График отпусков: как составить и утвердить без ошибок

В статье разобрали, кто обязан составлять график, какие отпуска в него включать, по какой форме его вести и что грозит компании, если графика нет.

График отпусков — это официальный документ, в котором прописано, кто из сотрудников и когда планирует взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Его составляют на календарный год и утверждают не позднее чем за 2 недели до конца текущего года.

Если вы составляете график отпусков на 2027 год, его нужно утвердить до 17 декабря 2026 года.

С графиком легче:

• Спланировать замены и нагрузку в отделах.
• Избежать кадрового коллапса летом или в декабре.
• Соблюсти закон.

По общему правилу — все работодатели. Статья 123 Трудового кодекса не делает исключений ни по форме собственности, ни по размеру компании: если есть наёмные работники, есть и график. Утверждённый график обязателен для обеих сторон — и работодатель не может передвинуть отпуск в одностороннем порядке, и работник не может уйти отдыхать «не по графику» без согласования.

Исключение одно, и оно узкое. Микропредприятия и некоммерческие организации вправе отказаться от графика отпусков (ст. 309.2 ТК РФ), но только при выполнении условий:

• компания действительно относится к микропредприятиям — среднесписочная численность не больше 15 человек и доход не выше 120 млн ₽ в год;
• трудовые договоры заключены по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858;
• порядок предоставления отпуска зафиксирован в самом трудовом договоре или в письменном соглашении с работником.

Роструд подтверждал это в письме от 15.02.2021 № ПГ/01488-6-1. Если хотя бы одно условие не выполняется — график нужен, даже если в штате три человека.

Два файла, бесплатно и без регистрации:

• График отпусков — бланк — форма № Т-7 на десять строк, альбомная ориентация, с подсказками по заполнению.
• График отпусков — образец заполнения — заполненный график на 2027 год: десять сотрудников, отпуска разведены по месяцам, есть строки с дополнительными днями.

Файлы открываются в Google Документах. Чтобы работать с копией, выберите «Файл» → «Скачать» → «Microsoft Word» или «Файл» → «Создать копию».

Это административное нарушение. По статье 5.27 КоАП РФ штрафы такие:

• для ИП и руководителей — от 1 000 до 5 000 ₽;
• для компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

При повторном нарушении суммы вырастают: для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от одного до трёх лет, для компаний — от 50 000 до 70 000 ₽ (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Существуют категории сотрудников, которым отпуск предоставляется в удобное для них время.

К ним относятся:

• несовершеннолетние,
• родители, в том числе приемные, опекуны или попечители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет,
• женщины до и после декрета, а также после отпуска по уходу за ребенком,
• работникам, если им не выплатили отпускные в срок или не уведомили не менее, чем за 2 недели,
• почётные доноры России и СССР,
• работники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим возраста 14 лет,
• муж беременной жены в период ее отпуска по беременности и родам,
• окончивший участие в спецоперации в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора,
• жена военнослужащего в период отпуска своего мужа,
• участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий,
• герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы,
• герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы,
• работники, у которых есть лучевая болезнь или другие заболевания, которые связаны с радиацией, вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы,
• работники, призванные на военную службу по мобилизации или поступивших на военную службу по контракту либо заключивших контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации, имеют право на отпуск в удобное для них время в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора.
• один из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей, который сопровождает ребенка в возрасте до 18 лет для поступления в образовательное учреждение, расположенное в другой местности.

Например, если у вас в отделе продаж 10 сотрудников, и среди них один сотрудник несовершеннолетний, а второй — многодетная мама — то они выбирают даты отпуска первыми. Остальные сотрудники ставят отпуска по договоренности с коллегами и руководителем.

График нужен только для ежегодных оплачиваемых отпусков.

Не включают:

• декретные и отпуска по уходу за ребёнком,
• учебные, административные и неоплачиваемые отпуска,
• дополнительные дни по заявлению.

График можно вести по форме № Т-7. Она утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Можно адаптировать её под себя, но обязательно в вашем документе должны быть:

• ФИО сотрудника,
• табельный номер,
• подразделение,
• даты отпуска,
• количество дней,
• подпись сотрудника.

Обычно график составляет HR или кадровый специалист, а утверждает директор или доверенное лицо.

Вот пошаговая инструкция, чтобы ничего не упустить:

1. Узнайте, сколько у кого дней отпуска

Большинство сотрудников не знают точно, сколько у них накопилось дней отпуска. Проверьте данные в 1С или другом учёте и подготовьте таблицу.

2. Сделайте прозрачный календарь

Пусть сотрудники видят, когда у кого отпуск, и могут запланировать свой без конфликтов.

3. Соберите пожелания сотрудников по отпускам (по желанию работодателя, закон к этому не обязывает)

Можно составить календарь в excel и поручить руководителям отделов проконтролировать заполнение дат их подчинёнными.

Совет:

В этой же таблице можно отметить «нежелательные периоды» для отпусков, когда нагрузка на сотрудников будет максимальной.

Например, для бухгалтерии это период отчётности, для программистов — 2 недели до релиза.

Но помните про «льготные категории» работников, которым отпуск предоставляется в удобное им время.

4. Проверьте график

Соберите всё в одну таблицу и убедитесь, что сотрудники из «приоритетного списка» получают отпуск в нужное им время. И проверьте все ли сотрудники выбрали отпуск и не дублируются ли даты.

5. Согласуйте с профсоюзом

Если в компании есть профсоюз, его мнение нужно учитывать — но не обязательно соглашаться. Закон даёт максимум 8 рабочих дней на этот процесс (ст. 372 ТК РФ).

Нет профсоюза — ничего согласовывать не надо.

6. Подпишите и утвердите

График подписывает директор. Если используете форму Т-7, отдельный приказ не нужен.

7. Ознакомьте сотрудников

Лучше — под подпись. Чтобы не бегать с бумагами, можно использовать сервис кадрового ЭДО Nopaper — там сотрудники сами подписывают график в пару кликов.