Уведомление о начале отпуска: образец и бланк 2026, как оформить по графику отпусков

Уведомление о начале отпуска — письменный документ, которым работодатель извещает сотрудника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с утверждённым графиком отпусков. Обязанность уведомления закреплена в ч. 3 ст. 123 ТК РФ: работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Для каких отпусков нужно уведомление

Уведомление составляется для отпусков, включённых в график:

• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — стандартная продолжительность 28 календарных дней (ст. 114–115 ТК РФ)
• Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — за ненормированный рабочий день, вредные условия труда и по другим основаниям (ст. 116–119 ТК РФ)

Когда уведомление НЕ требуется

• Отпуск вне графика по заявлению работника — отдельно оцените документы и согласованный срок; безопаснее зафиксировать окончательные даты
• Отпуск без сохранения заработной платы — предоставляется по заявлению
• Учебный отпуск — предоставляется на основании справки-вызова
• Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком

Чем уведомление отличается от приказа на отпуск

Отдельное уведомление — удобный, но не единственный способ исполнить обязанность. Подтверждением может быть и приказ об отпуске, если работник ознакомлен с ним под роспись не позднее чем за две недели. Издать приказ позже можно, но тогда он уже не заменит своевременное извещение.

Уведомление о начале отпуска можно оформить в электронном виде в рамках КЭДО по ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Как выглядит электронный маршрут

1. HR формирует уведомление по данным графика отпусков;
2. уполномоченное лицо подписывает документ подходящей электронной подписью;
3. работник получает уведомление в приложении или личном кабинете;
4. система фиксирует документ, срок, подпись и статус ознакомления.

Что важно проверить

Вид подписи и порядок взаимодействия должны соответствовать документам работодателя о КЭДО. НЭП может применяться в предусмотренных законом случаях, но её не стоит объявлять универсальной для любого кадрового документа.

Nopaper помогает массово отправлять уведомления, контролировать сроки и хранить доказательства ознакомления без бумажных журналов.

Универсальный бланк уведомления об отпуске

Бланк подходит для уведомления о ежегодном основном и дополнительном отпуске по графику отпусков. Содержит основные практические реквизиты: наименование организации, ФИО и должность работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней, строку для подписи работника об ознакомлении.

Скачать бланк уведомления об отпуске .doc

Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».
Образец заполнения уведомления

Пример того, как заполнить универсальный бланк для конкретного случая.

ООО «Ромашка» ИНН 7701234567 / КПП 770101001

УВЕДОМЛЕНИЕ о начале ежегодного оплачиваемого отпуска

г. Москва 02.06.2026

Уважаемый(ая) Петров Иван Сергеевич,

Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков на 2026 год Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск:

• Дата начала отпуска: 16 июня 2026 г.
• Дата окончания отпуска: 13 июля 2026 г.
• Количество календарных дней: 28
• Дата выхода на работу: 14 июля 2026 г.

Начальник отдела кадров ___________ / Смирнова А.В. /

С уведомлением ознакомлен(а), экземпляр получил(а):

___________ / Петров И.С. / «___» __________ 2026 г.

Обратите внимание: в строке «Дата выхода на работу» укажите первый рабочий день по графику конкретного сотрудника после окончания отпуска. Для сменного или скользящего режима это не обязательно понедельник.

Как адаптировать бланк для уведомления о дополнительном отпуске

Используйте тот же бланк. Внесите два изменения:

• В строке «вид отпуска» укажите: «ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск» вместо «основной»
• Добавьте основание: укажите статью ТК, по которой предоставляется дополнительный отпуск (ст. 117 — за вредные условия труда, ст. 118 — за особый характер работы, ст. 119 — за ненормированный рабочий день, ст. 321 — за работу на Крайнем Севере)

Если сотрудник уходит в основной и дополнительный отпуск подряд — можно оформить одно уведомление с указанием обоих видов отпуска и общего количества дней.

Скачать бланк уведомления об отпуске .doc

Как адаптировать бланк при переносе отпуска

Если дата отпуска изменилась по инициативе работодателя, используйте тот же бланк, добавив:

• Правовое основание и обстоятельства переноса; одной фразы «производственная необходимость» недостаточно
• Новые даты начала и окончания отпуска
• Ссылку на приказ о переносе (при наличии)
• Согласие работника на перенос — отдельная строка для подписи

При переносе по заявлению работника зафиксируйте согласованные новые даты. Если до них есть время, отдельное извещение снижает риск спора о соблюдении ст. 123 ТК РФ. Вместо этого оформляется заявление о переносе отпуска.

Скачать бланк уведомления об отпуске .doc

Смежные шаблоны на сайте Nopaper

Вместе с уведомлением об отпуске часто требуются:

• Заявление на отпуск — если сотрудник просит предоставить отпуск вне графика или подтверждает дату отпуска по графику
• Заявление о переносе отпуска — если сотрудник хочет перенести отпуск на другие даты

Личные документы: сделки и деньги

• Расписка о получении денег — подтверждение передачи наличных
• Договор безвозмездного пользования — передача имущества без оплаты
• Договор аренды автомобиля — аренда машины между физлицами
• Договор займа — денежный заём между физлицами
• Договор дарения — дарение денег и автомобиля

Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели (14 календарных дней) до его начала. Это требование установлено ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

Как считать 14 дней

Отсчёт 14 календарных дней ведётся от даты вручения уведомления работнику (даты его подписи об ознакомлении). День вручения в подсчёт не включается. Считайте срок в календарных днях и оставляйте запас на получение документа: важно, чтобы подтверждённое извещение состоялось не позднее установленной даты.

Можно ли уведомить раньше

Да. Закон устанавливает минимальный срок — «не позднее чем за 2 недели». Уведомить можно и за месяц, и за два. Это не нарушение.

Когда уведомление не обязательно

Если отпуск перенесён по инициативе работника, зафиксируйте согласованные новые даты. В спорной ситуации отдельное извещение надёжнее предположения, что работник помнит окончательный срок.

Если работник на больничном или в командировке

Уведомление можно направить заказным письмом с уведомлением о вручении на домашний адрес. Датой уведомления будет дата получения письма (штамп на уведомлении о вручении). Учитывайте время доставки: отправляйте письмо заблаговременно, чтобы работник получил его за 2 недели до отпуска.

Законодательство не устанавливает унифицированную форму уведомления об отпуске. Работодатель разрабатывает бланк самостоятельно и при необходимости закрепляет его как приложение к Правилам внутреннего трудового распорядка или Положению об отпусках.

Обязательные реквизиты уведомления

Чтобы извещение было понятным и доказуемым, обычно указывают:


Кто подписывает уведомление

Со стороны работодателя уведомление подписывает руководитель организации, начальник отдела кадров или иное уполномоченное лицо (на основании приказа или доверенности). Конкретное должностное лицо определяется внутренними регламентами организации.

Нужна ли печать

Печать на уведомлении не обязательна. Документ имеет юридическую силу и без печати — достаточно подписи уполномоченного лица. Однако если в организации принято ставить печать на кадровых документах, её наличие не будет ошибкой.

Шаг 1. Проверьте график отпусков. Убедитесь, что дата отпуска актуальна — не было переносов, отзывов или изменений. Сверьтесь с графиком по форме Т-7 или внутренней системой учёта.

Шаг 2. Заполните бланк. Внесите реквизиты организации, ФИО и должность работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество дней, дату выхода на работу. Подготовьте документ в принятом у работодателя количестве экземпляров или сформируйте электронную версию в КЭДО.

Шаг 3. Подпишите у уполномоченного лица. Руководитель, начальник отдела кадров или иное лицо с полномочиями ставит подпись.

Шаг 4. Вручите работнику под подпись. Получите подпись и дату ознакомления на экземпляре работодателя либо электронное подтверждение в КЭДО.

Шаг 5. Зарегистрируйте уведомление. Внесите запись в журнал регистрации исходящей корреспонденции или журнал уведомлений — дату, номер, ФИО работника, даты отпуска.

Шаг 6. Храните экземпляр работодателя. Поместите подписанный документ в дело по утверждённой номенклатуре и сроку хранения.

Альтернатива: вместо отдельного бланка уведомления можно использовать лист ознакомления — таблицу, в которой несколько сотрудников расписываются за ознакомление с датами отпусков. Это удобно, когда нужно уведомить сразу несколько человек в один период.

Закон не устанавливает единственный бланк уведомления. Главное — известить работника под роспись о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели.

Рабочие способы:

• отдельное уведомление с подписью и датой работника;
• приказ об отпуске, если с ним ознакомили в установленный срок;
• электронное уведомление через КЭДО с подходящей подписью и фиксацией действий;
• почтовое отправление, если оно обеспечивает получение и подтверждение до истечения срока.

Простое ознакомление с годовым графиком заранее не стоит считать достаточной заменой извещению перед каждым отпуском: в письме от 21.05.2026 № ТЗ/3416-6-1 Роструд указал на необходимость уведомлять работника перед началом отдыха.

Обычное письмо на e-mail без установленного порядка, электронной подписи и надёжной фиксации получения создаёт риск. Для дистанционных работников учитывайте договорённый порядок взаимодействия по гл. 49.1 ТК РФ; при внедрённом КЭДО используйте правила ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Если работник отказывается расписаться, зафиксируйте не только отказ, но и то, какой документ, с какими датами и когда ему предъявили.

Практический порядок:

1. предложите ознакомиться и подписать уведомление;
2. при отказе составьте акт с датой, временем, реквизитами уведомления и описанием действий;
3. укажите присутствовавших лиц и соберите их подписи по внутреннему порядку;
4. сохраните акт вместе с уведомлением и доказательствами вручения.

Закон не устанавливает обязательное число свидетелей именно для такого акта. Сам акт не гарантирует исход спора, но помогает доказать, что работодатель своевременно довёл конкретные даты и работник отказался подписаться.

Отказ от подписи сам по себе не отменяет отпуск по графику. Если работник был извещён поздно, по его письменному заявлению отпуск нужно перенести на другой согласованный срок по ст. 124 ТК РФ.

Если работодатель не уведомил сотрудника о начале отпуска за 2 недели, это квалифицируется как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.


Кроме административного риска, позднее извещение даёт работнику право письменно потребовать перенос отпуска на другой согласованный срок (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Это может нарушить планы организации и создать кадровые сложности — ещё один аргумент в пользу своевременного оформления документа.

Срок хранения определяйте по тому, в какое дело включён документ, и по действующей номенклатуре дел работодателя. Нельзя механически увеличить срок отдельного уведомления до срока хранения всего личного дела только потому, что документ туда подшили.

Для документов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков Перечень Росархива № 236 предусматривает сокращённые сроки по соответствующей статье, но точную позицию выбирают по составу дела. Закрепите индекс, заголовок дела и срок в номенклатуре, а уничтожение проводите после экспертизы ценности и оформления акта.

В КЭДО применяются те же требования к срокам: электронный архив должен обеспечивать сохранность документа, подписи, даты и возможность воспроизвести их весь установленный период.