Как подписать акт выполненных работ электронной подписью

Дата создания: 31.07.2026
Дата обновления: 31.07.2026

Акт выполненных работ можно подписать электронной подписью так же, как бумажный — ручкой. Электронный акт имеет полную юридическую силу, принимается налоговой и судом, а подписать его можно за минуты со смартфона или компьютера, не печатая и не отправляя курьером. Ниже — порядок подписания, какой подписью подписывать акт, что изменилось в форматах с 2026 года и как подписать акт бесплатно за 90 секунд.

Электронный акт выполненных работ — это первичный учётный документ в электронной форме, который подтверждает факт сдачи-приёмки работ или услуг и подписывается электронной подписью обеих сторон. По юридической силе он равнозначен бумажному акту, подписанному собственноручно.

Закон «Об электронной подписи» (63-ФЗ) выделяет три вида подписи. Для акта выполненных работ подходят все три, но с разными условиями.

• Простая электронная подпись (ПЭП) — логин-пароль, СМС-код. Подтверждает авторство, но придаёт юридическую силу только при отдельном соглашении сторон и для актов используется редко.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — усиленная подпись на основе криптографии. Подходит для актов в 99 % случаев. Не требует удостоверяющего центра и токена.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — усиленная подпись, выпущенная аккредитованным удостоверяющим центром. Обязательна только там, где этого прямо требует закон.

Можно ли подписать акт НЭП и будет ли у него юридическая сила

Да. Документ, подписанный неквалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, если между сторонами заключено соглашение об использовании такой подписи (63-ФЗ, п. 2 ст. 6). Это же подтверждает Гражданский кодекс: письменная форма сделки считается соблюдённой, когда использован аналог собственноручной подписи (ст. 160 ГК РФ).

На практике это означает простую вещь: чтобы подписать акт НЭП, сторонам достаточно один раз заключить соглашение об электронном документообороте — и дальше все акты, договоры и счета подписываются электронной подписью без бумаги. В сервисах вроде Nopaper такое соглашение заключается прямо при подключении: пользователь присоединяется к оферте, признавая НЭП аналогом собственноручной подписи.

НЭП покрывает около 99 % документооборота бизнеса: договоры, акты выполненных работ и оказанных услуг, счета, кадровые документы, договоры ГПХ и NDA.

Когда для акта нужна именно КЭП

Квалифицированная подпись обязательна в двух случаях:

• электронные счета-фактуры — закон требует их подписания КЭП;
• госзакупки по 44-ФЗ — электронное актирование в ЕИС ведётся с квалифицированной подписью.

Сам акт выполненных работ между двумя коммерческими организациями к этим случаям не относится — его можно подписать НЭП.

Электронное подписание акта проходит в три шага.

Шаг 1. Подготовка и согласование акта. Исполнитель формирует акт по договору, заполняет реквизиты и перечень работ. На этом этапе стороны согласовывают объём и стоимость, чтобы к моменту подписания не осталось разногласий.

Шаг 2. Выбор подписи и канала обмена. Если акт неформализованный, его можно подписать НЭП и отправить контрагенту напрямую — через сервис электронной подписи, без подключения к оператору ЭДО. Если нужен формализованный документ для машиночитаемой передачи в налоговую, его отправляют через оператора в виде УПД с квалифицированной подписью.

Шаг 3. Подписание обеими сторонами. Исполнитель подписывает акт своей подписью и направляет заказчику. Заказчик проверяет работы и подписывает со своей стороны. После подписания обеими сторонами акт считается принятым.

Датой подписания электронного акта считается момент, когда документ подписан обеими сторонами. В электронном документообороте эта дата фиксируется в самой подписи и в квитанции оператора, поэтому проставить её «задним числом» нельзя — это снимает большую часть споров о том, когда работы были приняты.

Заказчик не обязан подписывать акт автоматически, но и уклоняться от приёмки без оснований не вправе. Отказаться от подписания он может только при наличии существенных и неустранимых недостатков, оформив мотивированный отказ.

Если же заказчик просто молчит или уклоняется без причин, исполнитель вправе оформить односторонний акт — и при необоснованности отказа такой акт признаётся действительным (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Электронный документооборот здесь помогает заранее: он фиксирует дату отправки и получения акта, поэтому контрагенту сложно утверждать, что он документ «не видел». Чтобы односторонний акт устоял в суде, важно соблюсти порядок: заранее уведомить заказчика о готовности работ, сделать в акте отметку об отказе и сохранить доказательства отправки.

Срок подписания акта обычно прописан в договоре. Если такого условия нет, действует разумный срок: обязательство должно быть исполнено в течение семи дней со дня предъявления требования (ст. 314 ГК РФ). Для госзакупок по 44-ФЗ установлены отдельные сроки: документ о приёмке подписывается не позднее 20 рабочих дней, а оплата проходит, как правило, в течение 7 рабочих дней с даты подписания приёмки в ЕИС. Важно различать дату составления акта, дату его подписания заказчиком и момент, когда возникает обязанность оплаты, — в электронном документообороте дата подписания фиксируется автоматически и не оставляет места для спора.

С 1 января 2026 года изменился порядок обмена формализованными первичными документами в электронном виде, и это стоит учитывать при работе с актами.

Что изменилось. Старые форматы электронной товарной накладной ТОРГ-12 (приказ ФНС № ММВ-7-10/551) и акта о выполнении работ (приказ ФНС № ММВ-7-10/552 от 30.11.2015) перестали применяться. Их действие прекращено приказом ФНС № ЕД-7-26/28@ от 20.01.2025 — с 2026 года обмениваться актами и накладными по этим форматам нельзя.

Чем заменили. Роль единого формализованного документа на работы, услуги и товары теперь выполняет универсальный передаточный документ — УПД формата 5.03 (приказ ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023, действует с 1 апреля 2025 года). Если компании нужен машиночитаемый закрывающий документ для передачи в налоговую через оператора ЭДО, она формирует УПД.

Строительство. Для строительных работ продолжает действовать отдельный электронный формат акта о приёмке выполненных работ по форме КС-2 (приказ ФНС № ЕД-7-26/691@ от 28.07.2022). Он не отменялся.

Что осталось. Отмена старых форматов не запрещает электронный акт как таковой. После 1 января 2026 года акт по-прежнему можно оформить:

• формализованно — в виде УПД 5.03 (через оператора, с квалифицированной подписью);
• неформализованно — как файл PDF или DOCX, подписанный электронной подписью, в том числе НЭП;
• на бумаге — отмена форматов бумажных актов не касается.

Вывод для бизнеса: если вам нужен строго машиночитаемый документ для налоговой — это УПД. Но обычный закрывающий акт между подрядчиком и заказчиком можно оформить неформализованно и подписать НЭП — он остаётся полноценной первичкой.

Nopaper — платформа электронного документооборота на основе мобильной НЭП. Подпись выпускается бесплатно прямо в смартфоне, без токенов, плагинов и визита в удостоверяющий центр.

Как подписать акт:

1. Установите приложение Nopaper и выпустите мобильную НЭП — это занимает 90 секунд.
2. Загрузите акт со смартфона, из личного кабинета на ПК или прямо из 1С.
3. Подпишите акт одним касанием и отправьте контрагенту.
4. Контрагент выпускает свою бесплатную НЭП, проверяет работы и подписывает со своей стороны.

Подписанный акт хранится в электронном архиве и доступен обеим сторонам в приложении, в личном кабинете и по email.

Подписание акта с самозанятым или по ГПХ

С внештатными исполнителями электронный акт особенно удобен. Самозанятый или исполнитель по договору ГПХ выпускает бесплатную НЭП за те же 90 секунд и подписывает акт со смартфона — не нужно встречаться, пересылать бумагу или покупать подпись. Подробнее — зачем нужен и как оформляется акт выполненных работ для самозанятых. Это часть ЭДО для самозанятых и общего электронного документооборота с контрагентами.

Соглашение об ЭДО

Чтобы НЭП придавала актам юридическую силу, стороны заключают соглашение об электронном документообороте. В Nopaper это происходит автоматически при подключении — пользователь присоединяется к оферте и признаёт электронную подпись аналогом собственноручной. Как это устроено между контрагентами, описано в материале о соглашении об ЭДО.

Выпустить НЭП и подписать акт бесплатно --> Тарифы на ЭДО