КЭДО для строительных организаций: как Nopaper ускоряет процесс?

Оформление одного рабочего на стройку обычно занимает 2-3 часа: подготовка документов, согласования, подписание. Если объект находится в другом городе, процесс может растянуться на несколько дней. Это снижает управляемость и увеличивает нагрузку на кадровую службу.

В этой статье разберём, как с помощью системы электронного кадрового документооборота (КЭДО) от Nopaper компания может оформить сотрудника за 10 минут. Рабочие подписывают документы на смартфоне, а кадровый отдел контролирует процессы в одной системе.

Компании, которые не используют современные технологии и инструменты в своей работе, теряют время, деньги и специалистов.
Мы собрали основные проблемы, с которыми сталкиваются компании при бумажном документообороте.

Даже если при найме сотруднику не составит труда сегодня заехать в офис для подписания трудового договора, а завтра выйти на строительный объект, то проблемы возникают в процессе работы. Сотрудник вынужден покинуть объект в рабочее время и поехать в офис, чтобы подписать приказ или заявление на отпуск, а затем снова вернуться на рабочее место. Подписание нескольких бумажек может занять 2–4 часа.

А если офис кадровой службы находится в другом городе, то и с приёмом на работу возникает проблема — сотрудник не может оперативно подписать трудовой договор. Компания тратит ресурсы на доставку документов, рискует потерять оригиналы и задерживает выход работника на объект.

Доставка документов курьером или почтой стоит в среднем 1–2 тысячи рублей. В месяц может быть десятки отправок. Это превращается в значимую статью расходов.

Большинство документов заполняются вручную. Из-за ручного оформления документов возникают ошибки в ИНН, паспортах и датах. Такие ошибки приводят к юридическим спорам или штрафам. Особенно часто это происходит при массовом найме.

Когда документы передаются между офисом и строительным участком, сложно отслеживать их статус. Задержки в подписании трудовых договоров мешают сотруднику вовремя приступить к работе и также грозит штрафом для компании. Это замедляет старт проекта и увеличивает расходы.

Nopaper — система электронного документооборота, функционал которой адаптирован под требования трудового законодательства и помогает обмениваться документами удаленно.

Как Nopaper решает проблемы бумажного документооборота

Подписание на смартфоне

Рабочий получает документы в мобильном приложении и подписывает их через неквалифицированную электронную подпись (НЭП). А значит, не нужно ехать в офис или ждать доставку.

Автоматическое заполнение данных

ФИО, паспортные данные, даты — подставляются автоматически. Это снижает вероятность ошибок и упрощает проверку документов.

Электронная подпись без визита в УЦ

Подпись для сотрудника выпускается через Nopaper. Для этого достаточно паспорта и телефона. Посещать удостоверяющий центр не требуется.

Контроль статусов

Система отправит уведомление, если вам пришёл документ на подпись.

Централизованное хранение

Все документы находятся в облачном архиве и доступны в любое время в личном кабинете. При проверке их можно быстро найти и предоставить.

Сокращение времени оформления сотрудников

Система Nopaper сокращает время оформления новых работников с нескольких дней до 10 минут благодаря дистанционному подписанию трудовых договоров и автоматизации документооборота.

Автоматизация рутинных операций

С помощью Nopaper вы можете:

• создавать документы на основе юридически проверенных шаблонов;
• использовать автозаполнение данных сотрудников;
• настраивать маршруты согласования.

Кадровый отдел освобождается от бумажной волокиты и может сосредоточиться на стратегических вопросах, таких как подбор квалифицированных специалистов и оптимизация рабочих процессов.

Минимизация ошибок в документах

Использование шаблонов исключает ошибки при заполнении данных. Например, ИНН, паспортные данные и даты рождения переносятся в документы без повторного ввода, что снижает риск юридических споров и штрафов за некорректные данные.

Готовность к проверкам контролирующих органов

Все документы хранятся в облаке. Это гарантирует оперативное предоставление данных для инспекций ГИТ, налоговой или аудиторских проверок. Долгосрочное архивное хранение (до 75 лет) соответствует нормативным требованиям, исключая риски утери или порчи бумажных архивов.

КЭДО упрощает оформление сотрудников, помогает экономить время и ресурсы, ускоряет выход рабочих на объекты. Оставьте заявку на демо-доступ — покажем, как система работает и как быстро можно запустить её в вашей компании.