Акт сверки взаиморасчётов: образец 2026, бланк и подписание онлайн

• Акт сверки взаиморасчётов — бланк (XLSX и DOCX) — Таблица по двум сторонам: сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту со ссылками на первичные документы, сальдо на конец. Поле для расхождений
• Образец: суммы совпали (DOCX) — Заполненный акт за квартал, сальдо сторон совпадает, задолженность зафиксирована
• Образец: суммы разошлись (DOCX) — Заполненный акт с расхождением, отметкой второй стороны и указанием спорного документа

Почему Excel, а не только Word. Акт сверки — таблица с оборотами, суммами и сальдо, которые надо складывать. В Word они складываются вручную, и это источник ошибок. Формат здесь определяется существом документа, а не привычкой: унифицированной формы у акта сверки нет, и выбирать её можно свободно.

Обязанности составлять акт сверки закон не устанавливает. Она может быть установлена договором — например, условием «Стороны проводят сверку расчётов ежеквартально, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом». Тогда это договорная обязанность со сроком, и её нарушение — нарушение договора.

Причина, по которой закон молчит, в статусе документа. Часть 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ требует оформлять первичным учётным документом каждый факт хозяйственной жизни. Акт сверки факта хозяйственной жизни не оформляет: он сопоставляет данные, которые уже отражены в учёте обеих сторон на основании первичных документов — накладных, актов, платёжных поручений.

Из этого следуют три практических вещи, которых почти нигде не пишут:

• Акт сверки не является первичным учётным документом. Требования части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ о семи обязательных реквизитах к нему не применяются.
• Поэтому «правильного» бланка акта сверки не существует — унифицированной формы нет и по закону быть не должно.
• На основании акта сверки не делают проводок. Проводки делают по первичным документам; акт лишь показывает, сошлись данные сторон или нет.

Три задачи, ради которых сверку делают на практике.

Инвентаризация расчётов. Сверка с контрагентами — часть инвентаризации расчётов, и здесь правила изменились. С 1 апреля 2025 года применяется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н, зарегистрирован в Минюсте 05.04.2023 № 72888). Одновременно утратили силу Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, — документ, на который тридцать лет ссылались все материалы про сверку. Если в вашем шаблоне или регламенте стоит ссылка на приказ № 49, она устарела. Сам акт сверки при этом не изменился: формы стандарт не устанавливает.

Подтверждение долга перед взысканием. Об этом следующий раздел — это главное юридическое свойство документа.
Закрытие периода без споров. Расхождение, найденное в конце квартала, стоит письма. То же расхождение, найденное через два года при взыскании, стоит суда.

Обязанность сверяться удобно закреплять сразу в договоре — например, в договоре поставки, где расчёты идут партиями и накапливаются.

Общий срок исковой давности — три года, статья 196 ГК РФ. Подписанный акт сверки этот срок сдвигает, и механизм зависит от того, когда акт подписан.

Статья 203 ГК РФ, дословно: «Течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок».

Последняя часть важна: срок не продлевается на остаток, а обнуляется. Долг возник два года и десять месяцев назад, до истечения давности оставалось два месяца — после подписанного акта сверки у кредитора снова три года.

Пункт 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43 прямо называет акт сверки среди таких действий: признанием долга могут являться, в частности, признание претензии; изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признаёт наличие долга; акт сверки взаимных расчётов, подписанный уполномоченным лицом.

И там же — оговорка, которую пропускают чаще всего: перерыв может иметь место лишь в пределах срока давности, а не после его истечения. То есть акт сверки, подписанный на четвёртом году после возникновения долга, срок не прерывает: прерывать уже нечего.

Но для истёкшего срока есть отдельный механизм, и это другая норма с другими условиями.

Пункт 2 статьи 206 ГК РФ: если по истечении срока исковой давности должник или иное обязанное лицо признаёт в письменной форме свой долг, течение исковой давности начинается заново. Норма введена Федеральным законом от 08.03.2015 № 42-ФЗ.


Разница не академическая. Если долг возник три с половиной года назад и вы получили подписанный акт сверки, ссылаться на статью 203 бессмысленно — перерыва не было. Работать надо через пункт 2 статьи 206, и тогда важно, чтобы акт был именно письменным признанием долга: с указанием суммы задолженности, а не просто сверкой оборотов, из которой сальдо надо выводить самому.

И симметрия, о которой стоит знать обеим сторонам. Кредитору акт сверки продлевает возможность взыскания. Должнику — тоже продлевает, только против него. Именно поэтому должники по старым долгам часто уклоняются от подписания актов сверки или подписывают их с оговорками. Это не бюрократическая лень, а расчёт, и понимать его полезно с обеих сторон стола.

Формулировка Пленума — «подписанный уполномоченным лицом» — и есть то место, где акт сверки чаще всего оказывается бесполезным.

Подписывать может:

• руководитель организации — он действует от её имени без доверенности в силу устава;
• лицо по доверенности, в которой есть полномочие признавать задолженность или подписывать акты сверки;
• индивидуальный предприниматель — сам за себя.

Почему подписи главного бухгалтера может быть недостаточно. Главный бухгалтер отвечает за учёт, но не уполномочен признавать обязательства организации перед третьими лицами. Его подпись подтверждает, что данные учёта именно такие, — и это всё. Признание долга — распорядительное действие, а не учётное. Если у бухгалтера нет доверенности с соответствующим полномочием, акт сверки рискует не сработать как признание долга: он останется сверкой данных, а не признанием обязательства.

Практический вывод для обеих сторон:

Если вы кредитор — смотрите, кто подписал полученный акт. Подпись бухгалтера без доверенности стоит просить дополнить подписью руководителя. Одно письмо сейчас дешевле, чем спор о полномочиях через два года.
Если вы должник — понимайте, что подписываете. Акт сверки, подписанный вашим руководителем, — это письменное признание долга с последствиями по статье 203 или по пункту 2 статьи 206 ГК РФ.
Про печать. С 2015 года обязанность иметь печать для ООО и АО отменена, если она не предусмотрена уставом. Отсутствие печати на акте сверки сам акт не порочит. Но если в договоре стороны написали, что документы заверяются печатями, условие придётся соблюдать — это уже требование договора, а не закона.

Унифицированной формы нет, семь реквизитов первичного документа не применяются — значит содержание определяется тем, что нужно доказать.

Обязательное по существу:


Про ссылки на первичку. Каждая строка оборотов должна ссылаться на документ: накладную, акт, платёжное поручение — с номером и датой. Акт сверки без таких ссылок доказывает мало: из него не видно, какие именно обязательства сложились в сальдо. Именно ссылки превращают таблицу в доказательство.

Про формулировку сальдо. Разница между «сальдо на 30.06.2026 — 348 200,00» и «задолженность ООО „Ветрана“ перед ООО „Промснаб“ на 30.06.2026 составляет 348 200 (триста сорок восемь тысяч двести) рублей 00 копеек» практическая. Второе — письменное признание долга, пригодное для пункта 2 статьи 206 ГК РФ. Первое — строка учёта, из которой признание надо выводить.

Чего в акте быть не должно. Условий договора: акт сверки не изменяет обязательства, он их констатирует. Если по результатам сверки стороны меняют условия — это дополнительное соглашение, отдельный документ.

Расхождение — не сбой сверки, а её результат. Ради этого сверку и делают.

Три типичные причины, и все три проверяются быстро:

• документ не дошёл или не проведён — накладная у одной стороны есть, у другой нет;
• разные периоды отражения — документ от 31 марта проведён одной стороной в марте, другой в апреле;
• платёж не сопоставлен — оплата прошла, но отнесена к другому договору или другому счёту.

Как оформить расхождение. Не подписывать акт «как есть» и не отказываться от подписания вовсе. Рабочих способа два:

Способ первый — подписать с отметкой о расхождении. В акте появляется графа или раздел «Данные второй стороны» с её суммами и указанием, по каким конкретно документам расхождение. Обе стороны подписывают: факт сверки зафиксирован, спорная часть очерчена. Именно так устроен второй образец в комплекте выше.

Способ второй — подписать в бесспорной части. Если из 348 200 ₽ спорны 12 400 ₽ по одной накладной, стороны подписывают акт с прямой оговоркой: задолженность в размере 335 800 ₽ признаётся, сумма 12 400 ₽ по накладной № 412 от 18.05.2026 является спорной и подлежит дополнительной проверке.

Почему второй способ важнее, чем кажется. Признание долга по статье 203 ГК РФ работает в отношении признанной суммы. Отказ подписывать акт целиком из-за спора о четырёх процентах суммы лишает кредитора перерыва срока по всей задолженности — а должника, наоборот, от этого перерыва защищает. Обе стороны должны понимать, что именно они делают, отказываясь подписывать.

Если расхождение не снимается перепиской, следующий шаг — не новая сверка, а требование. Но это уже другой документ и другая процедура.

У акта сверки, в отличие от многих других приложений к договору, есть три пути, и это стоит знать до выбора.

Путь первый — формализованный электронный документ.

Для акта сверки утверждён машиночитаемый формат: приказ ФНС России от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@ «Об утверждении формата представления акта сверки взаимных расчётов в электронной форме», зарегистрирован в Минюсте 20.06.2022 под № 68901. Формат описывает XML-файлы для передачи акта по телекоммуникационным каналам связи и, по описанию самого приказа, применяется для инвентаризации расчётов с контрагентами. Такой документ идёт через оператора электронного документооборота и подписывается квалифицированной подписью.

Применять этот формат закон не обязывает. Обязательность формата установлена только для счёта-фактуры и универсального передаточного документа. Для акта сверки формат — возможность, а не требование.

Путь второй — неформализованный электронный документ.
Файл в обычном виде: XLSX, DOCX или PDF, подписанный электронной подписью. Здесь работают общие нормы:

• Пункт 2 статьи 434 ГК РФ: письменная форма соблюдается обменом документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны.
• Пункт 1 статьи 160 ГК РФ: требование о подписи выполнено при любом способе, позволяющем достоверно определить лицо, выразившее волю.
• Часть 1 статьи 6 закона № 63-ФЗ: квалифицированная подпись равнозначна собственноручной, кроме случаев, где закон требует бумагу. Часть 2 статьи 6: простая и неквалифицированная подпись равнозначны собственноручной, если это установлено законом или соглашением сторон.

Вида подписи для акта сверки закон не устанавливает — значит достаточно неквалифицированной по соглашению сторон.

Путь третий — бумага.
Никуда не делся и остаётся допустимым.

Отдельный вопрос, который читатель задаст. Пункт 2 статьи 206 ГК РФ требует признания долга в письменной форме. Годится ли для этого электронная подпись? Да: электронный документ, подписанный электронной подписью, — это письменная форма по пункту 2 статьи 434 ГК РФ. Отдельного требования о бумаге для признания долга закон не содержит.

Про разницу между машиночитаемыми и свободными файлами в электронном документообороте — формализованные и неформализованные документы.

Разные ситуации — разные решения. Одна-две сверки в год с несколькими контрагентами: подписать разово, без подключения и абонентской платы. Ежеквартальная сверка с десятками контрагентов: имеет смысл подключить ЭДО с контрагентами — сверка по определению регулярная, и это тот профиль, где абонентская модель уместнее разовой.

Порядок такой:

1. Сформируйте акт сверки в своей учётной программе или заполните бланк выше. Загрузите файл — XLSX, DOCX или PDF.
2. Укажите вторую сторону по номеру телефона — как отправить документ на подписание.
3. Подпишите со своей стороны. Подпись выпускается по паспорту в мобильном приложении: подтверждение личности — проверка на живость, фотография паспорта и проверка паспортных данных. Подписывать должен руководитель или лицо с доверенностью — см. раздел про полномочия.
4. Вторая сторона получает документ, устанавливает приложение и подписывает либо возвращает акт со своими данными при расхождении. Ей подписание ничего не стоит: платит инициатор.
5. Подписанный акт с отметками обеих сторон и датами подписания доступен обоим сразу — и остаётся в личном кабинете к следующей сверке.

Удостоверяющий центр, токен и КриптоПро не нужны: подпись неквалифицированная, а её достаточность для акта сверки определяется соглашением сторон — часть 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ.

Дата подписания здесь важнее, чем в большинстве документов. От неё зависит, попал акт внутрь трёхлетнего срока или за его пределы, — а значит какая норма работает: статья 203 или пункт 2 статьи 206 ГК РФ. При электронном подписании дата и время фиксируются сервисом и не зависят от того, когда конверт дошёл почтой.

Из практики. Международная IT-компания, в кейсе названная «Компания „К“», — семь офисов разработки по России, около 200 сотрудников и подрядчики по всей стране. Один специалист в Москве вёл документооборот на все филиалы. Доставка бумаг занимала от двух дней до двух недель, логистика стоила около 100 000 ₽ в год при цене отправки 1 000–2 000 ₽. Первая попытка перейти на электронный документооборот в 2021 году провалилась: требовались поездки в удостоверяющий центр, установка программ и заявления на возмещение расходов — вышло сложнее бумажной доставки. Со второй попытки внедрение заняло 14 дней, и большинство документов стали подписывать в день получения — кейс целиком.

Кейс не про сверку, и это стоит сказать прямо. Но арифметика в нём та же: акт сверки — документ двусторонний и повторяющийся, с одними и теми же контрагентами каждый квартал. Если отправка туда и обратно стоит 1 000–2 000 ₽ и занимает до двух недель, ежеквартальная сверка с двадцатью контрагентами превращается в отдельную статью расходов и в месяц ожидания в год.