недель.
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
А чтобы подписывать документы, достаточно скачать приложение и выпустить подпись
Юридическая значимость электронной подписи при длительном хранении
Здесь возникает серьёзная практическая проблема. Сертификат электронной подписи обычно действует 1 год (в новой редакции 63-ФЗ появились «длинные» сертификаты до 12 лет). А хранить документы нужно 5, 10, 50 и даже 75 лет.
Что происходит, когда сертификат ЭП истекает
Подписанные документы остаются действительными — сам факт подписания уже зафиксирован. Но если потребуется подтвердить юридическую значимость подписи (например, при налоговой проверке или в суде), могут возникнуть сложности: сертификат истёк, проверить подпись стандартным способом нельзя.
Как решают эту проблему
При подписании документа к электронной подписи присоединяется метка от службы штампов времени. Она фиксирует точную дату и время подписания и подтверждает, что сертификат ЭП был действителен в момент подписания. Технология основана на стандарте CAdES.
До истечения срока действия штампа времени документ автоматически «перештамповывают» — добавляют новую метку с действующим сертификатом. Так формируется цепочка ЭП, которая подтверждает юридическую значимость документа на протяжении всего срока хранения. Эту функцию выполняют архивные системы (СХЭД).
Некоторые УЦ хранят архивные данные о выданных сертификатах. По запросу можно получить подтверждение, что сертификат был действителен на момент подписания.
Совет: Если ваши документы хранятся в облачном сервисе ЭДО (например, в Nopaper), сервиса обеспечивает сохранность и фиксацию данных о подписании. В случае спора или проверки команда сервиса может предоставить всю необходимую информацию.
Что происходит, когда сертификат ЭП истекает
Подписанные документы остаются действительными — сам факт подписания уже зафиксирован. Но если потребуется подтвердить юридическую значимость подписи (например, при налоговой проверке или в суде), могут возникнуть сложности: сертификат истёк, проверить подпись стандартным способом нельзя.
Как решают эту проблему
- Метки доверенного времени (штампы времени)
При подписании документа к электронной подписи присоединяется метка от службы штампов времени. Она фиксирует точную дату и время подписания и подтверждает, что сертификат ЭП был действителен в момент подписания. Технология основана на стандарте CAdES.
- Перештамповка
До истечения срока действия штампа времени документ автоматически «перештамповывают» — добавляют новую метку с действующим сертификатом. Так формируется цепочка ЭП, которая подтверждает юридическую значимость документа на протяжении всего срока хранения. Эту функцию выполняют архивные системы (СХЭД).
- Обращение в удостоверяющий центр
Некоторые УЦ хранят архивные данные о выданных сертификатах. По запросу можно получить подтверждение, что сертификат был действителен на момент подписания.
Совет: Если ваши документы хранятся в облачном сервисе ЭДО (например, в Nopaper), сервиса обеспечивает сохранность и фиксацию данных о подписании. В случае спора или проверки команда сервиса может предоставить всю необходимую информацию.
Уничтожение электронных документов с истекшим сроком хранения
Когда срок хранения документа истёк, его можно уничтожить. Но не просто удалить — есть процедура (п. 158 Приказа Росархива № 77).
Порядок уничтожения
Важно: Просто удалить файл нельзя — это нарушение правил документооборота. Каждое уничтожение должно быть задокументировано.
Что сохраняется после уничтожения
В системе хранения сохраняют информацию об уничтоженных документах: индексы, заголовки дел, порядковые номера, дату и номер акта об уничтожении.
Порядок уничтожения
- Экспертиза ценности — экспертная комиссия (ЭК) проверяет, действительно ли срок хранения истёк
- Акт на уничтожение — ЭК составляет акт о выделении документов к уничтожению
- Утверждение руководителем — акт утверждает руководитель организации
- Уничтожение — документы уничтожаются физическим способом (если на носителе) или программно-техническими средствами (удаление с прекращением доступа и уничтожением метаданных)
- Фиксация в учётной системе — факт уничтожения записывается с указанием даты, способа и ответственного лица
Важно: Просто удалить файл нельзя — это нарушение правил документооборота. Каждое уничтожение должно быть задокументировано.
Что сохраняется после уничтожения
В системе хранения сохраняют информацию об уничтоженных документах: индексы, заголовки дел, порядковые номера, дату и номер акта об уничтожении.
Штрафы за неправильное хранение электронных документов
Неправильное хранение — это не только риск потерять важные документы, но и реальные штрафы.
Таблица штрафов
Дополнительные риски
Таблица штрафов
Нарушение | Штраф | Основание |
Отсутствие бухгалтерских документов (без искажения налогов) | До 30 000 руб. | ст. 120 НК РФ |
Отсутствие бухгалтерских документов (с искажением налогов) | 20% от неуплаченного налога, мин. 40 000 руб. | ст. 120 НК РФ |
Грубое нарушение правил бухучёта (для должностных лиц) | 5 000–20 000 руб. или дисквалификация до 2 лет | ст. 15.11 КоАП |
Несоблюдение правил хранения архивных документов (для организаций) | 5 000–10 000 руб. | ст. 13.20 КоАП |
Несоблюдение правил хранения (для должностных лиц) | 3 000–5 000 руб. | ст. 13.20 КоАП |
Непредставление документов по требованию ФНС | 200 руб. за каждый документ | п. 1 ст. 126 НК РФ |
Отказ предоставить данные при проверке контрагента | 10 000 руб. | п. 2 ст. 126 НК РФ |
Нарушение сроков подачи сведений о контрагенте (первое) | 5 000 руб. | п. 1 ст. 129.1 НК РФ |
Нарушение сроков подачи сведений о контрагенте (повторное) | 20 000 руб. | п. 1 ст. 129.1 НК РФ |
Дополнительные риски
- Доначисление налогов — если документы, подтверждающие расходы или вычеты, утрачены, ФНС может отказать в признании налоговых выгод
- Проблемы в суде — без документов невозможно защитить свои интересы в спорах с контрагентами
- Утечка конфиденциальной информации — при ненадлежащем хранении персональных данных штрафы могут достигать 100 000 руб. (ч. 6 ст. 13.12 КоАП)
Как хранятся документы в Nopaper
После подписания документа через сервис Nopaper он автоматически сохраняется в электронном архиве. Найти его можно в личном кабинете — через веб-версию или мобильное приложение.
Облачное хранилище на Yandex.Cloud
Электронное хранилище Nopaper расположено в специальном дата-центре от Yandex.Cloud. Платформа соответствует требованиям безопасности информации и персональных данных — её используют банки для расширения серверных мощностей.
Что это значит для вас
Электронная подпись в Nopaper
Сервис Nopaper использует неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Подпись выпускается бесплатно, прямо в приложении — нужны только паспорт и телефон. При подписании фиксируется: кто, когда и какой документ подписал.
Если вы используете НЭП, вам нужно подписать соглашение об использовании электронной подписи между участниками ЭДО (п. 2 ст. 6 63-ФЗ). В Nopaper это соглашение уже предусмотрено в сервисе — его не нужно составлять самостоятельно.
Попробуйте Nopaper — подпишите первый документ за несколько минут. Все документы будут храниться в защищённом облачном архиве.
Облачное хранилище на Yandex.Cloud
Электронное хранилище Nopaper расположено в специальном дата-центре от Yandex.Cloud. Платформа соответствует требованиям безопасности информации и персональных данных — её используют банки для расширения серверных мощностей.
Что это значит для вас
- Документы не потеряются — автоматическое резервное копирование
- Доступ с любого устройства — веб и мобильное приложение
- Безопасность — шифрование данных, защита от несанкционированного доступа
- Можно скачать — документ, файлы электронной подписи, соглашение об использовании ЭДО
- Не нужно распечатывать — электронный оригинал хранится в системе
Электронная подпись в Nopaper
Сервис Nopaper использует неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Подпись выпускается бесплатно, прямо в приложении — нужны только паспорт и телефон. При подписании фиксируется: кто, когда и какой документ подписал.
Если вы используете НЭП, вам нужно подписать соглашение об использовании электронной подписи между участниками ЭДО (п. 2 ст. 6 63-ФЗ). В Nopaper это соглашение уже предусмотрено в сервисе — его не нужно составлять самостоятельно.
Попробуйте Nopaper — подпишите первый документ за несколько минут. Все документы будут храниться в защищённом облачном архиве.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Электронные документы хранят в облачных сервисах ЭДО, в системе хранения электронных документов (СХЭД) или на физически обособленных носителях. Документы хранятся вместе с метаданными и файлами электронных подписей. Организация обязана обеспечить сохранность, разграничить доступ и проводить регулярные проверки.
Сроки зависят от типа документа: бухгалтерские и налоговые — минимум 5 лет, кадровые (трудовые договоры, приказы) — 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года), учредительные — постоянно. Сроки определяет Приказ Росархива № 236. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Нет. Электронные документы хранятся в том виде, в котором были составлены (ФСБУ 27/2021). Минфин подтвердил, что распечатывать электронные документы для хранения не нужно (Письмо от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259). Бумажная копия может понадобиться только по запросу суда или если контрагент не работает с ЭДО.
Самый удобный вариант — в облачном хранилище сервиса ЭДО (Nopaper, Диадок, СБИС и др.). Также можно хранить в СХЭД или на физических носителях. Хранение на обычном компьютере без специальной защиты приказом Росархива не предусмотрено из-за высокого риска утраты.
Ответственность за организацию хранения несёт руководитель (ст. 7 402-ФЗ, ст. 17 ФЗ-125). Непосредственную работу с архивом могут вести назначенные сотрудники: архивист, бухгалтер, кадровик, IT-специалист.
В электронном виде хранят документы, которые изначально были созданы в электронной форме и подписаны электронной подписью: счета-фактуры, акты, договоры, кадровые приказы, заявления, трудовые договоры. Переводить бумажные оригиналы в электронный вид для хранения взамен оригиналов нельзя — документы хранят в том виде, в котором были составлены.
Документы с ЭП хранят в электронном виде вместе с файлами электронной подписи и метаданными. Для длительного хранения (свыше 5 лет) рекомендуется использовать усовершенствованную подпись с меткой доверенного времени. Если сертификат ЭП истёк, подписанные документы сохраняют юридическую силу.
На физически обособленных носителях — в двух экземплярах на разных устройствах (п. 145 Приказа Росархива № 77). При хранении в СХЭД или облачном хранилище сервиса ЭДО достаточно одного экземпляра — система сама обеспечивает резервное копирование.
Подписанные документы остаются действительными. Для подтверждения подлинности можно: запросить архивный сертификат в удостоверяющем центре, использовать метки доверенного времени или обратиться к разработчикам сервиса ЭДО, который зафиксировал факт подписания. Рекомендуется заранее проставлять метки времени для документов длительного хранения.
Основные штрафы: за отсутствие бухгалтерских документов — до 30 000 руб. (ст. 120 НК); за нарушение правил архивного хранения — от 5 000 до 10 000 руб. для организаций (ст. 13.20 КоАП); за непредставление документов ФНС — 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК). Кроме того, утрата документов может привести к доначислению налогов.
Документы в информационной системе (СХЭД, облако) проверяются ежегодно в автоматическом режиме. Документы на физических носителях — не реже 1 раза в 5 лет: проверяется состояние носителя, читаемость файлов, отсутствие вредоносного ПО (п. 152–153 Приказа Росархива № 77).
Да. П. 133 Приказа Росархива № 77 прямо допускает передачу архивных документов на хранение третьему лицу. Но у хранителя должна быть лицензия ФСТЭК на техническую защиту конфиденциальной информации. Проверить наличие лицензии можно в реестре ФСТЭК.
Начните внедрение ЭДО прямо сейчас
Проведем персональную консультацию и расскажем, как правильно и быстро внедрить электронный документооборот в ваш бизнес