Оставить заявку
Заполните форму
и получите сравнение сервисов КЭДО в одной таблице
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
Сотрудник систематически опаздывает, не выполняет задачи или грубит коллегам. Устные замечания не помогают. Что дальше? Нужно зафиксировать нарушение — и служебная записка о привлечении к дисциплинарной ответственности как раз для этого.
Служебная записка о дисциплинарном взыскании — это документ, с которого начинается официальная процедура привлечения сотрудника к ответственности. Без неё руководство может не узнать о нарушении, а если узнает — не сможет доказать, что узнало вовремя.
В этой статье разберём: что такое служебная записка, чем она отличается от докладной, как правильно её написать и оформить, какие бывают виды дисциплинарных взысканий и как всё это подписать электронно — без бумаги.
Кратко: Служебная записка о привлечении к дисциплинарной ответственности — внутренний документ, которым непосредственный руководитель сообщает вышестоящему начальству о нарушении трудовой дисциплины сотрудником. Цель — зафиксировать факт нарушения и инициировать применение дисциплинарного взыскания: замечания, выговора или увольнения (ст. 192 ТК РФ).
Служебная записка о дисциплинарном взыскании — это документ, с которого начинается официальная процедура привлечения сотрудника к ответственности. Без неё руководство может не узнать о нарушении, а если узнает — не сможет доказать, что узнало вовремя.
В этой статье разберём: что такое служебная записка, чем она отличается от докладной, как правильно её написать и оформить, какие бывают виды дисциплинарных взысканий и как всё это подписать электронно — без бумаги.
Кратко: Служебная записка о привлечении к дисциплинарной ответственности — внутренний документ, которым непосредственный руководитель сообщает вышестоящему начальству о нарушении трудовой дисциплины сотрудником. Цель — зафиксировать факт нарушения и инициировать применение дисциплинарного взыскания: замечания, выговора или увольнения (ст. 192 ТК РФ).
- Что такое служебная записка
- Дисциплинарная ответственность: что это и как работает
- Как написать служебную записку о привлечении к дисциплинарной ответственности
- Образцы служебных записок
- Ошибки при составлении служебной записки
- Сроки хранения служебных записок
- Как подписать служебную записку в электронном виде
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что такое служебная записка
Служебная записка — это внутренний документ компании, инструмент деловой переписки между сотрудниками и подразделениями. Через неё можно сообщить о проблеме, запросить ресурсы, предложить решение или зафиксировать факт нарушения.
Законодательно закреплённого определения «служебная записка» в ТК РФ нет. Оформление рекомендуется вести по ГОСТ Р 7.0.97-2016, но он носит рекомендательный характер. Если в организации есть внутренний регламент — руководствуйтесь им.
Служебная записка нужна, когда:
Писать служебную записку может любой сотрудник: от рядового специалиста до руководителя отдела. Записка о привлечении к дисциплинарной ответственности обычно составляется непосредственным руководителем нарушителя и адресуется вышестоящему руководству или кадровой службе.
Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной
На практике термины «служебная записка», «докладная записка» и «объяснительная записка» часто используют как синонимы. Но между ними есть разница.
Важно: Для процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности по ст. 193 ТК РФ нужны два документа: 1) служебная (или докладная) записка о нарушении — её пишет руководитель нарушителя; 2) объяснительная записка — её пишет сам нарушитель. Работодатель обязан затребовать объяснение до издания приказа о взыскании.
Законодательно закреплённого определения «служебная записка» в ТК РФ нет. Оформление рекомендуется вести по ГОСТ Р 7.0.97-2016, но он носит рекомендательный характер. Если в организации есть внутренний регламент — руководствуйтесь им.
Служебная записка нужна, когда:
- Сотрудник нарушил трудовую дисциплину, и об этом нужно сообщить руководству
- Нужно зафиксировать факт — для дальнейших кадровых решений
- Устные замечания не дали результата
- Нужно инициировать процедуру дисциплинарного взыскания
Писать служебную записку может любой сотрудник: от рядового специалиста до руководителя отдела. Записка о привлечении к дисциплинарной ответственности обычно составляется непосредственным руководителем нарушителя и адресуется вышестоящему руководству или кадровой службе.
Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной
На практике термины «служебная записка», «докладная записка» и «объяснительная записка» часто используют как синонимы. Но между ними есть разница.
Критерий | Служебная записка | Докладная записка | Объяснительная записка |
Кто пишет | Любой сотрудник | Подчинённый — руководителю | Сотрудник, совершивший нарушение |
Кому адресована | Коллеге, руководителю, в другой отдел | Только вышестоящему руководству | Руководителю, затребовавшему объяснения |
Цель | Информирование, запрос, предложение | Сообщение о фактах, требующих решения | Объяснение причин нарушения |
Инициатива | Автор записки | Автор записки | Запрос руководства (ст. 193 ТК РФ) |
Пример | «Прошу рассмотреть вопрос о привлечении к ответственности» | «Довожу до Вашего сведения, что сотрудник Иванов…» | «В связи с опозданием поясняю, что…» |
Важно: Для процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности по ст. 193 ТК РФ нужны два документа: 1) служебная (или докладная) записка о нарушении — её пишет руководитель нарушителя; 2) объяснительная записка — её пишет сам нарушитель. Работодатель обязан затребовать объяснение до издания приказа о взыскании.
Дисциплинарная ответственность:
что это и как работает
Дисциплинарная ответственность — это вид юридической ответственности работника за нарушение трудовой дисциплины. Дисциплина труда — обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, установленным ТК РФ, коллективным договором и внутренними актами организации (ст. 189 ТК РФ).
Каким документом регламентируется дисциплинарная ответственность? Основные нормы — в Трудовом кодексе РФ:
Виды дисциплинарных взысканий
Трудовой кодекс устанавливает только три вида дисциплинарных взысканий. Никаких штрафов, лишений премий или «строгих выговоров» в законе нет.
Совет: За одно нарушение может быть применено только одно взыскание. Нельзя одновременно объявить замечание и выговор за один и тот же проступок.
Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности
Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности состоит из нескольких обязательных этапов (ст. 193 ТК РФ):
Важно: Если нарушить порядок — взыскание можно оспорить в суде. Особенно часто это происходит, когда работодатель не затребовал объяснительную или нарушил сроки.
Сроки привлечения к дисциплинарной ответственности
Если сроки пропущены — привлечь работника к ответственности нельзя.
Примеры нарушений трудовой дисциплины
Вот конкретные ситуации, при которых составляют служебную записку о дисциплинарном взыскании:
Каким документом регламентируется дисциплинарная ответственность? Основные нормы — в Трудовом кодексе РФ:
- Статья 192 — виды дисциплинарных взысканий
- Статья 193 — порядок применения
- Статья 194 — снятие взыскания
Виды дисциплинарных взысканий
Трудовой кодекс устанавливает только три вида дисциплинарных взысканий. Никаких штрафов, лишений премий или «строгих выговоров» в законе нет.
Взыскание | За что применяется | Последствия |
Замечание | Незначительные нарушения: опоздание на 10-15 минут, несоблюдение дресс-кода, мелкие нарушения регламента | Самое лёгкое взыскание. Фиксируется в приказе. Снимается через год автоматически |
Выговор | Повторные или более серьёзные нарушения: систематические опоздания, невыполнение поручений руководителя, нарушение техники безопасности | Фиксируется в приказе. При повторном нарушении — основание для увольнения |
Увольнение | Грубые нарушения: прогул, появление на работе в нетрезвом виде, разглашение коммерческой тайны, хищение (ст.81 ТК РФ) | Расторжение трудового договора по инициативе работодателя |
Совет: За одно нарушение может быть применено только одно взыскание. Нельзя одновременно объявить замечание и выговор за один и тот же проступок.
Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности
Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности состоит из нескольких обязательных этапов (ст. 193 ТК РФ):
- Обнаружение проступка — непосредственный руководитель фиксирует факт нарушения
- Служебная (докладная) записка — руководитель сообщает вышестоящему начальству о нарушении
- Затребование объяснения — работодатель запрашивает у работника письменное объяснение. На ответ — 2 рабочих дня. Если объяснение не предоставлено — составляется акт об отказе
- Принятие решения — руководство оценивает тяжесть проступка, обстоятельства, предшествующее поведение работника
- Издание приказа — приказ о применении дисциплинарного взыскания. Работник знакомится с ним под подпись в течение 3 рабочих дней
- Если работник отказывается подписать — составляется акт об отказе от ознакомления
Важно: Если нарушить порядок — взыскание можно оспорить в суде. Особенно часто это происходит, когда работодатель не затребовал объяснительную или нарушил сроки.
Сроки привлечения к дисциплинарной ответственности
- 1 месяц — со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни, отпуска, отгулов работника и времени, необходимого на учёт мнения профсоюза)
- 6 месяцев — со дня совершения проступка
- 2 года — со дня совершения проступка, выявленного по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки
Если сроки пропущены — привлечь работника к ответственности нельзя.
Примеры нарушений трудовой дисциплины
Вот конкретные ситуации, при которых составляют служебную записку о дисциплинарном взыскании:
- Опоздание на работу — систематическое опоздание на 15+ минут без уважительных причин
- Прогул — отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд или весь рабочий день
- Ранний уход с работы — без согласования с руководителем
- Невыполнение должностных обязанностей — отказ от работы, предусмотренной трудовым договором и должностной инструкцией
- Нарушение техники безопасности — несоблюдение правил охраны труда
- Появление на работе в нетрезвом виде — алкогольное, наркотическое или токсическое опьянение
- Использование рабочего времени в личных целях — длительные перерывы, решение личных вопросов
- Нарушение субординации — грубое обращение с коллегами или руководством
- Разглашение коммерческой тайны — передача конфиденциальной информации третьим лицам
Как написать служебную записку о привлечении к дисциплинарной ответственности
Разберём пошагово, как правильно написать служебную записку.
Оформление соответствует рекомендациям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Шаг 1. Шапка документа (адресат и автор)
В правом верхнем углу укажите:
Пример:
Генеральному директору ООО «Ромашка» Петрову И. С.
от начальника отдела логистики Сидоровой А. В.
Шаг 2. Название и дата
По центру напишите название документа: «Служебная записка». Ниже — дату составления и регистрационный номер (если в организации ведётся учёт внутренних документов).
Шаг 3. Описание нарушения
Это главная часть. Здесь нужно описать:
Пример:
Довожу до Вашего сведения, что 10 февраля 2026 г. менеджер по продажам Козлов Д. А. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 14:30 без уважительных причин и без предварительного согласования с непосредственным руководителем. Факт отсутствия подтверждается данными электронной системы контроля доступа и свидетельством коллег.
Совет: Пишите конкретно. «Козлов часто опаздывает» — плохо. «Козлов Д. А. опоздал 10 февраля на 2 часа 30 минут» — хорошо. Чем точнее факты — тем сложнее оспорить записку.
Шаг 4. Просьба о принятии мер
Сформулируйте, чего вы просите:
Можно предложить конкретный вид взыскания (замечание, выговор), но окончательное решение — за работодателем.
Пример:
В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос о привлечении Козлова Д. А. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Шаг 5. Подпись и приложения
Внизу поставьте:
Если есть приложения (копии предыдущих приказов о взыскании, акты, объяснительные) — перечислите их.
Правила оформления служебной записки по ГОСТ
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Оформление соответствует рекомендациям ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Шаг 1. Шапка документа (адресат и автор)
В правом верхнем углу укажите:
- Кому: должность и ФИО адресата (руководитель, директор, начальник кадровой службы)
- От кого: должность и ФИО автора записки
Пример:
Генеральному директору ООО «Ромашка» Петрову И. С.
от начальника отдела логистики Сидоровой А. В.
Шаг 2. Название и дата
По центру напишите название документа: «Служебная записка». Ниже — дату составления и регистрационный номер (если в организации ведётся учёт внутренних документов).
Шаг 3. Описание нарушения
Это главная часть. Здесь нужно описать:
- Что произошло — конкретное нарушение (опоздание, невыполнение обязанностей, прогул)
- Когда — точная дата и время
- Кто нарушил — ФИО и должность сотрудника
- Какие последствия — к чему привело нарушение
- Чем подтверждается — свидетели, записи с камер, журнал учёта рабочего времени
Пример:
Довожу до Вашего сведения, что 10 февраля 2026 г. менеджер по продажам Козлов Д. А. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 14:30 без уважительных причин и без предварительного согласования с непосредственным руководителем. Факт отсутствия подтверждается данными электронной системы контроля доступа и свидетельством коллег.
Совет: Пишите конкретно. «Козлов часто опаздывает» — плохо. «Козлов Д. А. опоздал 10 февраля на 2 часа 30 минут» — хорошо. Чем точнее факты — тем сложнее оспорить записку.
Шаг 4. Просьба о принятии мер
Сформулируйте, чего вы просите:
- Привлечь к дисциплинарной ответственности
- Рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания
- Принять меры дисциплинарного воздействия
Можно предложить конкретный вид взыскания (замечание, выговор), но окончательное решение — за работодателем.
Пример:
В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос о привлечении Козлова Д. А. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Шаг 5. Подпись и приложения
Внизу поставьте:
- Подпись
- Расшифровку (ФИО)
- Должность
- Дату
Если есть приложения (копии предыдущих приказов о взыскании, акты, объяснительные) — перечислите их.
Правила оформления служебной записки по ГОСТ
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- Документ составляется на листе A4 или на фирменном бланке организации
- Шрифт — Times New Roman 12-14 пт или аналогичный
- Межстрочный интервал — 1-1,5
- Поля: левое — 30 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм
- Допускается составление от руки (понятным почерком)
- Подпись — собственноручная или электронная (если организация перешла на КЭДО)
Образцы служебных записок
Образец записки о привлечении к дисциплинарной ответственности
Генеральному директору ООО «Альфа» Иванову П. С.
от начальника отдела продаж Семёновой О. В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 14-СЗ
Довожу до Вашего сведения, что менеджер по продажам Козлов Дмитрий Андреевич 10 февраля 2026 г. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 14:30 без уважительных причин и без предварительного уведомления. Факт отсутствия зафиксирован системой контроля доступа.
Это не первое нарушение: 25 января 2026 г. Козлову Д. А. было сделано устное замечание за опоздание на 1 час.
В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос о привлечении Козлова Д. А. к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Начальник отдела продаж _____________ / Семёнова О. В. / 12 февраля 2026 г.
Образец записки о нарушении трудовой дисциплины
Директору ООО «Бета» Морозову А. К.
от руководителя службы безопасности Лебедева Н. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 8-СЗ
Довожу до Вашего сведения, что 11 февраля 2026 г. в 15:20 инженер-технолог Волков Сергей Петрович был обнаружен на территории производственного цеха № 3 без средств индивидуальной защиты (каска, защитные очки). Данное нарушение зафиксировано камерой видеонаблюдения (запись прилагается).
Волков С. П. неоднократно проходил инструктаж по технике безопасности, последний — 15 января 2026 г. (журнал инструктажа прилагается).
Прошу принять меры дисциплинарного воздействия в отношении Волкова С. П.
Приложения:
Руководитель СБ _____________ / Лебедев Н. И. / 12 февраля 2026 г.
Образец записки о невыполнении должностных обязанностей
Генеральному директору ООО «Гамма» Соколову Р. Д.
от начальника IT-отдела Кузнецова В. М.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 22-СЗ
Довожу до Вашего сведения, что системный администратор Николаев Алексей Игоревич не выполнил задачу по настройке резервного копирования сервера, поставленную 01 февраля 2026 г. с дедлайном до 07 февраля 2026 г.
Задача входит в прямые должностные обязанности Николаева А. И. согласно п. 3.5 должностной инструкции (утверждена приказом № 12 от 15.03.2024 г.). Препятствий для выполнения не установлено, оборудование и программное обеспечение были в наличии.
В результате невыполнения задачи 09 февраля 2026 г. произошёл сбой сервера, что привело к потере данных за 3 дня и простою работы отдела бухгалтерии на 6 часов.
Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Николаева А. И. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Начальник IT-отдела _____________ / Кузнецов В. М. / 12 февраля 2026 г.
Образец записки на сотрудника (прошу принять меры)
Директору по персоналу ООО «Дельта» Романовой Е. А.
от руководителя отдела маркетинга Белова К. С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 5-СЗ
Прошу принять меры в отношении маркетолога Захаровой Марии Олеговны.
В период с 01 по 10 февраля 2026 г. Захарова М. О. трижды опоздала на работу: 03.02 — на 45 минут, 06.02 — на 30 минут, 10.02 — на 1 час 15 минут. Факты опозданий подтверждены данными системы электронного контроля доступа.
Устные замечания, сделанные 03 и 06 февраля, результата не дали. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Захаровой М. О. к дисциплинарной ответственности.
Приложение: выписка из журнала электронного контроля доступа за февраль 2026 г.
Руководитель отдела маркетинга _____________ / Белов К. С. / 12 февраля 2026 г.
Образец коллективной служебной записки
Генеральному директору ООО «Эпсилон» Орлову В. Н.
от сотрудников отдела клиентского сервиса
КОЛЛЕКТИВНАЯ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся сотрудники отдела клиентского сервиса, доводим до Вашего сведения, что старший менеджер Тихонов Павел Евгеньевич систематически допускает грубое обращение с коллегами.
05 февраля 2026 г. Тихонов П. Е. в присутствии клиента повысил голос на менеджера Кротову А. С. и использовал некорректные формулировки (подробности — в приложении). 08 февраля аналогичная ситуация произошла с менеджером Бойко Д. Л.
Подобное поведение создаёт негативную рабочую атмосферу и негативно влияет на качество обслуживания клиентов.
Прошу принять меры дисциплинарного воздействия в отношении Тихонова П. Е.
Менеджер Кротова А. С. _____________ Менеджер Бойко Д. Л. _____________ Менеджер Егорова И. М. _____________ 12 февраля 2026 г.
Образец записки о снятии дисциплинарного взыскания
Генеральному директору ООО «Альфа» Иванову П. С.
от начальника отдела продаж Семёновой О. В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 19-СЗ
Прошу рассмотреть вопрос о досрочном снятии дисциплинарного взыскания (выговор, приказ № 28-к от 10.09.2025 г.) с менеджера по продажам Козлова Дмитрия Андреевича.
С момента наложения взыскания прошло 5 месяцев. За это время Козлов Д. А. не допускал нарушений трудовой дисциплины, добросовестно выполнял должностные обязанности и перевыполнил план продаж за IV квартал 2025 г. на 15%.
На основании ст. 194 ТК РФ прошу издать приказ о снятии дисциплинарного взыскания с Козлова Д. А.
Начальник отдела продаж _____________ / Семёнова О. В. / 12 февраля 2026 г.
Генеральному директору ООО «Альфа» Иванову П. С.
от начальника отдела продаж Семёновой О. В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 14-СЗ
Довожу до Вашего сведения, что менеджер по продажам Козлов Дмитрий Андреевич 10 февраля 2026 г. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 14:30 без уважительных причин и без предварительного уведомления. Факт отсутствия зафиксирован системой контроля доступа.
Это не первое нарушение: 25 января 2026 г. Козлову Д. А. было сделано устное замечание за опоздание на 1 час.
В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть вопрос о привлечении Козлова Д. А. к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Начальник отдела продаж _____________ / Семёнова О. В. / 12 февраля 2026 г.
Образец записки о нарушении трудовой дисциплины
Директору ООО «Бета» Морозову А. К.
от руководителя службы безопасности Лебедева Н. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 8-СЗ
Довожу до Вашего сведения, что 11 февраля 2026 г. в 15:20 инженер-технолог Волков Сергей Петрович был обнаружен на территории производственного цеха № 3 без средств индивидуальной защиты (каска, защитные очки). Данное нарушение зафиксировано камерой видеонаблюдения (запись прилагается).
Волков С. П. неоднократно проходил инструктаж по технике безопасности, последний — 15 января 2026 г. (журнал инструктажа прилагается).
Прошу принять меры дисциплинарного воздействия в отношении Волкова С. П.
Приложения:
- Копия записи видеонаблюдения от 11.02.2026 г.
- Выписка из журнала инструктажа по технике безопасности
Руководитель СБ _____________ / Лебедев Н. И. / 12 февраля 2026 г.
Образец записки о невыполнении должностных обязанностей
Генеральному директору ООО «Гамма» Соколову Р. Д.
от начальника IT-отдела Кузнецова В. М.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 22-СЗ
Довожу до Вашего сведения, что системный администратор Николаев Алексей Игоревич не выполнил задачу по настройке резервного копирования сервера, поставленную 01 февраля 2026 г. с дедлайном до 07 февраля 2026 г.
Задача входит в прямые должностные обязанности Николаева А. И. согласно п. 3.5 должностной инструкции (утверждена приказом № 12 от 15.03.2024 г.). Препятствий для выполнения не установлено, оборудование и программное обеспечение были в наличии.
В результате невыполнения задачи 09 февраля 2026 г. произошёл сбой сервера, что привело к потере данных за 3 дня и простою работы отдела бухгалтерии на 6 часов.
Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Николаева А. И. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Начальник IT-отдела _____________ / Кузнецов В. М. / 12 февраля 2026 г.
Образец записки на сотрудника (прошу принять меры)
Директору по персоналу ООО «Дельта» Романовой Е. А.
от руководителя отдела маркетинга Белова К. С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 5-СЗ
Прошу принять меры в отношении маркетолога Захаровой Марии Олеговны.
В период с 01 по 10 февраля 2026 г. Захарова М. О. трижды опоздала на работу: 03.02 — на 45 минут, 06.02 — на 30 минут, 10.02 — на 1 час 15 минут. Факты опозданий подтверждены данными системы электронного контроля доступа.
Устные замечания, сделанные 03 и 06 февраля, результата не дали. Прошу рассмотреть вопрос о привлечении Захаровой М. О. к дисциплинарной ответственности.
Приложение: выписка из журнала электронного контроля доступа за февраль 2026 г.
Руководитель отдела маркетинга _____________ / Белов К. С. / 12 февраля 2026 г.
Образец коллективной служебной записки
Генеральному директору ООО «Эпсилон» Орлову В. Н.
от сотрудников отдела клиентского сервиса
КОЛЛЕКТИВНАЯ СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся сотрудники отдела клиентского сервиса, доводим до Вашего сведения, что старший менеджер Тихонов Павел Евгеньевич систематически допускает грубое обращение с коллегами.
05 февраля 2026 г. Тихонов П. Е. в присутствии клиента повысил голос на менеджера Кротову А. С. и использовал некорректные формулировки (подробности — в приложении). 08 февраля аналогичная ситуация произошла с менеджером Бойко Д. Л.
Подобное поведение создаёт негативную рабочую атмосферу и негативно влияет на качество обслуживания клиентов.
Прошу принять меры дисциплинарного воздействия в отношении Тихонова П. Е.
Менеджер Кротова А. С. _____________ Менеджер Бойко Д. Л. _____________ Менеджер Егорова И. М. _____________ 12 февраля 2026 г.
Образец записки о снятии дисциплинарного взыскания
Генеральному директору ООО «Альфа» Иванову П. С.
от начальника отдела продаж Семёновой О. В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 12.02.2026 г. № 19-СЗ
Прошу рассмотреть вопрос о досрочном снятии дисциплинарного взыскания (выговор, приказ № 28-к от 10.09.2025 г.) с менеджера по продажам Козлова Дмитрия Андреевича.
С момента наложения взыскания прошло 5 месяцев. За это время Козлов Д. А. не допускал нарушений трудовой дисциплины, добросовестно выполнял должностные обязанности и перевыполнил план продаж за IV квартал 2025 г. на 15%.
На основании ст. 194 ТК РФ прошу издать приказ о снятии дисциплинарного взыскания с Козлова Д. А.
Начальник отдела продаж _____________ / Семёнова О. В. / 12 февраля 2026 г.
А как подписывать будете?
С 2021 года ТК РФ разрешает подписывать этот документ в электронном виде в сервисах кадрового ЭДО, например в сервисе Nopaper на это уйдет 1 минута.
Ошибки при составлении служебной записки
Чтобы записка сработала, а не осталась просто бумажкой, избегайте типичных ошибок.
1. Нет конкретики в описании нарушения. Плохо: «Иванов часто опаздывает и плохо работает». Хорошо: «Иванов И. С. опоздал 10.02.2026 на 1 час 15 минут. Факт зафиксирован системой контроля доступа».
2. Пропущены дата и подпись. Без даты невозможно определить, уложился ли работодатель в месячный срок привлечения к ответственности. Без подписи — документ недействителен.
3. Адресат не уполномочен принимать решения. Записку о дисциплинарном взыскании нужно адресовать тому, кто имеет право издавать приказы о взысканиях: генеральному директору, директору по персоналу, начальнику кадровой службы.
4. Нет ссылок на нарушенные нормы. Укажите, какие именно правила нарушил сотрудник: пункт должностной инструкции, раздел ПВТР, положение трудового договора. Это усилит записку юридически.
5. Записка подана с нарушением сроков. По ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка. Если записка подана поздно — процедура может быть признана недействительной.
6. Эмоции вместо фактов. Плохо: «Сотрудник безответственный, постоянно срывает дедлайны, всех достал». Хорошо: «Сотрудник не выполнил задачу в срок. Дедлайн — 07.02.2026. Задача входит в должностные обязанности (п. 3.5 ДИ)».
1. Нет конкретики в описании нарушения. Плохо: «Иванов часто опаздывает и плохо работает». Хорошо: «Иванов И. С. опоздал 10.02.2026 на 1 час 15 минут. Факт зафиксирован системой контроля доступа».
2. Пропущены дата и подпись. Без даты невозможно определить, уложился ли работодатель в месячный срок привлечения к ответственности. Без подписи — документ недействителен.
3. Адресат не уполномочен принимать решения. Записку о дисциплинарном взыскании нужно адресовать тому, кто имеет право издавать приказы о взысканиях: генеральному директору, директору по персоналу, начальнику кадровой службы.
4. Нет ссылок на нарушенные нормы. Укажите, какие именно правила нарушил сотрудник: пункт должностной инструкции, раздел ПВТР, положение трудового договора. Это усилит записку юридически.
5. Записка подана с нарушением сроков. По ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка. Если записка подана поздно — процедура может быть признана недействительной.
6. Эмоции вместо фактов. Плохо: «Сотрудник безответственный, постоянно срывает дедлайны, всех достал». Хорошо: «Сотрудник не выполнил задачу в срок. Дедлайн — 07.02.2026. Задача входит в должностные обязанности (п. 3.5 ДИ)».
Сроки хранения служебных записок
Сроки хранения служебных записок зависят от их содержания. Основание — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Совет: Регистрируйте служебные записки в журнале внутренних документов. Это поможет не потерять записку в потоке документооборота и подтвердить факт её подачи в случае спора.
Что будет, если не хранить:
Тип записки | Срок хранения | Пример |
Информационная | 1–3 года | Записка о поломке принтера, запрос канцтоваров |
Повлиявшая на управленческое решение | 5 лет | Записка, на основании которой издан приказ о выговоре, согласована закупка |
Связанная с кадровыми изменениями | 50–75 лет | Записка, на основании которой сотрудник уволен или переведён |
Совет: Регистрируйте служебные записки в журнале внутренних документов. Это поможет не потерять записку в потоке документооборота и подтвердить факт её подачи в случае спора.
Что будет, если не хранить:
- Штраф до 10 000 рублей для юрлиц по ст. 13.20 КоАП РФ
- Невозможность подтвердить факт нарушения при трудовом споре
- Проблемы при проверке трудовой инспекцией
Как подписать служебную записку
в электронном виде
С 2021 года ТК РФ разрешает подписывать кадровые документы в электронном виде через систему КЭДО (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Служебная записка — не исключение.
Через систему КЭДО
Если ваша организация подключена к системе кадрового электронного документооборота:
Всё — никакой бумаги. Документ хранится в системе, его нельзя потерять, и он доступен для проверки в любой момент.
Через корпоративную электронную почту
Если КЭДО нет, можно отправить записку по электронной почте — при условии, что это предусмотрено локальным нормативным актом организации. В письме укажите тему: «Служебная записка от [ФИО]», приложите файл в формате PDF с подписью.
Виды электронных подписей для кадровых документов
Подробнее о видах подписей — в статье КЭП, НЭП, ПЭП: что чем подписывать?
Как Nopaper помогает
В сервисе КЭДО Nopaper подписание служебной записки занимает менее минуты:
С Nopaper не нужно ни принтера, ни бумаги, ни бегать по кабинетам за подписью. Документ подписывается на смартфоне — и хранится в защищённом облаке.
Через систему КЭДО
Если ваша организация подключена к системе кадрового электронного документооборота:
- Выберите шаблон служебной записки в системе
- Заполните поля: адресат, автор, суть нарушения, дата
- Подпишите документ электронной подписью
- Отправьте на согласование руководителю
Всё — никакой бумаги. Документ хранится в системе, его нельзя потерять, и он доступен для проверки в любой момент.
Через корпоративную электронную почту
Если КЭДО нет, можно отправить записку по электронной почте — при условии, что это предусмотрено локальным нормативным актом организации. В письме укажите тему: «Служебная записка от [ФИО]», приложите файл в формате PDF с подписью.
Виды электронных подписей для кадровых документов
Подпись | Кто использует | Для чего |
КЭП | Работодатель | Приказы, трудовые договоры, допсоглашения |
НЭП | Работник | 99% кадровых документов, включая служебные записки |
ПЭП | Работник | Заявления, ознакомление с документами |
Подробнее о видах подписей — в статье КЭП, НЭП, ПЭП: что чем подписывать?
Как Nopaper помогает
В сервисе КЭДО Nopaper подписание служебной записки занимает менее минуты:
- Шаблоны — готовые формы кадровых документов, подготовленные юристами
- Мобильная НЭП — подпись выпускается на смартфоне сотрудника за 5 минут
- Хранение — все подписанные документы автоматически сохраняются в облачном архиве
- Доказательная база — фиксируются 70+ параметров: кто подписал, когда, с какого устройства
С Nopaper не нужно ни принтера, ни бумаги, ни бегать по кабинетам за подписью. Документ подписывается на смартфоне — и хранится в защищённом облаке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Служебная записка — это внутренний документ компании для обмена рабочей информацией между сотрудниками и подразделениями. Через неё можно сообщить о нарушении, запросить ресурсы, предложить решение или зафиксировать факт. Законодательно закреплённого понятия «служебная записка» нет, но оформление рекомендуется по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Служебная записка — переписка между сотрудниками любого уровня. Докладная записка адресуется строго вышестоящему руководству. Объяснительная — ответ сотрудника на запрос руководства. На практике все три термина часто используют как синонимы, но формально они отличаются по направлению и цели.
Статья 192 ТК РФ устанавливает три вида: 1) замечание — за незначительные нарушения; 2) выговор — за серьёзные или повторные нарушения; 3) увольнение — за грубые нарушения (прогул, появление в нетрезвом виде, хищение и др.). Штрафы в качестве дисциплинарного взыскания не предусмотрены.
Дисциплинарная ответственность регулируется Трудовым кодексом РФ: ст. 192 — виды взысканий, ст. 193 — порядок применения, ст. 194 — снятие взыскания, ст. 189 — понятие дисциплины труда, ст. 81 — основания увольнения по инициативе работодателя.
Да. По ст. 194 ТК РФ работодатель может снять взыскание досрочно — по собственной инициативе, по просьбе работника, по ходатайству непосредственного руководителя или представительного органа работников. Для этого составляется служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания. Если в течение года новых взысканий нет — предыдущее считается снятым автоматически.
Нет. С 2021 года ТК РФ разрешает подписывать кадровые документы электронно через КЭДО (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Записку можно составить и подписать в электронном виде или отправить по корпоративной почте, если это предусмотрено ЛНА. В Nopaper подписание занимает менее минуты.
Любой сотрудник: от рядового специалиста до руководителя отдела. Записка о привлечении к дисциплинарной ответственности, как правило, составляется непосредственным руководителем нарушителя. Коллективную записку может подать группа сотрудников.
Структура такая же, как у обычной. В шапке указывается «от сотрудников отдела N» или перечисляются ФИО авторов. Внизу каждый составитель ставит подпись. Коллективная записка имеет больший вес — она показывает, что проблему заметили несколько человек.
Зависит от содержания: информационные — 1–3 года; записки, на основании которых приняты решения (приказ, выговор) — 5 лет; записки, связанные с кадровыми изменениями (увольнение, перевод) — 50–75 лет. Основание — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Да. Если организация перешла на КЭДО, записку можно подписать электронной подписью: работодатель — КЭП или НЭП, работник — КЭП, НЭП или ПЭП. В сервисе Nopaper подписание занимает менее минуты, а документ автоматически сохраняется в облачном архиве.
Составить акт об отказе от ознакомления в присутствии двух свидетелей. Акт подтвердит, что работодатель выполнил обязанность по ознакомлению сотрудника с приказом (ст. 193 ТК РФ).
Заявка на шаблоны
Остались вопросы по шаблону?
Задайте вопрос экспертам Nopaper, они знают всё про кадровый документооборот
