Суд из-за акта, полмиллиона ежегодных расходов и беготня с бумажками — как мы решили перейти на электронный документооборот

И почему это больно, даже если ты сам разработал себе сервис для обмена документами. Кейс IT-компании Artsofte

Компания работает с 2002 года. Мы начинали с веб-разработки и штата в несколько человек, но за девятнадцать лет выросли в большую команду: у нас четыре IT-продукта и каждый работает как самостоятельный бизнес с командой 40-50 человек, digital-агентство и единая управляющая компания, в которой на всю группу работают юристы, бухгалтеры, офис-менеджер, системные администраторы
и специалисты по кадрам.

Чтобы понять нашу проблему и боль, вы должны узнать, кто и с какими документами у нас работал.

1. Внутренние документы и кадровый документооборот.Мы работаем 100% в белую, поэтому с каждым сотрудником подписываем документы. Это трудовой договор, приказы, заявления на отгул или отпуск, ознакомление с внутренними регламентами. В этом участвует бухгалтерия, отдел кадров, директор компании Николай Адеев и каждый сотрудник Артсофте.


2. Сдача отчётности в ФНС.

Её оформляет бухгалтерия, подписывает Николай Адеев.

3. Внешние документы, которые регулирует взаимные обязательства
с другими компаниями

Оформление отношений с клиентами, совместные проекты с партнёрами, заказы у подрядчиков (полиграфия, участие в конференциях, доставки для офиса). С такими документами работает управляющая компания — проводит юридическую проверку, взаиморасчёты, отправку документов. Подписывает их Николай Адеев.

А курируют весь процесс сотрудники, в рамках проектов которых эти документы возникают — руководители проектов, менеджеры по продажам и аккаунтингу, маркетологи. Это уже не все 250+ сотрудников, но примерно 80-100 человек в компании.

В основном все несут свои документы офис-менеджеру, тот их складывает в стопочку, директор разом подписывает, и потом офис-менеджер разбирает, что куда вернуть и куда отправить на подписание. По каждому документу решают, насколько он срочный, и отправляют курьером или по почте. Часть документов идёт через бухгалтера и юристов.

С сотрудниками договоры, приказы, заявления — все подписывают кадры. Тех, кто работает из дома, просят зайти и подписывают с ними сразу стопку документов. Потом подписывают у директора, и при следующем подписании отдают сотрудникам их экземпляры.

При работе с клиентами и подрядчиками бывает, что нужно срочно что-то подписать, а директора может не быть в офисе, городе или стране. На этот случай у нескольких людей есть доверенность, и они могут подписывать документы от лица компании — для каждого бизнес-юнита это отдельный человек.

Срочный документ подписать сложно и доверенности эту проблему не решают — все равно в конкретный момент подписание зависит от того, где находится директор или человек с доверенностью. И легко может оказаться, что они оба уехали на конференцию в Азию или в командировку в Москву, или кто-то уехал, а кто-то заболел.

Сама задача на оформление документов с подрядчиками для сотрудников выглядит так: получить договор, поставить задачу на офис менеджера, чтобы там распечатали договор и положили на стол директору, просить офис-менеджера попросить директора, чтобы он подписал документ, искать его самому, если это срочно.

Если не очень срочно — сотрудник должен помнить о договоре, напоминать офис-менеджеру, чтобы после подписания получить скан и отправить контрагентам.

Потом отправляется оригинал, и сотрудник должен узнавать, а пришли ли оригиналы документов. Так никто не делает, поэтому через полгода начинаются сюрпризы из бухгалтерии, что не хватает оригинала договора или нет кучи актов.
​
Это отнимает время у специалистов, которые должны заниматься другими делами — продавать, следить за проектом, контролировать качество услуг подрядчиков, мероприятия проводить.

Мы посчитали, во сколько нам обходится документооборот

— 60 000 рублей в год на бумагу.
​
— 480 000 рублей в год на почтовые и курьерские доставки.
​
— 70 000 в год на картриджи для принтеров.
​
— 2 250 000 рублей в год стоит время сотрудников-менеджеров, которые возятся с подписанием документа.
​
Затраты на документооборот в год

— 8 квадратных метров офиса занимают шкафы с папками и архивами.
​
— Весь декабрь бухгалтерия ищет акты, которых не хватает.
​
— Мы переводим 360 килограммов бумаги в год.

1. Однажды из-за отсутствия актов мы проиграли в суде.
Один из заказчиков проходил процедуру банкротства, а арбитражный управляющий подавал заявки на возврат средств всем компаниям, у которых формально оставались задолженности или невыполненные работы. Мы свою работу сделали, но первичка затерялась. Так что суд был не на нашей стороне. Чтобы такого не происходило, документооборот должен быть оптимизирован.

2. Работа с документами нас тормозит.
Бывают срочные задачи, в которых нужны подписанные документы,
а подписать не получается. Менеджер отвлекает директора, всех трясет, уговаривает подрядчиков пойти на встречу или переносит активности. И все из-за какой-то бумажки.

3. Мы не против тратить деньги на развитие, на крутые проекты, на что-то классное.
Но тратить их на то, из-за чего все страдают, работа буксует, а мы потом в судах проигрываем — это глупо. Мы так не любим.

4. Мы социально ответственная компания.​
У нас есть благотворительные проекты, мы стараемся не только строить бизнес, но и оставаться хорошими людьми. Поэтому переводить бумагу без необходимости нам кажется неправильным. Она могла бы стать стаканчиком или пакетом, а не лежать у нас в шкафу.

— Подписание документов будет моментальным, или как минимум сократится от недели до одного дня.
​
— Все документы будут сразу у нас, ни один акт больше не потеряется.
​
— Работа с документами станет проще. Сотрудники будут тратить на нее в 4 раза меньше времени. Не юристы и бухгалтеры, а те, кто работает с подрядчиками.
​

— Мы сэкономим на бумаге и обслуживании принтеров, а еще освободим место от архивов. Но это скорее бонус.

1. Решить, какую часть документооборота хотите перевести в электронный формат — с кем именно обмениваться документами?

Чтобы наладить обмен документами с контрагентами потребуются одни системы и затраты, а чтобы с госорганами — другие.

2. Сколько готовы на это тратить.

Есть системы, которые нужно внедрять и настраивать. Есть разные типы подписи, и чтобы выпустить КЭП — всем, кому вы ее будете выпускать надо будет съездить в удостоверяющий центр и заплатить за подпись 1500 рублей.

А потом еще оплачивать саму систему ЭДО. Посчитайте, сколько вы сейчас тратите — на бумагу, обслуживание техники и доставку/почту. Так и поймете, сколько готовы заплатить за ЭДО. Наш лимит — 3 миллиона, но хотелось бы, конечно, раз в 10 меньше.

3. Подумайте о тех, с кем вы будете подписывать документы — на какие из решений вы сможете их убедить. 

Если большинство ваших клиентов не используют электронный документооборот, то вам нужно выбрать систему, к которой им будет проще всего подключиться и подписывать с вами документы бесплатно. Если они используют ЭДО, но такое, которое не подходит вам — учитывайте это при подборе.
В некоторых случаях удобно комбинировать системы ЭДО, просто надо посчитать, насколько вам это выгодно.

Глобально системы ЭДО делятся на три типа:

— для внутреннего документооборота
​
— для внешнего документооборота (контрагенты)
​
— для подачи документов в госструктуры

Сервисы могут сочетать в себе и все три типа. В основном, те, что подходят для работы с госорганами, подходят и для работы с контрагентами — Диадок, СБИС, Такском.

Но с ними есть проблема — чтобы использовать эту систему, ваш контрагент должен уже использовать ЭДО. Или ту же систему, что и вы, или ту, с которой у нее есть роуминг, то есть между ними возможен обмен документами.

Если же контрагент работает на бумаге, он не будет ради вас подключаться к такой системе, ведь ему придется в ней разбираться, выпускать подпись, ехать в удостоверяющий центр, платить за подпись от 1500 рублей.

Если компания еще не оценила свои издержки на документооборот, и не прошла путь отказа от бумаги, ей будет проще отказать вам и заплатить за доставку, чем все это.

Через него бухгалтер подает отчетность в ФНС, и с некоторыми контрагентами мы стали обмениваться документами электронно.

Но глобально наши проблемы это не решило:

— Директору нужно было подписывать документы через бухгалтера
или ехать выпускать себе квалифицированную подпись в офис. В момент подписания этого делать не будешь, а после уже не до этого.

— С большинством контрагентов документооборот оставался бумажным, потому что для них был сложным порог вхождения.

— С сотрудниками мы не могли перевести документооборот в этот сервис. Слишком сложно выдать квалифицированную подпись каждому сотруднику.

А раз мы IT-компания, мы решили сами его сделать

Наши партнеры, компания SafeTech, разработала безопасную технологию мобильной подписи. Так подпись хранится прямо в смартфоне, и подписывать документ можно телефоном. Как оплата по Touch-ID, только подпись.

Мы работали с SafeTech над проектами для банков, и у нас родился совместный продукт для документооборота. Мы поняли, что можем сделать его проще и удобнее для работы с физлицами, предпринимателями, самозанятыми и другими компаниями.

— Сделать ставку на неквалифицированную подпись. Ее достаточно для работы с контрагентами, а выпускается она гораздо проще, при этом технологически мы можем сделать ее безопасной.

— Сделать документоборот мобильным — подпись хранится в смартфоне, поэтому директора компаний смогут подписывать документы одним кликом в приложении из любой точки мира. Им не нужен ни компьютер, ни флешки, ни принтер. Только смартфон.

— Сделать сервис простым и понятным для всех, чтобы разобраться в нем можно было за пару минут. И за столько же выпустить подпись. Онлайн, сидя на диване.

Так мы создали еще один продукт — Nopaper. Мы увлеклись, и, конечно, сделали его не только для себя, а чтобы поставлять на рынок. Так что пока мы не сэкономили.

Nopaper — это сервис для электронного документооборота со встроенной мобильной подписью. В нем подпись выпускается бесплатно и онлайн, документы подписываются одним кликом в телефоне, а для работы с документами есть веб-версия.

— Мобильность. 
Подпись в телефоне, можно подписать документы из командировки, из дома, из машины.

— Юридическую значимость. 
Другие сервисы с тем же уровнем мобильности не проходили юридическую проверку — то, что они предлагали, не попадало под действие закона об «Электронной подписи», и не могло считаться юридически-значимым подписанием.

— Низкий порог вхождения.
Ни директору, ни сотрудникам, ни контрагентам не нужно никуда ехать, чтобы выпустить подпись.

Ну и что нам важно — чтобы контрагенты не должны были ничего платить, когда мы отправляем им документы на подпись. То есть для другой стороны все максимально просто — скачал, ввел свои данные, выпустил подпись, нажал на кнопку «Подписать». Все.

Мы используем Nopaper для работы с контрагентами и частичной автоматизации кадрового документооборота. Для формализованного ЭДО и обмена документами с ФНС он пока не подходит. Но это пока.

Оказалось, что внедрить ЭДО сложно, даже если вы сами разработали продукт, вы в него верите, и все очень его любите. Вас все равно ждет:

1. Сопротивление сотрудников.

Это классика. При всей лояльности команды, в компании есть разные люди, и не все из них одинаково заинтересованы во внедрении новых подходов, даже если желают успеха самому продукту. Одно дело пропагандировать перемены, и другое — меняться самому. Это нормально.

Чтобы справиться с сопротивлением есть два средства: отсутствие выбора и понимание, для чего все это делается. Иногда людям нужно просто объяснить причины и цели, ведь в конце концов, это делается
и в их интересах. Именно сотрудникам потом не придется ни за кем бегать, караулить оригиналы документов, собирать акты в январе.

2. Сопротивление контрагентов.

Пока что у нас получается переводить на Nopaper 4 из 10 контрагентов. Мы продолжаем работать над сервисом, чтобы максимально снизить порог вхождения — контрагентам нужно только скачать приложение и за пару минут выпустить подпись, не нужно ничего платить или настраивать.

Нельзя подстроиться под всех, некоторые компании не хотят переходить на новые форматы работы, где-то нужно тратить время, чтобы их убедить. Но лучше потратить 15 минут и убедить их один раз, чтобы потом годами подписывать документы онлайн, чем с каждой бумажкой стоять по часу на почте. Или платить тому, кто там стоит.

Пока рано говорить, как именно мы преодолеем эти сложности.
Мы внедряем ЭДО всего пару месяцев и не все в компании еще успели понять, что вообще происходит.
Но мы верим, что с развитием рынка ЭДО станет обязательным.

Бумаги это архаизм.

— Как проходит внедрение ЭДО?
​
— Каких еще сложностей стоит ждать?
​
— И что важно учесть, чтобы все получилось?

Мы пока сами до конца не знаем, но пробуем на себе. И расскажем об этом в следующей части истории.