Заявление о переходе на электронную трудовую книжку: образец и бланк 2026

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — это документ, которым работник официально просит работодателя вести сведения о его трудовой деятельности только в электронной форме, без параллельной бумажной книжки. Подача такого заявления — добровольный и важный шаг: после перехода вернуться обратно на бумажную трудовую уже нельзя (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/В-805).

В статье — готовый образец заявления, разбор того, кто должен его подавать, а кому это не требуется, что делает работодатель после получения заявления, и как затем посмотреть данные из своей электронной трудовой через Госуслуги или личный кабинет СФР.

Кратко: Заявление подаётся в свободной форме на имя работодателя. После его подачи работодатель возвращает работнику бумажную трудовую книжку (с заверительной записью) и подаёт в СФР форму ЕФС-1 — для регистрации выбора. Переход необратим: при следующем трудоустройстве вы уже не сможете попросить вести бумажную книжку, даже у нового работодателя. Кто впервые устраивается на работу с 1 января 2021 года — заявление не подаёт, так как бумажная книжка ему изначально не оформляется (ч. 8 ст. 2 ФЗ-439).

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые ведутся в электронном виде в системе Социального фонда России (СФР). С 1 января 2020 года работодатели обязаны параллельно с бумажной книжкой формировать электронную для всех сотрудников — это требование ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

Кратко: Электронная трудовая книжка — это запись в базе данных СФР, а не физический документ. Сведения туда подаёт каждый работодатель при приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях. Просмотреть их можно через Госуслуги или в личном кабинете СФР.

Что попадает в электронную трудовую (форма СТД-СФР):

• ФИО работника, СНИЛС;
• наименование работодателя и его реквизиты;
• даты приёма, перевода, увольнения;
• должности (профессия, специальность);
• основания приёма/увольнения с указанием статьи ТК РФ;
• реквизиты документов-оснований (приказы);
• данные о квалификации, если она менялась.

Нормативная база ЭТК:

• Статья 66.1 ТК РФ — основная норма о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» — закон, которым была введена ЭТК.

Это самый частый вопрос пользователей. Делимся на три категории.

Кратко: Заявление о переходе подают только те, кто сейчас ещё имеет бумажную трудовую и хочет от неё отказаться. Если вы впервые устроились на работу в 2021 году или позже — заявление не нужно, у вас изначально только электронная книжка.

Категория 1: вы выбрали бумажную в 2020 году

В 2020 году работодатели рассылали уведомления о возможности выбора формата (срок был до 31.12.2020). Если вы тогда подали заявление «прошу продолжить ведение трудовой в бумажной форме» — у вас сейчас сохраняется бумажная книжка, и работодатель параллельно ведёт сведения в электронной системе СФР.

Что делать: подать новое заявление о переходе на ЭТК. После этого работодатель вернёт вам бумажную книжку с записью о выборе формата, и сведения будут вестись только электронно.

Категория 2: вы в 2020 году не подавали никакого заявления

Если вы тогда промолчали — по ч. 6 ст. 2 ФЗ-439 это приравнивается к выбору бумажной формы. Сейчас у вас тоже параллельно ведутся обе книжки.

Что делать: подать заявление о переходе на ЭТК. Алгоритм такой же, как у первой категории.

Категория 3: вы впервые устроились на работу с 1 января 2021 года

По ч. 8 ст. 2 ФЗ-439 для работников, поступивших на работу впервые после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется. Сведения ведутся только в электронном виде, никакого выбора у такого работника нет, и заявление о переходе подавать не нужно.

Что делать: ничего. Вы уже на ЭТК. Если в личном кабинете СФР или на Госуслугах вы видите свои трудовые сведения — всё работает.

Когда работодатель может потребовать заявление при приёме

Иногда HR-отдел просит новых работников подать заявление при приёме «о ведении трудовой книжки в электронном виде» — даже если работник уже впервые устроившийся в 2021+ году. Это избыточная практика, юридически такое заявление не требуется. Но если работодатель настаивает, отказывать смысла нет — это формальность.

Документ оформляется в свободной форме. Шаблон ниже подходит для подачи заявления о переходе с бумажной трудовой на электронную.

Генеральному директору ООО «[Название компании]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
от [должность работника]
[ФИО работника в родительном падеже]
табельный номер: [номер]

ЗАЯВЛЕНИЕ

о переходе на электронную трудовую книжку
В соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом
от 16.12.2019 № 439-ФЗ прошу:
1. Предоставлять мне сведения о трудовой деятельности
в электронном виде.
2. Выдать мне на руки бумажную трудовую книжку с внесённой записью
о подаче настоящего заявления.
С тем, что после получения бумажной трудовой книжки на руки работодатель
не несёт ответственности за её хранение, ознакомлен(а).

«___» __________ 2026 г.    _______________ / [ФИО] /
                             (подпись)

Совет: оформите два экземпляра — один для работодателя, второй с отметкой о принятии оставьте себе. Это ваше доказательство, что заявление подано в конкретный день.

Свободная форма не означает «без структуры». Заявление должно содержать:

• Адресат: должность и ФИО руководителя организации в дательном падеже.
• Название организации с организационно-правовой формой (ООО / АО / ИП).
• От кого: должность и ФИО работника в родительном падеже, табельный номер (если есть).
• Слово «Заявление» заглавными или с большой буквы, по центру.
• Просьба о переходе на ЭТК с однозначной формулировкой: «предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде» или «вести трудовую книжку в электронном виде» — обе формулировки корректны.
• Просьба о выдаче бумажной книжки на руки.
• Ссылка на ст. 66.1 ТК РФ и ФЗ-439 — желательно для большей юридической прозрачности.
• Подпись и дата собственноручно (или электронная подпись в КЭДО).

После подачи заявления у работодателя есть две обязательные процедуры — выдача бумажной книжки и подача сведений в СФР.

Кратко: Работодатель в день получения заявления вносит запись в бумажную трудовую книжку, выдаёт её работнику на руки под подпись и подаёт в Социальный фонд России форму ЕФС-1 (подраздел 1.1) с информацией о выборе работника.
С момента передачи книжки на руки работодатель не отвечает за её сохранность.

Возврат бумажной трудовой книжки

Работодатель делает в трудовой книжке заверительную запись о подаче заявления:

«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»

После этого книжка выдаётся работнику под подпись в личной карточке (форме Т-2 или собственной форме компании) и в книге учёта движения трудовых книжек. С момента выдачи бумажная книжка — собственность работника, и работодатель не несёт ответственности за её утрату или порчу.

Важно: все предыдущие записи в бумажной книжке сохраняют силу — они и есть свидетельство трудовой деятельности до перехода на ЭТК. Не выбрасывайте бумажную книжку, она пригодится для подтверждения стажа за прошлые периоды.

Подача формы ЕФС-1 в СФР

С 2023 года все сведения работодатели подают через единую форму ЕФС-1 (она заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС). Для уведомления о выборе работника о переходе на ЭТК используется подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности».

Срок подачи — не позднее рабочего дня, следующего за днём подачи работником заявления. Это критичный срок — за просрочку работодателю грозит штраф по ст. 17 ФЗ-27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте» (от 500 рублей за каждого работника).

Нет. Это критический момент, который часто упускают при подаче заявления.

Кратко: Возврат к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК невозможен — позиция Минтруда (письмо от 03.07.2020 № 14-2/В-805). Даже при смене работодателя и желании нового работника начать «с чистого листа» — закон не позволяет.

Это означает:

• При следующем трудоустройстве новый работодатель не будет оформлять вам бумажную книжку.
• Все сведения о вашей дальнейшей карьере хранятся только в электронной форме в системе СФР.
• При увольнении работодатель выдаёт вам не книжку, а форму СТД-Р — выписку о трудовой деятельности за время работы у него.

Поэтому перед подачей заявления стоит трижды подумать: переход — окончательный.

После перехода на ЭТК вы по-прежнему имеете право проверять свои данные о трудовой деятельности. Есть три способа.

Кратко: Самый удобный — через Госуслуги, можно получить выписку за минуту в виде PDF. Альтернативы: через личный кабинет СФР или попросить работодателя сформировать форму СТД-Р по вашему заявлению (срок — 3 рабочих дня).

На Госуслугах

1. Зайти на gosuslugi.ru → раздел «Работа».
2. Выбрать услугу «Сведения о трудовой деятельности».
3. Получить выписку за минуту в виде PDF с электронной подписью СФР — она имеет полную юридическую силу.

Преимущества: бесплатно, мгновенно, в любое время суток. Можно отправлять выписку напрямую в банки, посольства, агентства — везде, где требуется подтверждение стажа.

В личном кабинете СФР

1. Войти в личный кабинет на портале es.sfr.gov.ru (через ЕСИА).
2. Выбрать раздел «Сведения о трудовой деятельности».
3. Скачать выписку (форма СТД-СФР).

Альтернативный способ, если по каким-то причинам Госуслуги не работают.

По форме СТД-Р от работодателя

Если у вас нет возможности воспользоваться электронными сервисами, можно попросить выписку у работодателя — он формирует форму СТД-Р только за период работы у него. По ст. 66.1 ч. 5 ТК РФ срок выдачи — 3 рабочих дня со дня подачи заявления, бесплатно.

Шаблон заявления для запроса СТД-Р — на странице «СТД-Р: сведения о трудовой деятельности — образец».

Да. Заявление о переходе на ЭТК не входит в перечень исключений ст. 22.1 ч. 3 ТК РФ — его можно оформить в электронном виде с подписью НЭП работника.

На практике в Nopaper: заходите в мобильное приложение, открываете шаблон «Заявление о переходе на ЭТК», подписываете мобильной НЭП за минуту. Документ попадает в HR-отдел, работодатель формирует запись в книжке (если она ещё на руках) и подаёт ЕФС-1 в СФР.

Особенно удобно для:

• удалённых сотрудников;
• сотрудников распределённых сетей (точек, филиалов);
• массового сбора заявлений при первичном внедрении КЭДО в компании.

Подробнее — в материале «Какие кадровые документы можно перевести в КЭДО».

Подать заявление в Nopaper за 1 минуту →