ЭДО в строительстве

Строительство — это один из наиболее сложных видов бизнеса, который требует чёткой организации во всех сферах, включая делопроизводство. Внедрение электронного документооборота может значительно его упростить, а значит сократить сроки и стоимость строительства.

Процесс строительства включает проектирование, экспертизу и согласование документации, юридическое оформление строительных работ, поставки материалов и оборудования, а также работу с контрагентами. Каждый из этих этапов связан с большим объёмом документов. Это определяет специфику документооборота в строительстве

• строительные компании имеют дело с множеством контрагентов и подрядных организаций, таких как заказчики, проектировщики, органы власти, поставщики материалов, транспортные компании, подрядчики;
• строительная документация разнообразна — от проектов и смет до планов и чертежей, заявок на поставку материалов, актов приема-передачи;
• часто требуется согласование изменений в процессе строительства, которые должны быть выполнены быстро;
• строительные процессы контролируются государственными и муниципальными органами;
• существует сложный процесс приёмки выполненных работ на разных этапах строительства.

Ведение большого объема документов в бумажном виде требует больших затрат на их оформление, печать и передачу, а также человеческих ресурсов. Эти затраты снижаются с помощью электронного документооборота, что ускоряет и удешевляет строительство.

При работе с документами в строительстве и заказчик, и подрядчик постоянно вносят изменения, из-за чего их приходится постоянно пересылать контрагенту. Это увеличивает затраты, а сотрудники сталкиваются с дополнительной нагрузкой.

В результате заказчик не может полностью оценить ход строительства, а подрядчик — вовремя отправить закрывающие документы. Это приводит к просрочкам и расходам со стороны подрядчика, поскольку заказчик не будет оплачивать невыполненную работу.

Электронный документооборот позволяет быстро вносить правки в документы и отправлять их контрагенту. Использование ЭДО делает процесс согласования прозрачным и понятным для всех сторон.

Строители могут вести в электронном формате документы, связанные с закупкой строительных материалов и закрытием строительно-монтажных работ.

• Счёт-фактура и УПД.
• Акт по форме КС-2 (о приёмке выполненных работ).
• Справка о стоимости выполненных работ КС-3.
• Спецификации, сметы, отчёты, заказы.

Подписать исполнительную документацию в ЭДО можно двумя способами:

• при помощи КЭП на токене. Это КЭП юрлица, сертификат которой выдан не позднее сентября 2023 года.
• при помощи КЭП физлица и машиночитаемой доверенности (МЧД).

Каковы преимущества внедрения ЭДО в строительной организации:

• Экономия времени на оформлении документов, так как нет необходимости возить их на строительную площадку или в офис, а также заниматься отправкой почты.
• Удобство при работе с региональными подразделениями и партнёрами.
• Освобождение сотрудников от рутины для сосредоточения на основных задачах.
• Упрощение процедуры согласования и исправления документов.
• Снижение нагрузки на руководство благодаря выпуску электронной подписи ключевым сотрудникам, которые смогут подписывать документы от лица руководства.
• Быстрое заключение договоров и предотвращение спорных ситуаций.
• Экономия на бумаге и оргтехнике за счёт автоматизации.
• Возможность настроить маршрут согласования для автоматического оборота документов между сотрудниками.

Внедрение электронного документооборота влияет на все процессы в строительной компании. Например, находясь непосредственно на стройплощадке, прораб может оперативно получить от проектировщика чертежи с актуальными уточнениями.
Объекты сдаются быстрее и проще, расчёты с подрядчиками проводятся своевременно, что минимизирует финансовые риски, поддерживает хорошие отношения с контрагентами и улучшает имидж компании на рынке.

Чтобы обмениваться документами с контрагентами быстро и удобно, попробуйте сервис для обмена документами Nopaper. Вот главные преимущества нашего решения:

1. готовый коннектор 1С для работы из вашей учетной системы;
2. юридически значимый документооборот;
3. все виды электронной подписи;
4. документы всегда под рукой и хранятся бессрочно;
5. поддержка за 1 минуту от отдела заботы о клиентах.

Сервис имеет удобное и быстрое мобильное приложение, в котором можно вести как внешний документооборот с контрагентами, так и внутренний — с сотрудниками.
Подробнее о Nopaper читайте здесь.