Товарная накладная ТОРГ-12: что это, образец, бланк и подписание онлайн

ТОРГ-12 «Товарная накладная» — унифицированная форма первичного учётного документа, утверждённая постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, код по ОКУД 0330212. Оформляет отпуск товара сторонней организации: продавец списывает товар, покупатель ставит его на учёт.
Форма не обязательна. Информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012: с 1 января 2013 года формы первичных учётных документов из альбомов унифицированных форм не обязательны к применению. Исключение — формы, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов, например кассовые документы; ТОРГ-12 к ним не относится.
Более того, часть 4 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ прямо говорит, что формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта. То есть вы вправе утвердить свою накладную — лишь бы в ней были обязательные реквизиты.
Почему тогда ТОРГ-12 применяют почти все. Три причины, и ни одна из них не про обязательность:

• её узнаёт бухгалтерия контрагента, и вопросов не возникает;
• она содержит все нужные реквизиты, ничего не надо придумывать;
• она есть во всех учётных программах.

Обратная сторона в том, что в ТОРГ-12 больше двадцати графов, и для простой отгрузки половина из них не нужна. Если ваши поставки однотипные, короткая своя форма удобнее — готовый бланк такой накладной есть в комплекте ниже.

Раз форма не обязательна, требования смещаются на содержание. Накладная — первичный учётный документ, значит работает часть 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ и семь реквизитов из неё:


Всё остальное в ТОРГ-12 — служебное и полезное, но не обязательное: коды по ОКПО и ОКДП, номер и дата транспортной накладной, количество мест, масса брутто и нетто, приложения.

Две графы, которые стоит заполнять всегда, хотя закон их не требует:

Количество мест, масса брутто и нетто. Это то, чем при споре проверяют, сколько товара реально уехало. Расхождение между суммой количеств по позициям и массой нетто — первое, за что цепляются.

Основание отпуска. Номер и дата договора или счёта. Накладная без основания подтверждает передачу, но не связывает её с обязательством, из которого передача выросла.

Здесь надо быть точным, потому что в публикациях этот сюжет передают в двух неверных крайностях: «накладную отменили» и «электронная накладная теперь только УПД».

Что произошло. Приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ (Минюст 26.02.2025 № 81378) признал утратившими силу два приказа от 30.11.2015: № ММВ-7-10/551@ — формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях, то есть формат электронной накладной, и № ММВ-7-10/552@ — формат документа о передаче результатов работ. Приказ вступил в силу 1 января 2026 года.

Как сформулировано ограничение. Сообщение ФНС: «С 1 января 2026 года налогоплательщики не смогут обмениваться через ОЭД электронными документами, составленными по форматам из приказов ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551 и N ММВ-7-10/552». Обратите внимание на «через ОЭД» — через оператора электронного документооборота.

Ограничение адресовано формализованному обмену по конкретным отменённым форматам, а не документу и не его бумажной форме. ФНС в разъяснениях отдельно указала, в каких ситуациях можно использовать неформализованные электронные и бумажные формы документов.

Три пути, которые остались.


Второй документ из отменённой пары форматов — акт передачи. Что изменилось для него, разобрано на странице акта приёма-передачи.

Если у вас движение товара постоянное и контрагенты одни и те же, формализованный обмен удобнее — это задача ЭДО с контрагентами; как он устроен в торговле, разобрано в отдельном материале.

Из таблицы видно главное: накладная и УПД со статусом «2» решают одну задачу. Разница в том, что у УПД остался формализованный формат, а у накладной нет.

Практический вывод неочевиден и важен. Если вам нужен машиночитаемый документ через оператора — берите УПД, даже когда счёт-фактура не нужен: для этого и есть статус «2». Если оператор не нужен, накладная проще: у неё меньше полей, и подписать её можно любой электронной подписью, о чём ниже.

В ТОРГ-12 четыре подписи, и путаница в них — самая частая причина, по которой накладная не работает в споре.

Со стороны поставщика три роли:

• «Отпуск груза разрешил» — руководитель или уполномоченное им лицо. Это распорядительная подпись: она подтверждает, что отгрузка санкционирована.
• «Главный бухгалтер» — подпись, подтверждающая, что операция отражена в учёте.
• «Отпуск груза произвёл» — тот, кто физически выдал товар: кладовщик, начальник склада.

Со стороны покупателя одна роль — «Груз получил», плюс в форме есть строка «Груз принял» для перевозчика или экспедитора, если товар передавался через него.

Три правила, которые стоит держать в голове.

Подпись получателя должна быть подписью уполномоченного лица. Кладовщик, водитель или менеджер без доверенности подтверждает физическое получение груза, но не согласие организации с составом и количеством. Если поставка новая или крупная, реквизиты доверенности стоит вписать прямо в накладную — в форме для этого есть строка.

Печать не обязательна. С 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печать, если её нет в уставе. Отсутствие оттиска на накладной само по себе ничего не порочит.

«Ответственный за правильность оформления» — не то же, что «отпуск произвёл». Первая роль про документ, вторая про товар. В короткой своей форме их можно объединить, в ТОРГ-12 они разведены, и заполнять надо обе.

Короткий ответ: любой, о которой вы договорились с контрагентом, включая неквалифицированную. Длинный ответ объясняет, почему это так, — и почему выдача отвечает иначе.

Накладная не является счётом-фактурой. Требование об усиленной квалифицированной подписи установлено пунктом 6 статьи 169 НК, и оно адресовано счёту-фактуре. К товарной накладной эта норма не относится — ни до 2026 года, ни после. Утверждение «электронная накладная подписывается только квалифицированной подписью», которое встречается у крупных сервисов, верно применительно к формализованному обмену через оператора, но неверно как утверждение о самом документе.

Что применяется вместо. Часть 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ: первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью — вид подписи норма не устанавливает. Часть 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ: документ, подписанный неквалифицированной подписью, признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью, если это предусмотрено соглашением участников электронного взаимодействия.

Минфин это подтверждал прямо. Письмо от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456 о применении электронной подписи при подтверждении расходов: при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи при соблюдении требований закона № 63-ФЗ.

Чем виды подписи отличаются друг от друга — в отдельном материале; чем закрепить соглашение о признании неквалифицированной подписи — соглашением об ЭДО между контрагентами.

Один минус, о котором надо знать заранее

Неформализованная электронная накладная — это файл, а не xml по формату ФНС. Для отношений с контрагентом это ничего не меняет: документ действителен, товар списывается и ставится на учёт, расход подтверждается.
Но если налоговая истребует документ, представить его машиночитаемо не получится — понадобится скан-образ, и процедура выйдет дольше, чем при формализованном обмене. Для разовых и нечастых отгрузок это несущественно.

Если документов десятки в месяц и с одними и теми же контрагентами, формализованный обмен через оператора удобнее.
Это честная развилка, и решать её надо по объёму документооборота, а не по стоимости подписи.

• Товарная накладная ТОРГ-12 — бланк (DOCX) — Бланк ТОРГ-12 по форме из постановления № 132: все графы, формулы для сумм, итогов и НДС
• Образец: заполненная ТОРГ-12 (DOCX) — Отгрузка партии крепежа, НДС 22%, сверяемые масса и количество мест
• Накладная по собственной форме — бланк (DOCX) — Короткая накладная по собственной форме — минимальный набор реквизитов по части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ

Файлы бесплатные, регистрация для скачивания не нужна.

Третий файл стоит отдельного слова. Раз форма ТОРГ-12 не обязательна и руководитель вправе утвердить свою, то компании с однотипными отгрузками незачем таскать за собой двадцать графов. Короткая накладная содержит только то, без чего документ не работает, — и именно она удобнее всего для неформализованного электронного обмена: меньше полей, меньше поводов для расхождений, и её проще читать на телефоне при подписании.

Чтобы своя форма заработала, её надо утвердить — приказом руководителя либо приложением к учётной политике. В файле есть готовая формулировка приказа.

Количество по позициям не сходится с массой и числом мест. Самая заметная ошибка и самая частая: графы «масса нетто», «количество мест» и суммарное количество по позициям заполняют независимо друг от друга. В споре несходящаяся арифметика ставит под сомнение весь документ, а не одну строку.
Груз принял человек без полномочий. Подпись кладовщика или водителя без доверенности подтверждает, что коробки приняли, но не что организация согласна с составом поставки. Для новых контрагентов реквизиты доверенности стоит вписывать в накладную.
Нет основания отпуска. Накладная без номера и даты договора или счёта подтверждает передачу, но не привязывает её к обязательству. При взыскании оплаты эту связь придётся доказывать отдельно.
Электронную накладную пытаются отправить через оператора по старому формату. С 1 января 2026 года это не работает: формат из приказа № ММВ-7-10/551@ отменён. Через оператора идёт либо УПД по формату 5.03, либо ничего; а вне оператора — неформализованный документ с электронной подписью.

Накладная подписывается там, где товар переходит из рук в руки: на складе, на погрузке, у машины. Это и есть причина, по которой её печатают в самых неудобных местах, — а с 2026 года это ровно тот документ, который проще всего перевести в электронный вид без подключения к оператору.

В Nopaper обе стороны подписывают с телефона. Инициатор загружает накладную, вторая сторона получает ссылку и подписывает. Выпуск подписи занимает около 90 секунд: ни токена, ни КриптоПро, ни визита в удостоверяющий центр. Личность подтверждается тестом на живость и фотографией паспорта с проверкой паспортных данных.
Подпись — усиленная неквалифицированная, и для накладной этого достаточно: она не счёт-фактура, требование пункта 6 статьи 169 НК к ней не относится. Юридическую силу даёт часть 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ — документ, подписанный НЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью при наличии соглашения участников электронного взаимодействия. Такое соглашение подписывается при регистрации в сервисе.

Платит только инициатор. Вторая сторона подписывает бесплатно: ни подписки, ни заранее созданного аккаунта. Для накладной это решает главную проблему разовой поставки — контрагент, у которого одна отгрузка за год, подключаться к оператору не станет, а подписать документ по ссылке согласится.

Из практики. Автодилер «Боравто» выкупает автомобили у физических лиц и оформляет документы прямо у машины. До перехода на электронное подписание это занимало около 30 минут, а в машинах сопровождения приходилось держать мобильные принтеры. Клиент называет и внешние издержки: в марте 2022 года бумага подорожала вчетверо, картриджи вдвое, стоимость документооборота выросла в полтора раза. После перехода подписание занимает 3–5 минут, принтеры больше не нужны. В кейсе выкупают автомобили у физлиц — это не поставка, и накладную там не оформляют. Но узкое место то же самое: документ на передачу нужно подписать двоим там, где вещь физически меняет владельца, и печатать его в машине или на складе — самая дорогая часть процесса.