Электронный архив документов: что это, виды и как создать в организации

Дата создания: 25.01.2025
Дата обновления: 03.10.2026

Электронный архив документов (ЭАД) — это система для структурированного хранения, учёта и управления документами в цифровом виде. Все файлы хранятся на защищённых серверах или в облаке, а не в папках на полке. К ним можно получить доступ за секунды — достаточно ввести поисковый запрос.

Организация электронного архива — не прихоть, а обязанность. Документы поступают в компанию в разных форматах: бумажном и цифровом. Хранить их нужно в том виде, в котором они были созданы. Это значит, что электронный договор, подписанный через ЭДО, нельзя просто распечатать и положить в папку — он должен храниться в электронном виде. А бумажный документ нельзя заменить скан-копией.

Электронный архив и скан-копии — не одно и то же

Важно не путать два понятия:

• Скан-копия — это просто цифровое изображение бумажного документа. Её юридическая сила ограничена: скан — это копия, а не оригинал.
• Электронный архив — это комплексная система, которая включает оригиналы электронных документов (подписанных электронной подписью), метаданные, инструменты поиска, контроль доступа и журнал действий.

Если документ изначально создан в электронном виде и подписан электронной подписью — он является оригиналом. Скан-копия бумажного документа — лишь электронный образ оригинала.

Электронный архив vs бумажный архив

Существует четыре основных вида электронных архивов. Каждый имеет свои плюсы и минусы — выбор зависит от масштабов компании, бюджета и требований к безопасности.

Локальный архив

Документы хранятся на сервере компании или на компьютерах сотрудников. Файлы раскладываются по папкам в операционной системе. Плюсы:

• Полный контроль над данными
• Не зависит от интернета Минусы:
• Чаще всего слабая защита от несанкционированного доступа
• Высокие затраты на содержание архива
• При поломке сервера данные могут быть утеряны

Облачный архив

Документы хранятся на серверах провайдера в «облаке». Доступ — через интернет из любой точки мира. Плюсы:

• Не нужно покупать и обслуживать собственный сервер
• Доступ из любого места
• Провайдер отвечает за сохранность данных Минусы:
• Зависимость от интернета — нет сети, нет доступа к архиву
• Ограниченный объём памяти (зависит от тарифа)
• Есть риски утечки данных
• Поиск и структурирование могут быть ограничены Подходит: малым и средним компаниям, которые не хотят тратиться на инфраструктуру.

Архив в системе электронного документооборота (СЭД)

Архив встроен в систему ЭДО — это наиболее современный и надёжный вариант. Документы создаются, подписываются и хранятся в одном месте. Плюсы:

• Быстрый поиск по любым атрибутам (дата, тип, контрагент, номер)
• Контроль за всеми действиями с документами
• Разграничение прав доступа по ролям
• Автоматизация процессов (например, удаление документов с истёкшим сроком хранения)
• Интеграция с бухгалтерией, CRM и другими сервисами
• Высокий уровень безопасности Минусы:
• Требует подключения к сервису ЭДО
• Стоимость зависит от тарифа Подходит: компаниям любого размера, которые уже используют ЭДО или планируют переход. В Nopaper все подписанные документы автоматически сохраняются в облачном архиве — искать, скачивать и отправлять их можно прямо из приложения.

Архив на съёмном носителе

Документы хранятся на флеш-накопителях, внешних жёстких дисках или CD/DVD. Плюсы:

• Мобильность — архив можно перенести
• Низкая стоимость носителя Минусы:
• Высокий риск потери или поломки носителя
• Нет удобного поиска
• Нет контроля доступа
• Нет автоматического резервного копирования Подходит: только как дополнительная резервная копия, не как основной архив.

Сравнение видов электронных архивов


Рекомендация: если вы уже используете ЭДО или планируете переход — лучший вариант — архив в системе электронного документооборота. Он сочетает удобство, безопасность и соответствие законодательству. Подробнее о переходе на электронный документооборот — в статье Как перейти на ЭДО

Организация электронного архива документов регулируется несколькими нормативными актами. Разберём основные требования.

Нормативная база

Главные документы, на которые стоит опираться при формировании электронного архива:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» — обязывает все организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения
• Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, включая электронные
• ФСБУ 27/2021 — документы хранят в том виде, в котором они были составлены; бухгалтерские документы хранятся на территории России
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — перечень типовых документов с указанием сроков хранения
• ГОСТ Р 59999-2025 «Управление цифровыми документами организации. Требования к эталонной модели» — введён в действие с 1 января 2026 года

Технические требования

Согласно приказу Росархива № 77 и приказу Минкультуры № 526, электронный архив должен обеспечивать:

• Два экземпляра каждого документа (основной и рабочий) на разных носителях — чтобы не потерять данные при сбое
• Программные средства для воспроизведения, копирования и перезаписи документов
• Технический контроль состояния носителей — не реже одного раза в 5 лет
• Режим хранения, исключающий утрату, уничтожение или искажение информации
• Хранение документов в формате PDF/A — для долгосрочного архивного хранения

Организационные требования

• Назначить ответственного за ведение архива (сотрудника или отдел)
• Разработать внутренний регламент — кто загружает документы, как они классифицируются, какие сроки хранения, когда и как уничтожаются
• Обучить сотрудников работе с архивом
• Вести учётные книги — учёт поступления и выдачи документов
• Закрепить правила в локальном нормативном акте организации

Безопасность электронного архива

Для защиты электронного архива необходимо обеспечить:

• Разграничение доступа — каждый сотрудник видит только те документы, которые ему положены
• Журнал действий — система фиксирует, кто открывал, редактировал или скачивал документ
• Защита от несанкционированного доступа — пароли, двухфакторная аутентификация, шифрование
• Резервное копирование — автоматическое создание копий на независимых серверах
• Защита персональных данных — в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных»

Важно: Если функция ведения электронного архива передана внешней организации (например, оператору ЭДО), все эти требования должны быть прописаны в соглашении об информационном взаимодействии.

В электронном архиве можно хранить практически все деловые документы — при условии соблюдения требований к электронной подписи и защите информации:

• Бухгалтерские и налоговые — счета-фактуры, акты, УПД, декларации, расчёты
• Кадровые — трудовые договоры, допсоглашения, приказы, заявления, табели
• Юридически значимые — договоры, акты сверки, коммерческие предложения, досудебные претензии
• Внутренние — регламенты, протоколы, положения, инструкции, отчёты

Подробнее о видах электронных подписей — в статье КЭП, НЭП, ПЭП и типы документов: что чем подписывать?

Какие документы нельзя хранить только в электронном виде

Есть ограничения. Некоторые документы по закону действительны исключительно на бумаге:

• Вексели — выпускаются только на бумажном носителе
• Бланки с гербом России или субъекта РФ
• Документы, для которых внутренним регламентом организации предусмотрено обязательное бумажное хранение
• Личные данные сотрудников — нельзя хранить без согласия на обработку персональных данных (ни в электронном, ни в бумажном виде)

Также помните: если документ изначально оформлен на бумаге и подписан от руки, а потом отсканирован — оригиналом остаётся бумажный экземпляр. Скан — это копия.

Сроки хранения у электронных документов те же, что у бумажных: полный перечень — в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Для архива важны два следствия из этих сроков.

Первое: архив проектируется под самый долгий срок, а не под средний. Бухгалтерия — пять лет, а приказы по личному составу — 50 лет для документов с 2003 года и 75 лет для более ранних. Система, которая не рассчитана на полвека, для кадровых документов не подходит.

Второе: отсчёт идёт не с даты документа. Срок считается с 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство по документу. Если договор закончил действовать 15 июня 2025 года, срок хранения пойдёт с 1 января 2026 года. Передавать дела в архив принято не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения делопроизводства.

Таблица сроков по типам документов, порядок расчёта и процедура уничтожения после истечения срока — в отдельном материале «Хранение электронных документов в организации: правила, сроки, электронный архив».

Формирование электронного архива — процесс, который состоит из нескольких этапов. Разберём каждый.

Шаг 1. Анализ текущего документооборота

Прежде чем создавать архив, нужно понять, с чем вы работаете:

• Какие типы документов есть в компании (бухгалтерские, кадровые, юридические, внутренние)
• Сколько документов в месяц/год создаётся
• Какие документы уже существуют в электронном виде, а какие — только на бумаге
• Какие документы запрашиваются чаще всего
• Кому нужен доступ к каким документам

На этом этапе определите ответственного за архив — это может быть отдельный сотрудник или целый отдел.

Шаг 2. Выбор вида архива и программного обеспечения

Исходя из анализа, выберите подходящий вид архива:

• Локальный — для маленьких компаний с небольшим документооборотом
• Облачный — для средних компаний, которые не хотят заниматься инфраструктурой
• В системе ЭДО — для всех, кто хочет максимум удобства и автоматизации

Если вы уже используете ЭДО (например, Nopaper, Диадок, СБИС) — вам может не понадобиться отдельная программа для архива. Подписанные документы уже хранятся у оператора ЭДО.

Шаг 3. Оцифровка и систематизация документов

Если у вас есть бумажный архив, который нужно перенести в электронный:

1. Отсканируйте бумажные документы в формате PDF с разрешением 200-300 dpi
2. Присвойте файлам понятные имена (например, «Договор №2435 от 21.03.2024, 12 листов»)
3. Классифицируйте документы по типам, годам, контрагентам
4. Заполните метаданные — дата, тип, автор, контрагент, номер

Совет: сканируйте постепенно. Начните с документов за последний год — они обычно нужны чаще всего.

Шаг 4. Загрузка документов в архив

Загрузите систематизированные документы в выбранную систему:

• Распределите файлы по папкам, категориям или структуре, утверждённой в компании
• Убедитесь, что юридически значимые документы подписаны электронной подписью (УКЭП)
• Система должна зафиксировать дату загрузки

Для документов из ЭДО этот шаг автоматический — они уже хранятся в системе оператора.

Шаг 5. Настройка доступа и безопасности

• Настройте уровни доступа для разных категорий сотрудников
• Введите ограничения на редактирование и удаление документов
• Активируйте журнал действий — чтобы видеть, кто и когда работал с документом
• Настройте шифрование данных и двухфакторную аутентификацию (если система поддерживает)

Шаг 6. Резервное копирование

Настройте автоматическое резервное копирование с определённой периодичностью:

• Копии должны храниться на независимом сервере или в другом облачном хранилище
• По закону нужно минимум два экземпляра на разных носителях
• Это позволит восстановить архив в случае сбоя или кибератаки

Шаг 7. Обслуживание и контроль

Создание электронного архива — это только начало. Регулярно нужно:

• Обновлять ПО системы хранения
• Проверять состояние носителей — не реже раза в 5 лет
• Удалять документы с истёкшим сроком хранения (через экспертизу ценности)
• Обучать новых сотрудников работе с архивом
• Проводить аудит структуры и прав доступа

Зачем переходить на электронный архив? Вот главные преимущества:

Удобство поиска. Нужный документ находится за секунды — по дате, типу, контрагенту, номеру. Не нужно бегать по кабинетам и перебирать толстые папки.

Безопасность. На бумажный договор можно пролить кофе, потерять при переезде или украсть. В электронном архиве документы не испортятся, а резервное копирование защитит от потери данных. Доступ ограничен — каждый сотрудник видит только свои документы.

Экономия. Не нужно арендовать отдельное помещение, покупать стеллажи, папки и бумагу. Не нужно нанимать архивариуса на полную ставку. Крупные компании тратят сотни тысяч рублей в год на содержание бумажного архива.

Параллельная работа. В бумажном архиве с документом может работать только один человек. В электронном — сколько угодно сотрудников одновременно. Бухгалтеру и кадровику больше не придётся ждать друг друга.

Удалённый доступ. Работать с архивом можно из любой точки мира — нужен только интернет. Особенно актуально для компаний с удалёнными сотрудниками и филиалами в разных городах.

Контроль. Система фиксирует все действия: кто открывал документ, кто скачивал, кто редактировал. Это помогает предотвратить утечки и разобраться в спорных ситуациях.

Если вы используете сервис электронного документооборота Nopaper, вам не нужно думать об организации архива отдельно — он уже встроен.

Автоматическое хранение. Все документы, подписанные в Nopaper, автоматически сохраняются в облачном архиве. Ничего не нужно скачивать и загружать вручную.

Удобный поиск. Найти нужный документ можно по дате, типу, контрагенту или ключевым словам — прямо в приложении.

Штамп электронной подписи. Каждый документ содержит штамп с информацией о подписании: кто подписал, когда и каким сертификатом. Штамп виден и в электронном виде, и при распечатке.

Безопасность. Nopaper — резидент инновационного центра «Сколково». Данные защищены и хранятся на серверах в России, что соответствует требованиям п. 25 ФСБУ 27/2021.

Быстрый старт. Чтобы начать пользоваться Nopaper, не нужно устанавливать специальное ПО. Подпись выпускается за 5 минут, а все документы сразу попадают в архив.

Подробнее о работе электронного документооборота — в статье Электронный документооборот: как работает и с какими трудностями вы точно столкнётесь