Оставьте контакты, специалисты техподдержки свяжутся с вами в ближайшее время.
Или напишите нам в Telegram-бот.
Заявка в техподдержку
Оставить заявку
Заполните форму
и получите сравнение сервисов КЭДО в одной таблице
Оставить заявку
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
Оставить заявку
Дата создания: 15.05.2024
Дата обновления: 05.11.2026
Дата обновления: 05.11.2026
В этой статье:
Что такое ЭДО: определение и расшифровка
ЭДО — это электронный документооборот: компании и люди создают, подписывают, передают и хранят документы в электронном виде вместо бумаги. Простыми словами, договор или акт не печатают и не возят курьером — его отправляют через сервис, а стороны подписывают электронной подписью.
Юридическую силу электронному документу даёт подпись. Документ с квалифицированной подписью (КЭП) равнозначен бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует именно бумагу (ч. 1 ст. 6 63-ФЗ). Документ с простой или неквалифицированной подписью (НЭП) равнозначен бумажному, если так установлено законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ). Подробнее — в статье о юридически значимом ЭДО.
Скан договора в почте — тоже «электронный», но это не ЭДО: из него не видно, кто подписал документ и менялся ли он после этого.
Юридическую силу электронному документу даёт подпись. Документ с квалифицированной подписью (КЭП) равнозначен бумажному с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует именно бумагу (ч. 1 ст. 6 63-ФЗ). Документ с простой или неквалифицированной подписью (НЭП) равнозначен бумажному, если так установлено законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ). Подробнее — в статье о юридически значимом ЭДО.
Скан договора в почте — тоже «электронный», но это не ЭДО: из него не видно, кто подписал документ и менялся ли он после этого.
Виды ЭДО
- Внешний — обмен с клиентами, поставщиками, подрядчиками: договоры, акты, счета, УПД. Часть документов — формализованные, в XML-формате ФНС (счёт-фактура, УПД со статусом 1); их передают через оператора ЭДО. Договоры и акты — неформализованные, их можно подписывать в любом формате.
- Кадровый (КЭДО) — документы с сотрудниками: трудовые договоры, заявления, приказы, ознакомления с ЛНА. Порядок задают ст. 22.1–22.3 ТК РФ, часть документов по закону остаётся на бумаге.
Для кадровых документов есть единые требования к составу и форматам — приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, действует с 1 марта 2023 года.
Основная часть документа — файл PDF/A-1A, к нему прилагаются XML-описание и файлы электронных подписей.
Сейчас многие сервисы позволяют вести в одной системе и внутренний, и внешний документооборот, например, к таким сервисам относится Nopaper.
Кому ЭДО обязателен в 2026 году
Общей обязанности перейти на электронные документы нет: компания решает сама. Даже счёт-фактуру по общему правилу можно составить на бумаге (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Когда электронный обмен обязателен:
- прослеживаемые товары — счёт-фактура только в электронной форме (п. 1.1 ст. 169 НК РФ);
- маркированные товары — УПД с кодами маркировки подписывают КЭП и передают в «Честный знак» через оператора ЭДО;
- госконтракты по 44-ФЗ, заключённые по итогам электронных процедур, — документ о приёмке формируют и подписывают в ЕИС (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ);
- перевозки — электронные перевозочные документы оформляют только через оператора ГИС ЭПД.
КЭДО — добровольный: работодатель вправе ввести кадровый ЭДО, но не обязан (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Подробнее — в статье «Обязательно ли переходить на КЭДО».
Контрагент получает ссылку, выпускает НЭП в приложении Nopaper за 90 секунд и подписывает договор или акт. Свой оператор ЭДО ему не нужен.
Контрагент получает ссылку, выпускает НЭП в приложении Nopaper за 90 секунд и подписывает договор или акт. Свой оператор ЭДО ему не нужен.
Как работает ЭДО: схема обмена документом
Схема та же, что на бумаге, только без печати и доставки.
Отправитель:
Отправитель:
- Подключается к сервису ЭДО и настраивает доступы сотрудников.
- Получает электронную подпись — для подписи от имени организации руководителю КЭП бесплатно выпускает УЦ ФНС.
- Создаёт документ по шаблону или загружает свой файл.
- Согласовывает и подписывает его.
- Отправляет получателю.
- Получает документ в своём сервисе ЭДО или по ссылке — зависит от системы.
- Проверяет документ и подписывает своей подписью или отказывается с комментарием.
Как передать электронный документ
Не всё можно просто отправить по почте — часть документов закон требует передавать через оператора.
Через оператора ЭДО. Электронные счета-фактуры и УПД со статусом 1 выставляют через оператора ЭДО: так требует порядок, утверждённый приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н (п. 1 ст. 169 НК РФ отсылает к установленному порядку). Оператор обеспечивает шифрование, контроль доставки и хранение технологических документов — извещений и подтверждений, по которым видно, когда счёт-фактура отправлен и получен. Неформализованные документы — договоры, акты, письма — закон через оператора передавать не обязывает, но в системе ЭДО у них фиксируется история действий, и это пригодится при споре.
Роуминг между операторами. Если вы и контрагент работаете в разных системах, между операторами должен быть настроен роуминг. Он есть не у всех, настройка занимает время, и по отдельным типам документов возможны ограничения. Обходной путь — сервис, где контрагент подключается напрямую: выпускает бесплатную подпись в приложении и подписывает документ, не заводя себе оператора.
Передача третьим лицам. Документ, подписанный НЭП или простой подписью, выгружают из системы вместе со штампом о подписании. Для документа с квалифицированной подписью дополнительно выгружают файл подписи — .sig — и передают его вместе с документом, иначе проверить подпись получатель не сможет.
Передача в бумажном виде. Если документ запросили на бумаге, его распечатывают из системы и заверяют — нотариально или самой компанией. Как именно это делать, разобрано в материале «Нужно ли распечатывать документы из ЭДО».
Через оператора ЭДО. Электронные счета-фактуры и УПД со статусом 1 выставляют через оператора ЭДО: так требует порядок, утверждённый приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н (п. 1 ст. 169 НК РФ отсылает к установленному порядку). Оператор обеспечивает шифрование, контроль доставки и хранение технологических документов — извещений и подтверждений, по которым видно, когда счёт-фактура отправлен и получен. Неформализованные документы — договоры, акты, письма — закон через оператора передавать не обязывает, но в системе ЭДО у них фиксируется история действий, и это пригодится при споре.
Роуминг между операторами. Если вы и контрагент работаете в разных системах, между операторами должен быть настроен роуминг. Он есть не у всех, настройка занимает время, и по отдельным типам документов возможны ограничения. Обходной путь — сервис, где контрагент подключается напрямую: выпускает бесплатную подпись в приложении и подписывает документ, не заводя себе оператора.
Передача третьим лицам. Документ, подписанный НЭП или простой подписью, выгружают из системы вместе со штампом о подписании. Для документа с квалифицированной подписью дополнительно выгружают файл подписи — .sig — и передают его вместе с документом, иначе проверить подпись получатель не сможет.
Передача в бумажном виде. Если документ запросили на бумаге, его распечатывают из системы и заверяют — нотариально или самой компанией. Как именно это делать, разобрано в материале «Нужно ли распечатывать документы из ЭДО».
Плюсы и минусы ЭДО
Плюсы:
- Подпись в тот же день, где бы ни был подписант. Логистическая компания Порт Транзит Экспедирование собирает документы с водителями со всей России за 15 минут.
- Новые рынки. Колледж IThub открыл полностью дистанционное обучение: студенты и родители из других городов подписывают договор удалённо.
- Меньше расходов. Сервис бухгалтерского учёта «Кнопка» за 3 месяца сэкономил около 60 000 ₽ на курьерах, WorldClass — около 6 тыс. ₽ в месяц только на бумаге.
- Быстрее подписание. На заводе Уралхиммаш подписание кадровых документов ускорилось на 70%: вместо 2–3 дней — 10 минут.
- Привыкание. Первое время возникают вопросы «подписан ли документ» и «где его найти» — их снимают инструкции и поддержка.
- Расходы на старте. Лицензии и внедрение кажутся дороже доставки, но окупаются на курьерах и бумаге — как в кейсах выше.
- Контрагент должен подписать документ электронно. Для счетов-фактур ему нужен свой оператор ЭДО; для договоров и актов достаточно сервиса, где он подписывает по ссылке.
Как перейти на электронный документооборот или как начать работу с ЭДО
Перед тем как приступить к выбору сервисов ЭДО проанализируйте текущие процессы.
1. Замерьте, сколько времени у вас занимает подписание документов и получение их оригиналов.
2. Определите, какие документы хотите перевести в ЭДО.
3. Определите участников процесса: кто формирует документы, кто согласовывает, а кто подписывает.
4. Сформируйте рабочую группу и определите, по каким критериям вы будете выбирать сервис.
1. Замерьте, сколько времени у вас занимает подписание документов и получение их оригиналов.
2. Определите, какие документы хотите перевести в ЭДО.
3. Определите участников процесса: кто формирует документы, кто согласовывает, а кто подписывает.
4. Сформируйте рабочую группу и определите, по каким критериям вы будете выбирать сервис.
Регламент перехода на ЭДО: три документа, которые оформляют внутри компании
Переход на электронный документооборот — это не только выбор сервиса. Внутри компании нужна правовая база: она вводит новый порядок официально и отвечает на вопрос, кто и что имеет право подписывать.
Приказ о переходе на ЭДО. Форма свободная. В приказе фиксируют дату начала перехода, ответственных лиц, перечень документов, которые переводятся в электронный вид, и порядок обучения сотрудников.
Положение об ЭДО. Более подробный документ: сведения об операторе и системе, какие виды электронной подписи используются, правила работы с документами, порядок взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов, ответственность сторон и порядок разрешения споров.
Полномочия на подписание. Право подписывать документы от имени организации закрепляют одним из трёх способов: должностной инструкцией, доверенностью или машиночитаемой доверенностью — она нужна, когда сотрудник подписывает документ своей подписью физлица от имени компании.
Для компаний с большим штатом к этому добавляют инструкции для сотрудников и шаблоны типовых документов — иначе вопросы «как подписать» и «где найти» уходят в кадровую службу и съедают эффект от перехода.
Приказ о переходе на ЭДО. Форма свободная. В приказе фиксируют дату начала перехода, ответственных лиц, перечень документов, которые переводятся в электронный вид, и порядок обучения сотрудников.
Положение об ЭДО. Более подробный документ: сведения об операторе и системе, какие виды электронной подписи используются, правила работы с документами, порядок взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов, ответственность сторон и порядок разрешения споров.
Полномочия на подписание. Право подписывать документы от имени организации закрепляют одним из трёх способов: должностной инструкцией, доверенностью или машиночитаемой доверенностью — она нужна, когда сотрудник подписывает документ своей подписью физлица от имени компании.
Для компаний с большим штатом к этому добавляют инструкции для сотрудников и шаблоны типовых документов — иначе вопросы «как подписать» и «где найти» уходят в кадровую службу и съедают эффект от перехода.
Рекомендации экспертов
При выборе сервиса ЭДО обращайте внимание на:
→ Скорость работы техподдержки. В первое время при использовании сервисов ЭДО возникают вопросы, обратите внимание, как быстро специалисты сервиса отвечают на запросы.
→ Возможность подписывать в сервисе документы как с сотрудниками, так и с клиентами, подрядчиками. Так вы сможете объединить обмен документами в одной системе.
→ Интеграции с учётными системами. Уточните, есть ли у решения интеграция с системой, в которой вы формируете документы. Например, можно ли из 1С отправить документ напрямую в приложение ЭДО.
→ Гибкость настройки маршрутов подписания. Уточните у сервиса, сколько участников может быть в маршруте подписания, можете ли вы сами менять маршрут и назначать действия его участникам. Например, в договоре с клиентом добавить согласование с юристом и бухгалтером, а подписантом назначить исполнительного директора.
→ Стоимость сервиса. В некоторых сервисах в стоимость лицензии не входит внедрение, выпуск подписи или работа техподдержки. Из-за этого стоимость внедрения и использования ЭДО может вырасти в несколько раз.
→ Вид подписи, и способ выпуска подписи. От вида подписи зависит её безопасность и скорость выпуска.
При выборе сервиса ЭДО обращайте внимание на:
→ Скорость работы техподдержки. В первое время при использовании сервисов ЭДО возникают вопросы, обратите внимание, как быстро специалисты сервиса отвечают на запросы.
→ Возможность подписывать в сервисе документы как с сотрудниками, так и с клиентами, подрядчиками. Так вы сможете объединить обмен документами в одной системе.
→ Интеграции с учётными системами. Уточните, есть ли у решения интеграция с системой, в которой вы формируете документы. Например, можно ли из 1С отправить документ напрямую в приложение ЭДО.
→ Гибкость настройки маршрутов подписания. Уточните у сервиса, сколько участников может быть в маршруте подписания, можете ли вы сами менять маршрут и назначать действия его участникам. Например, в договоре с клиентом добавить согласование с юристом и бухгалтером, а подписантом назначить исполнительного директора.
→ Стоимость сервиса. В некоторых сервисах в стоимость лицензии не входит внедрение, выпуск подписи или работа техподдержки. Из-за этого стоимость внедрения и использования ЭДО может вырасти в несколько раз.
→ Вид подписи, и способ выпуска подписи. От вида подписи зависит её безопасность и скорость выпуска.
Виды электронной подписи
По 63-ФЗ подписи бывают трёх видов (ст. 5): простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Подробно — в статье о видах электронной подписи.
- КЭП — сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр. Документ с КЭП равнозначен бумажному без дополнительных условий. Нужна для счетов-фактур, отчётности и документов, где закон требует именно её. Подпись организации оформляют на руководителя в УЦ ФНС; если документ подписывает сотрудник своей КЭП физлица, к подписи прикладывают машиночитаемую доверенность (ст. 17.2 63-ФЗ).
- НЭП — как и КЭП, показывает, кто подписал документ и менялся ли он после подписания, но выпускается проще. Равнозначна собственноручной по соглашению сторон. В Nopaper НЭП выпускают в приложении за 90 секунд, нужен только паспорт.
- ПЭП — код из SMS, логин и пароль. Подтверждает, кто подписал, но не защищает документ от изменений. Чтобы её признавать, стороны в соглашении описывают, как определить подписанта.
Преимущества сервиса ЭДО Nopaper
- Выпуск мобильной НЭПВ Nopaper вы можете выпустить электронную подпись за 90 секунд со смартфона. Для этого потребуется только паспорт.
- Гибкая настройка маршрутовВ Nopaper вы сами можете настроить маршрут подписания, определить, кому нужно согласовать документ, а кому подписать.
- Возможность подписывать документы со всемиВ Nopaper вы можете перевести как внешний документооборот, так и внутренний, и в одном сервисе подписывать документы и с клиентами, и с сотрудниками.
- Контрагенту не нужен операторКонтрагент получает ссылку и подписывает договор или акт НЭП в приложении Nopaper. Документ хранится в вашем кабинете вместе с данными о подписании.
Заполните форму, чтобы получить бесплатную консультацию по ЭДО и узнать больше о возможностях ЭДО с Nopaper: https://nopaper.ru/edo/
Часто задаваемые вопросы
Обмен документами в электронном виде с электронной подписью: договор или акт создают, подписывают и хранят в сервисе, а не на бумаге. Подпись нужного вида делает электронный документ равнозначным бумажному с собственноручной подписью.
Электронный документооборот. Рядом встречаются КЭДО — кадровый электронный документооборот — и ЮЗЭДО — юридически значимый электронный документооборот.
Да. Документ с КЭП равнозначен бумажному без дополнительных условий, кроме случаев, когда закон требует бумагу (ч. 1 ст. 6 63-ФЗ). Документ с простой или неквалифицированной подписью — если так установлено законом или соглашением сторон (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ).
Общей обязанности нет. Электронный обмен обязателен для счетов-фактур по прослеживаемым товарам (п. 1.1 ст. 169 НК РФ), УПД по маркированным товарам и документов о приёмке по госконтрактам в ЕИС (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).
Для счетов-фактур — да: их выставляют через оператора ЭДО. Для договоров, актов и УПД со статусом 2 оператор не обязателен. В Nopaper контрагент получает ссылку, выпускает НЭП в приложении за 90 секунд и подписывает документ.
Начните внедрение ЭДО прямо сейчас
Проведем персональную консультацию и расскажем, как правильно и быстро внедрить электронный документооборот в ваш бизнес
Читайте также
Больше полезной информации об ЭДО
Оставьте контакты
Покажем, как подписывать договоры и акты с контрагентами в Nopaper — своей КЭП или бесплатной НЭП в приложении.