Преимущества и недостатки электронного документооборота

Чтобы отправить документ клиенту из другого города, потребуется как минимум один день. А иногда даже один день — очень долго, особенно когда без документов вы не можете начать работу над заказом, а заказ должен быть выполнен уже завтра вечером. Чтобы не терять клиентов из-за рутины с документами, компании переходят на мобильный документооборот.

Например, у одного из пользователей Nopaper, логистической компании из Новосибирска, стояла задача обмениваться документами с клиентами меньше чем за час, даже если заказчик находится на Камчатке. С переходом на Nopaper они обмениваются документами меньше чем за 5 минут. Подробнее про кейс клиента читайте в статье.

Документы, подписанные электронной подписью, сложно подделать. Сложнее, чем собственноручную подпись.

Большинство сервисов электронного документооборота используют электронные подписи, которые обеспечивают неизменность подписанного документа и защищают подпись от подделок. Подробнее про безопасность электронных подписей смотрите на нашем YouTube-канале.

Конечно, стопроцентную защиту ни один сервис и служба безопасности не сможет обеспечить. Постоянно появляются новые хакерские атаки, мы видим в СМИ информацию об утечке информации. Да, такое бывает. Поэтому важно соблюдать правила «цифровой гигиены»: скачивать приложения только из официальных магазинов, использовать двухфакторную аутентификацию.

Мы в Nopaper делаем всё, чтобы обезопасить ваши данные: проводим постоянный аудит системы, тестируем её и используем только сертифицированные решения.

Чтобы отправить договор на оказание услуг из Екатеринбурга в Москву, вы потратите 1300 рублей на отправку одной посылки курьером. Если вы работаете с клиентами по всей России, то стоимость каждого договора будет увеличиваться для вас в среднем на 2-3 тысячи.

Если отправлять те же самые документы через сервис электронного документооборота, получится дешевле. Все документы у вас хранятся в вашем личном кабинете, их можно быстро найти через поиск.

В Nopaper вы бесплатно получаете подпись, а за отправку пакета документов платите от 40 рублей. В одну отправку может входить любое количество документов.

Да, полностью отказаться от бумаги не получится. Например, заявления на увольнение в любом случае придется дублировать на бумаге. Если ваш эксперт выступает на конференции, ему может понадобиться распечатанный текст. Но расходы сократятся. Например, наша компания после перехода на мобильное ЭДО стала тратить на бумагу в 10 раз меньше. Подробнее читайте в кейсе.

Переход на ЭДО это ещё и про заботу об окружающей среде. С каждых сэкономленных 400 пачек бумаги вы спасаете 24 дерева.

В этой статье мы перечислили только некоторые плюсы, которые отмечают наши клиенты, вы можете протестировать сервис, добавить в наш список новые пункты и помочь нам сделать сервис еще удобнее.

Стоимость системы ЭДО зависит от оператора и выбранного тарифа. Цена базового тарифа на ЭДО начинается от нескольких тысяч рублей в год. Поэтому кажется, что ЭДО — это дорого, ведь у компании есть принтер и покупка пачки бумаги в моменте дешевле покупки подписки на сервис. Но с переходом на ЭДО вы экономите на курьерских отправлениях, обслуживании офисной техники. А ещё ваши сотрудники не тратят время на поиск бумаг, а занимаются более важными задачами.

Все новое кажется каким-то странным и неудобным. В любом сервисе ЭДО сначала надо привыкать к новому интерфейсу, разбираться, на что «жмякать», и гадать, «подписан документ или нет». Куда проще нажать на кнопку уже знакомого принтера.
Мы понимаем, что сначала будет сложно, поэтому в Nopaper создали интерфейс на основе опыта и отзывов клиентов. У сервиса есть поддержка, которая ответит на все ваши вопросы и поможет отправить документ безопасно.

Перейти по ссылке, скачать, нажать какие-то галочки — в интернете так много вирусов, что загрузка какого-то нового приложения не внушает доверия. А если ещё на рабочий компьютер нельзя устанавливать программы без доступа администратора, то фраза «скачать сервис» звучит как «пройдите один из кругов ада».
Чтобы снизить сопротивление и сделать установку проще, разработчики сервисов создают инструкции по установке.

Вы перешли на ЭДО, а ваш контрагент говорит: «у меня нет сервиса ЭДО, я не хочу его устанавливать». И получается, что вы зря устанавливали сервис, разбирались, как там всё работает.

Чтобы облегчить и ускорить переход на ЭДО, начините его с Nopaper — сервисом для быстрого обмена документами. Вы сможете загрузить, скачать и отправить документы на подпись в личном кабинете на компьютере, в учётной системе 1С или со смартфона.

Используйте все преимущества ЭДО с Nopaper:

• Выпуск электронной подписи прямо в смартфоне и всего за 90 секунд;
• Готовый коннектор 1С для работы из вашей учетной системы;
• Загрузка документов, как удобно: с ПК или смартфона;
• Подписание в 1 клик в смартфоне;
• Техподдержка за 1 минуту;
• Подключение от 5 дней.

Переходите по ссылке и оставляйте заявку на консультацию по ЭДО → https://nopaper.ru/edo/