Почему компании переходят на КЭДО: 5 ключевых преимуществ для бизнеса

Бумажные документы теряют актуальность. В эпоху, когда удалённая работа и гибкие графики стали нормой, плюсы Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО) становятся неоспоримыми. Это не только удобство для HR-отделов, но и повышение эффективности бизнеса. Так зачем тратить время и деньги на бумагу, если можно автоматизировать процессы?

Давайте разберёмся, какие преимущества КЭДО действительно помогают компаниям двигаться вперёд.

Ощутимый плюс КЭДО — значительная экономия времени и трудозатрат. Оформление кадровых документов — трудовые договоры, заявления на отпуск или приказы — можно делать буквально в несколько кликов. При этом исчезает потребность в физическом хранении документов и постоянных пересылках между отделами. Даже если HR и руководитель находятся на разных концах страны, они могут согласовать все необходимые вопросы за считанные минуты.

Факты из практики:

• Сотрудники подписывают документы за один день
• Время подписания документов сокращается с 45 дней до 5 минут

Но важно помнить, что определённые документы, например приказы об увольнении или акты о несчастных случаях, пока ещё требуют бумажной формы. Эти исключения пока остаются, но законодательство постепенно движется в сторону полной цифровизации.

Бумага, картриджи, архивы, курьеры… Сложно подсчитать, сколько ресурсов тратится на обслуживание бумажных кадровых процессов. Один из ключевых плюсов перехода на КЭДО — это снижение всех этих расходов.

Нет необходимости в аренде мест для хранения архивов или пересылке документов по почте. Электронные документы надёжно хранятся в системе, а доступ к ним можно получить в любой момент.

Наши заказчики собирают документы со всех филиалов по России за 15 минут, что полностью убирает затраты на логистику и бумажные архивы.

В мире, где все процессы стремительно автоматизируются, кадровый документооборот не должен быть исключением. Вместо того чтобы вручную проверять каждый документ, система сама следит за этапами согласования, отправляет уведомления сотрудникам и собирает подписи. Это значительно снижает риск ошибок и «человеческого фактора», а любой документ можно найти за 2-3 минуты.

Преимущества кадрового электронного документооборота особенно ценны для компаний с большими штатами, где каждый день оформляется огромное количество документов.

Плюсы КЭДО для сотрудника неоспоримы: все документы доступны онлайн, без необходимости приходить в офис. Это особенно актуально для удалённых сотрудников или тех, кто работает в разных регионах. Любой документ можно подписать из дома, на отдыхе или даже в командировке.

А с точки зрения HR — это еще и способ удержания талантов, так как современным специалистам важна гибкость и комфорт.

Когда речь заходит о персональных данных, никакие компромиссы недопустимы. Преимущество КЭДО для сотрудников и компаний заключается в повышенной безопасности. Электронные документы защищены цифровыми подписями и шифрованием, доступ к ним строго контролируется. Это минимизирует риск утечки информации и защищает бизнес от юридических и финансовых потерь. К тому же, в отличие от бумажных документов, электронные версии не теряются и всегда доступны.

Преимущества КЭДО уже говорят сами за себя: автоматизация, экономия, безопасность и удобство. Но как сделать этот переход? Это проще, чем кажется. Специализированные решения легко интегрируются в уже существующие системы, а сотрудники быстро обучаются работе в новой среде.

Хотите сократить затраты и повысить эффективность? Напишите нам, и мы поможем внедрить КЭДО, подходящее именно для вашего бизнеса.

Оставьте заявку, чтобы посмотреть сервис и задать вопросы о внедрении КЭДО → https://nopaper.ru/kedo/