УПД: что это такое, статусы 1 и 2, бланк и подписание онлайн

До 2013 года на одну отгрузку оформляли два документа. Товарная накладная закрывала требования бухгалтерского учёта, счёт-фактура — налогового. Реквизиты в них пересекались почти полностью, а расхождение в любой мелочи давало повод для спора с налоговой.

Письмо ФНС от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@ предложило решение: взять форму счёта-фактуры и дополнить её реквизитами первичного учётного документа. Получившийся документ и есть УПД. Название письма говорит о его смысле прямо — «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счёта-фактуры».
Два свойства этой формы, о которых стоит знать сразу.

Форма рекомендательная, а не обязательная. ФНС в том же письме указала, что форма носит рекомендательный характер, и что неприменение её «не может быть основанием для отказа в учёте этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения». То есть перейти на УПД — право, а не обязанность: можно продолжать оформлять накладную и счёт-фактуру по отдельности.

Реквизиты первичного документа всё равно должны быть на месте. УПД — первичный учётный документ, значит к нему применяется часть 2 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ с семью обязательными реквизитами. Рекомендованная форма их содержит, но при её изменении под себя это надо проверять: ФНС прямо предупредила, что при использовании УПД в качестве первичного документа нужно убедиться, что внесённая в него информация в полной мере определяет установленные как обязательные показатели.

Официальный текст письма с приложениями — на сайте ФНС.

Статус указывается в самом верху документа, одной цифрой. Это не пометка для удобства — это выбор правового режима.


Последние две строки — то, чего в разборах статусов обычно нет, хотя именно они решают, можно ли обойтись без подключения к оператору. Подробно об этом — в разделе про подписание онлайн.

Когда какой статус. Если вы плательщик НДС и выставляете счёт-фактуру — статус «1», и УПД заменяет вам оба документа. Если НДС не предъявляете — статус «2»: счёта-фактуры нет, и заполнять его реквизиты незачем. Отдельный случай — когда покупателю по каким-то причинам нужен счёт-фактура строго отдельным документом: тогда УПД оформляют со статусом «2», а счёт-фактуру выставляют как обычно.

Чего статус «2» не делает. Он не лишает документ силы и не делает его «неполноценным» — это полноценный первичный учётный документ, подтверждающий отгрузку и признание расходов. Он лишь не является счётом-фактурой, а значит не даёт покупателю права на вычет НДС. Если покупатель ждёт вычета, а вы прислали УПД со статусом «2», вычета не будет — и это самая частая претензия по УПД в переписке между бухгалтериями.

Срок привязан к счёту-фактуре. Пункт 3 статьи 168 НК: счёт-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг, со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты. Раз УПД со статусом «1» выполняет функцию счёта-фактуры, этот срок распространяется и на него.

Для статуса «2» пятидневного налогового срока нет — но есть требование бухгалтерского учёта составлять первичный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания. На практике это означает то же самое: не откладывать.

Дат в УПД больше одной, и это отдельный источник путаницы. Дата составления документа, дата отгрузки, дата приёмки покупателем, а в электронном обмене ещё и дата подписания каждой из сторон. Они могут не совпадать, и от того, какую из них берёт бухгалтерия, зависит период признания расхода и период вычета. Разбор всех дат электронного документа и того, какая на что влияет, — в отдельном материале.

Из таблицы видно, что УПД со статусом «2» и товарная накладная решают одну задачу. Разница практическая: у УПД шире набор полей, он лучше подходит для услуг и работ, а не только для товаров, и он один для всех случаев — не нужно держать отдельные формы под товар, работы и услуги.

Другое дело, если вы уже пользуетесь накладной и она вас устраивает: переходить не обязательно, форма УПД рекомендательная.

Форма УПД построена на форме счёта-фактуры из постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137, а значит меняется вместе с ней. Действующая редакция постановления — от 23 января 2026 года: изменения внесены постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 и применяются с 1 апреля 2026 года.

Что поменялось.

Появилась строка 5б. В ней указываются порядковый номер и дата счёта-фактуры, выставленного при получении оплаты, частичной оплаты или иных платежей в счёт предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав, а также номер и дата последнего исправления такого счёта-фактуры. Проще говоря — ссылка на авансовый счёт-фактуру, если отгрузка идёт в счёт ранее полученной предоплаты. Если авансов не было, строка остаётся пустой.

Это самое заметное изменение и самая вероятная причина ошибок в первые месяцы: раньше связь между авансовым и отгрузочным документом нигде в форме не фиксировалась.

Для индивидуальных предпринимателей — ОГРНИП вместо реквизитов свидетельства. Указывается основной государственный регистрационный номер предпринимателя и дата его присвоения. Изменение согласовано с самим Налоговым кодексом: пункт 6 статьи 169 НК тоже требует указывать ОГРНИП и дату присвоения при выставлении счёта-фактуры предпринимателем.

Учтена новая ставка НДС. С 1 января 2026 года базовая ставка — 22%, расчётная — 22/122 (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Льготная ставка 10% по перечню пункта 2 статьи 164 НК сохранилась.

Отменена формулировка «Тот же». В электронных документах требуется указывать полные реквизиты, а не отсылку к предыдущей строке.

Предыдущая редакция формы действовала с 1 октября 2024 года — постановление Правительства от 16.08.2024 № 1096. Если вы скачали бланк раньше апреля 2026 года, строки 5б в нём нет.

Здесь два разных сюжета, и их постоянно смешивают.

Формат самого УПД: версия 5.03
Электронный УПД — формализованный документ, и его структура задана приказом ФНС. Хронология такая:


Обратите внимание на соответствие: типы формата — это и есть статусы. СЧФДОП соответствует статусу «1»,
ДОП — статусу «2».

Что отменили с 1 января 2026 года

Отдельный приказ и отдельная история. Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ (Минюст 26.02.2025 № 81378) признал утратившими силу два приказа от 30.11.2015:

• № ММВ-7-10/551@ — формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях;
• № ММВ-7-10/552@ — формат представления документа о передаче результатов работ, документа об оказании услуг.

С 1 января 2026 года обмениваться через оператора ЭДО документами по этим форматам нельзя. Практически это означает, что у тех, кто раньше отправлял через ЭДО электронную накладную или электронный акт как отдельные формализованные документы, осталось два пути: УПД по формату 5.03 либо неформализованный электронный документ.

Важное разграничение, которое в пересказах теряется. Отменены электронные форматы, а не сами документы и не их бумажные формы. Товарная накладная ТОРГ-12 из постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не отменялась — она, как все унифицированные формы, просто не обязательна с 2013 года. Акт тоже никуда не делся. Формулировка «с 2026 года отменили накладные и акты» неточна: отменили форматы их представления в электронной форме через оператора.

Что это значит для передаточных документов, которые раньше шли по отменённым форматам, разобрано на страницах про акт приёма-передачи и акт оказанных услуг. Как устроен обмен, когда товар движется постоянно, — в материале про ЭДО в розничной торговле.

• УПД — бланк (DOCX) — Бланк по форме, действующей с 1 апреля 2026 года: строка 5б, ОГРНИП для ИП, формулы для итогов и НДС, пояснения по каждому полю
• Образец: УПД со статусом «1» (DOCX) — Продавец на ОСНО, НДС 22% выделен, заполнена строка 5б под авансовый счёт-фактуру
• Образец: УПД со статусом «2» (DOCX) — Продавец НДС не предъявляет, реквизиты счёта-фактуры не заполнены

Файлы бесплатные, регистрация для скачивания не нужна.

Это главный практический вопрос по УПД, и ответ на него зависит от статуса. Разберём оба случая честно, включая тот, где мы помочь не можем.

Статус «1»: только квалифицированная подпись и только через оператора

УПД со статусом «1» является счётом-фактурой. Значит к нему применяется абзац 2 пункта 6 статьи 169 НК:
«Счёт-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации». Пункт 6 статьи 169 НК РФ

А пункт 9 той же статьи добавляет, что порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной подписи устанавливает Минфин. Этот порядок — приказ Минфина от 10.11.2015 № 174н, и он построен на обмене через оператора электронного документооборота.

Вывода два, и оба однозначные. Первый: неквалифицированная подпись здесь не подходит, никакое соглашение сторон этого не меняет — требование установлено Налоговым кодексом, а не договором. Второй: обойтись без оператора ЭДО тоже нельзя.

Если вы плательщик НДС и вам нужен УПД со статусом «1» — вам нужен ЭДО с контрагентами, а не разовое подписание. Это честный ответ, и мы не пытаемся продать вам не то.

Статус «2»: допустима неквалифицированная подпись, оператор не обязателен

УПД со статусом «2» счётом-фактурой не является. Это первичный учётный документ, и статья 169 НК к нему не применяется — там речь только о счетах-фактурах.

Работают другие нормы. Часть 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ: первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью — вид подписи норма не устанавливает. Часть 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ: документ, подписанный неквалифицированной подписью, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью, если это предусмотрено соглашением участников электронного взаимодействия.

Минфин эту логику подтверждал прямо. В письме от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456 о применении электронной подписи при подтверждении расходов сказано, что при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи при соблюдении требований закона № 63-ФЗ.

Значит УПД со статусом «2» можно подписать неквалифицированной подписью и обменяться им напрямую, без подключения к оператору. Чем закрепить соглашение о признании такой подписи — соглашением об ЭДО между контрагентами.

Одна оговорка, которую нельзя опускать

УПД со статусом «2», подписанный вне оператора ЭДО, будет неформализованным документом — то есть файлом, а не xml по формату ФНС. Между вами и контрагентом это ничего не меняет: документ действителен, расход подтверждает, в учёт идёт.

Но если налоговая истребует документ, представить его в электронном виде так, чтобы она приняла его машинно, не получится — понадобится скан-образ. Для разовых и нечастых отгрузок это несущественно. Если документооборот с этим контрагентом постоянный, формализованный обмен через оператора удобнее, и решать надо по объёму, а не по цене подписи.

Статус выбран не тот. Продавец на общей системе оформляет УПД со статусом «2» — покупатель не получает вычета НДС и требует переоформления. Или наоборот: продавец, который НДС не предъявляет, ставит статус «1» и заполняет строки со ставкой и суммой налога, которых у него быть не должно. Проверять статус — первое, что делают в бухгалтерии контрагента.
Строка 5б не заполнена при отгрузке в счёт аванса. Новая строка появилась только с 1 апреля 2026 года, и привычки её заполнять ещё нет. Между тем именно она связывает отгрузочный документ с авансовым счётом-фактурой, а без этой связи вычет по авансу приходится объяснять отдельно.
Взят бланк старого образца. Форма менялась дважды за полтора года: постановление № 1096 с 1 октября 2024 года и постановление № 26 с 1 апреля 2026 года. Бланк, скачанный до апреля 2026-го, не содержит строки 5б, а у бланков ещё старше могут быть неверные реквизиты для ИП. Дата редакции постановления указана в шапке формы — на неё и стоит смотреть.
УПД со статусом «1» пытаются подписать неквалифицированной подписью. Технически подписать можно что угодно, но счёт-фактура, подписанный не квалифицированной подписью, требованию абзаца 2 пункта 6 статьи 169 НК не соответствует, и вычет по нему покупатель защитить не сможет. Это ограничение не обходится соглашением сторон.

Речь именно про статус «2» — для статуса «1» нужен оператор ЭДО и квалифицированная подпись, об этом выше.

В Nopaper обе стороны подписывают документ с телефона. Инициатор загружает УПД, вторая сторона получает ссылку и подписывает. Выпуск подписи занимает около 90 секунд: ни токена, ни КриптоПро, ни визита в удостоверяющий центр. Личность подтверждается тестом на живость и фотографией паспорта с проверкой паспортных данных.
Подпись — усиленная неквалифицированная. Юридическую силу ей даёт часть 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ: документ, подписанный НЭП, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью, если это предусмотрено соглашением участников электронного взаимодействия. Соглашение подписывается при регистрации в сервисе.

Платит только инициатор. Вторая сторона подписывает бесплатно: ни подписки, ни заранее созданного аккаунта, ни договора с сервисом от неё не требуется. Для первичных документов это существенно — отгрузок в месяц может быть много, а контрагент, для которого это единственная поставка за год, подключаться к оператору не станет.

Кому это подходит. Продавцам, которые НДС не предъявляют, — им статус «1» и не нужен. Отгрузкам разовым контрагентам, с которыми нет смысла настраивать формализованный обмен. И тем, кто раньше отправлял электронную накладную по формату ММВ-7-10/551@: этот путь с 1 января 2026 года закрыт, и неформализованный документ с электронной подписью — одна из двух оставшихся дорог.

Из практики. IT-компания Artsofte из Екатеринбурга — больше 250 сотрудников, четыре продукта, digital-агентство — считала свои издержки бумажного оборота за год: бумага 60 000 ₽, почта и курьеры 480 000 ₽, картриджи 70 000 ₽, время менеджеров на пересылку и досылку 2 250 000 ₽. Около 2,86 млн ₽ в год, 360 кг бумаги и 8 кв. м архивов. Но самое дорогое в кейсе не деньги: компания попала в судебное разбирательство из-за того, что часть актов просто не нашлась. В кейсе речь про документооборот в целом, а не про УПД, — только УПД как раз и есть тот документ, который в такой ситуации требуют предъявить, и вся эта страница про то, чтобы он существовал, был правильно заполнен и подписан.