Докладная записка — образец написания, шаблон и правила оформления в 2026 году

Определение и назначение

Докладная записка — это внутренний информационно-справочный документ, адресованный вышестоящему руководству. Её цель — проинформировать о ситуации, зафиксировать факт и побудить к принятию управленческого решения.

В отличие от служебной записки, докладная имеет код в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) — 0286041. Это подтверждает её формальный статус как документа делопроизводства.

Основные задачи докладной записки:

• Уведомить руководство о нарушениях, проблемах, происшествиях
• Обосновать необходимость ресурсов, кадровых решений, организационных изменений
• Зафиксировать достижения сотрудников (для премирования, повышения)
• Отчитаться о ходе и результатах работ
• Инициировать дисциплинарную процедуру (обязательный этап перед взысканием)

Отличие докладной от служебной записки

На практике во многих компаниях докладную и служебную записки используют как синонимы. Формально разница есть, но если в вашей организации нет строгого регламента — ориентируйтесь на адресата: пишете руководству «наверх» — это докладная, пишете коллеге или смежному отделу — это служебная.

Отличие докладной от объяснительной записки
Главное различие — в инициаторе:

• Докладную сотрудник пишет по собственной инициативе, чтобы проинформировать руководство
• Объяснительную сотрудник пишет по требованию работодателя, чтобы пояснить причины нарушения или происшествия

Докладная и объяснительная часто идут в паре: сначала руководитель подразделения составляет докладную о нарушении, затем у нарушителя запрашивают объяснительную. Оба документа прикладываются к материалам при вынесении дисциплинарного взыскания.

Виды докладных записок
По содержанию:


По адресату:

• Внутренняя — направляется внутри организации, от сотрудника или подразделения руководству. Оформляется на обычном листе А4, специального бланка не требуется.
• Внешняя — направляется в другую организацию (вышестоящую структуру, контролирующий орган). Оформляется на фирменном бланке с исходящим номером и подписью руководителя.

Электронная докладная записка — юридическая сила

С развитием кадрового электронного документооборота всё больше организаций переходят на электронные внутренние документы. Докладную записку можно составить и подписать в электронном виде — бумажный оригинал при этом не нужен.

Юридическая основа: статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ разрешают работодателям вести кадровый документооборот в электронной форме. Докладная записка относится к внутренним документам, которые можно перевести в КЭДО без ограничений.

Преимущества электронной докладной записки:

• Мгновенная доставка адресату — не нужно нести бумагу по кабинетам
• Автоматическая регистрация — дата и время фиксируются системой
• Хранение в цифровом архиве — документ не потеряется и не повредится
• Прозрачность — можно отследить статус: доставлена, прочитана, на рассмотрении, исполнена
• Упрощение дисциплинарной процедуры — вся цепочка документов (докладная → объяснительная → приказ) в одной системе

Подписание НЭП — быстрый и бесплатный способ
Для подписания электронной докладной записки подходит неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это самый простой вариант: не требуются токены, флешки или визиты в удостоверяющий центр.

В сервисе Nopaper сотрудник выпускает НЭП за 90 секунд прямо в мобильном приложении — бесплатно. После этого можно подписывать докладные записки, заявления, объяснительные и другие кадровые документы с телефона, из любой точки.

Как это работает:

1. Сотрудник создаёт документ в системе или загружает готовый файл
2. Руководитель получает уведомление на телефон
3. Открывает документ, проверяет содержание
4. Накладывает резолюцию и подписывает одним нажатием — НЭП применяется автоматически
5. Подписанный документ с резолюцией сохраняется в системе с юридической силой

Это особенно удобно для компаний с удалёнными сотрудниками или распределёнными офисами. Ознакомиться с тарифами на КЭДО можно на сайте Nopaper.

Универсальный шаблон докладной записки

Универсальный бланк содержит все обязательные реквизиты: шапку с полями «Кому» и «От кого», наименование документа, место для даты и номера, текстовую область и блок подписи. Подходит для любой ситуации — от информирования о проблеме до ходатайства о поощрении.

Скачать шаблон докладной записки .doc

Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».
Как адаптировать шаблон для докладной о нарушении трудовой дисциплины
Используйте тот же шаблон. В тексте измените:

• Тему — укажите: «О нарушении трудовой дисциплины» (вместо общей темы)
• Первый абзац — опишите факт нарушения с конкретикой: «10.03.2026 менеджер отдела продаж Сидоров А. В. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 15:00 без предварительного уведомления»
• Ссылку на норму — добавьте: «Данный факт является нарушением п. 5.2 Правил внутреннего трудового распорядка ООО "Альфа"»
• Просьбу — сформулируйте: «Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания в соответствии со ст. 192 ТК РФ»

Скачать шаблон докладной записки .doc

Как адаптировать шаблон для докладной о невыполнении обязанностей
Тот же шаблон, другое наполнение:

• Тему — укажите: «О ненадлежащем выполнении должностных обязанностей» (или «О невыполнении…»)
• Первый абзац — перечислите конкретные факты: какие обязанности не выполнены, в какие сроки, какие показатели не достигнуты. Ссылайтесь на пункт должностной инструкции: «Согласно п. 3.4 должностной инструкции, норма — 120 обращений в месяц. Фактически обработано 47»
• Последствия — опишите: «В результате среднее время ответа клиентам увеличилось с 2 до 8 часов, что привело к 12 жалобам за февраль»
• Просьбу — сформулируйте: «Прошу рассмотреть вопрос о проведении служебной проверки и принятии мер»

Смежные шаблоны на сайте Nopaper
Для типовых кадровых ситуаций могут понадобиться и другие документы:

• Служебная записка на премию — если по итогам докладной принято решение о поощрении
• Служебная записка о дисциплинарном взыскании — для фиксации нарушения и запроса на привлечение к ответственности

Чаще всего докладные записки составляют именно на сотрудников — в связи с нарушениями дисциплины, невыполнением обязанностей или некорректным поведением. Разберём каждый случай.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Составляется при прогуле, опоздании, отсутствии на рабочем месте без уважительной причины или ином нарушении Правил внутреннего трудового распорядка.

Что указать в тексте:

Дату и время нарушения
Фамилию, должность сотрудника-нарушителя
Суть нарушения: «отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 14:30 без предупреждения и уважительной причины»
Ссылку на пункт ПВТР или трудового договора, который нарушен
Просьбу о принятии мер: «Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания»

Такая докладная — обязательный этап процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. Без неё санкции могут быть признаны необоснованными при трудовом споре.

Пример текста:

«Довожу до Вашего сведения, что 10.03.2026 менеджер отдела продаж Сидоров А. В. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 15:00 без предварительного уведомления и без предоставления документов, подтверждающих уважительную причину отсутствия.

Данный факт является нарушением п. 5.2 Правил внутреннего трудового распорядка ООО "Альфа".

Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания в соответствии со ст. 192 ТК РФ.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Составляется, когда сотрудник систематически не выполняет или ненадлежаще выполняет обязанности, закреплённые в должностной инструкции или трудовом договоре.

Что указать:

Конкретные обязанности, которые не выполнены (со ссылкой на пункт должностной инструкции)
Факты: сроки, которые нарушены, задачи, которые не завершены, показатели, которые не достигнуты
Последствия для подразделения или компании
Предложение: «Прошу принять меры для устранения ситуации»

Пример текста:

«Довожу до Вашего сведения, что специалист технической поддержки Козлова М. И. в период с 01.02.2026 по 28.02.2026 не выполнила план обработки обращений клиентов. Согласно п. 3.4 должностной инструкции, норма составляет 120 обращений в месяц. Фактически обработано 47 обращений (39% от плана).

В результате среднее время ответа клиентам увеличилось с 2 до 8 часов, что привело к 12 жалобам за февраль.

Прошу рассмотреть вопрос о проведении служебной проверки и принятии мер.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Составляется при оскорбительном, грубом или конфликтном поведении на рабочем месте. Это может быть хамство в адрес коллег, клиентов или руководства.

Что указать:

Дату, время и место инцидента
Описание поведения — конкретные действия или высказывания (без эмоциональных оценок)
Свидетели (если есть)
Предложение: не только наказание, но и профилактические меры (беседа, предупреждение)

Пример текста:

«Довожу до Вашего сведения, что 07.03.2026 в 11:30 в присутствии сотрудников отдела логистики менеджер Петров К. Н. допустил грубые и оскорбительные высказывания в адрес бухгалтера Ивановой Е. А. в связи с задержкой согласования счёта.

Свидетели: логист Смирнов Д. В., менеджер Фёдорова О. С.

Прошу провести беседу с сотрудником и рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания.»

Образец докладной записки на имя директора
При обращении к генеральному директору в шапке указывают полную должность: «Генеральному директору», далее — наименование организации и ФИО. Тон записки остаётся деловым, формулировки — официальными.

Типичные формулировки:

• «Довожу до Вашего сведения…»
• «Прошу Вас рассмотреть…»
• «Прошу Вас принять решение о…»
• «Считаю необходимым…»

Если вопрос серьёзный (дисциплинарное взыскание, увольнение, значительные расходы), к докладной рекомендуется приложить подтверждающие документы: акты, объяснительные записки, служебные записки коллег, фото- или видеоматериалы.

Что делает руководитель с докладной? Руководитель накладывает резолюцию — письменное решение прямо на листе докладной: «Подготовить приказ о выговоре», «Согласовано, выделить бюджет», «Провести служебную проверку» и т. д. Резолюция с подписью и датой становится основанием для дальнейших действий: издания приказа, начала проверки, выделения ресурсов.

Кто может писать докладную записку
Составить докладную записку может любой сотрудник организации — от рядового специалиста до руководителя подразделения. Однако на практике соблюдается принцип субординации:

• Рядовой сотрудник обращается к непосредственному начальнику (руководителю отдела)
• Руководитель отдела обращается к директору или заместителю директора
• Исключение: если жалоба касается самого непосредственного руководителя — допустимо обратиться напрямую к вышестоящему руководству, минуя промежуточное звено

Если докладную составляет рядовой сотрудник, рекомендуется предварительно согласовать её с непосредственным руководителем — это повышает вес документа и ускоряет рассмотрение.

Составление докладной записки занимает 5–10 минут, если следовать чёткому алгоритму. Разберём каждый шаг.

Шаг 1. Определите цель и соберите факты
Прежде чем писать, ответьте на три вопроса:

• Зачем? Какую проблему фиксируете или какое решение предлагаете
• Кому? Кто уполномочен принять решение по вашему вопросу (непосредственный руководитель, директор, начальник другого отдела)
• Какие доказательства? Соберите факты: даты, цифры, ссылки на документы, показания свидетелей

Чёткая цель определяет структуру текста. Если цель — зафиксировать нарушение, нужны конкретные факты и ссылки на нормативные документы. Если цель — предложить улучшение, нужны аргументы и ожидаемый результат.

Шаг 2. Заполните шапку документа
Шапка располагается в правом верхнем углу и содержит:

• Кому — должность и ФИО адресата в дательном падеже (например: «Генеральному директору ООО "Альфа" Иванову И. И.»)
• От кого — должность и ФИО составителя в родительном падеже (например: «От начальника отдела продаж Петрова А. С.»)

Для внутренней докладной в левом верхнем углу указывают название подразделения составителя — это помогает адресату сразу понять, откуда пришёл документ.

Шаг 3. Напишите заголовок и текст
По центру строки пишется наименование документа — «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» (заглавными буквами). Под ним — дата составления и регистрационный номер (если ведётся учёт).

Далее можно указать тему: «О нарушении трудовой дисциплины», «О необходимости закупки оборудования», «О перевыполнении плана отделом маркетинга» и т. д.

Текст докладной записки строится по трёхчастной структуре:

1. Описание ситуации — что произошло, какие факты зафиксированы. Пишите конкретно: даты, цифры, фамилии. Без эмоций и оценочных суждений.
2. Анализ и обоснование — почему вопрос требует внимания руководства, какие последствия возможны, какие варианты решения существуют.
3. Предложения и просьба — конкретное действие, которого вы ожидаете от адресата: «Прошу рассмотреть…», «Прошу принять меры…», «Предлагаю утвердить…».

Не всегда нужны все три части. Если докладная носит чисто информационный характер (например, отчёт о ходе работ), третья часть с предложениями может отсутствовать. Но в большинстве случаев руководителю удобнее получить не только описание проблемы, но и готовое предложение по её решению.

Шаг 4. Подпишите и зарегистрируйте
В нижней части документа укажите:

• Должность составителя
• Подпись (личная или электронная)
• Расшифровку (фамилия и инициалы)
• Дату

Если в организации есть журнал регистрации внутренних документов, передайте докладную секретарю или в канцелярию для присвоения входящего номера. Регистрация подтверждает факт и дату обращения — это важно, если вопрос может перерасти в трудовой спор.

Оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2016
Хотя утверждённой унифицированной формы докладной записки не существует, при оформлении рекомендуется опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает общие правила оформления деловых документов.

Основные параметры по ГОСТу:

• Шрифт — Times New Roman, 12–14 пт
• Межстрочный интервал — 1–1,5
• Поля: левое — 30 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее — 20 мм
• Выравнивание текста — по ширине

Кроме того, в организации могут действовать собственные локальные нормативные акты, которые уточняют или дополняют требования ГОСТа. Перед составлением записки стоит уточнить, есть ли в вашей компании утверждённый шаблон.

Обязательные реквизиты докладной записки

Особенности внешней докладной записки
Внешняя докладная (направляемая в другую организацию) оформляется строже:

• Печатается на фирменном бланке организации с реквизитами (наименование, ИНН, адрес, телефон)
• Обязательно присваивается исходящий регистрационный номер
• Указывается город составления
• Подписывается руководителем организации (не рядовым сотрудником)
• Может содержать подзаголовок: «Касательно…» или «О…»

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие конкретных предложений. Записка описывает проблему, но не содержит рекомендаций по решению. Руководитель не понимает, чего от него ждут.
2. Эмоциональные формулировки. «Сотрудник опять всё сорвал!» — не подходит для делового документа. Пишите нейтрально: «Сотрудник не выполнил задачу в установленный срок».
3. Нет даты и подписи. Без этих реквизитов документ теряет юридическую значимость — невозможно подтвердить, когда и кем он был составлен.
4. Отсутствие фактов и доказательств. Голословные обвинения без конкретики (дат, цифр, ссылок на документы) легко оспорить.
5. Неверный адресат. Докладная направлена генеральному директору, хотя вопрос решается на уровне руководителя отдела. Это замедляет процесс и загружает руководство.