Электронный документооборот для автомобильного бизнеса

Бумажный документооборот — вроде бы надёжно, но тормозит всё: продажи, обслуживание, работу с поставщиками. Электронный документооборот (ЭДО) помогает ускорить процессы, расширить географию клиентов и упростить клиентский путь.

В этой статье разберем какие документы уже переводит автобизнес в ЭДО и какие результаты от этого получает.

Автосалон — это десятки операций каждый день. Менеджеры оформляют договоры купли-продажи, страховки, сервисные документы, акты приёмки.

И бумажный документооборот тянет за собой цепочку сложностей:

• Владельцу машины нужно приехать в офис, для заключения сделки.
• Для подписания сервисных  документов нужна подпись владельца, а ведь порой машину в сервис может привезти друг, жена владельца.
• В бумажных документах очень часто возникают ошибки: в фамилиях, номерах и так далее. И каждая ошибка это перепечатывание документа.
• Нужно выделять помещение под архивы для документов.

Например, сотрудники автодилера «Боравто» после осмотра автомобиля с клиентом просили продавца автомобиля приехать в офис для заключения сделки или возили с собой мобильные принтеры. Это было неудобно и поэтому компания задумалась о цифровизации документооборота.

ЭДО в автосалоне — это про скорость, удобство и контроль.

Основные преимущества ЭДО в автосалоне:

• Прозрачность. Все документы в личном кабинете сотрудника. Легко отследить статус: кто уже подписал документ, кто ещё согласовывает. А все подписанные документы под рукой.

• Законодательное соответствие. Электронные документы приравниваются к собственноручным для этого их нужно подписать электронной подписью.

Для большинства документов подходит неквалифицированная электронная подпись (НЭП), она позволяет определить кто и когда подписал документ, и обеспечить его неизменность после подписания.

• Ускорение подписания. Электронные документы можно подписать в смартфоне и для этого не нужно ехать в автосалон.

Например, в результате внедрения сервиса Nopaper «Боравто» сократил процесс между просмотром автомобиля и подписанием документов. Документы оформляются прямо у капота за 5 минут. Клиенту не нужно никуда ехать и устанавливать приложения на телефон — всё происходит на служебном устройстве: телефоне или планшете сотрудника компании.

Цифровизация не обязательно начинается с всего и сразу. Можно начать с простого: перевести в ЭДО самые частотные документы.

• Договоры купли-продажи.
• Акты приёма-передачи.
• Договоры страхования.
• Сервисные книжки.

Также можно перевести в ЭДО и документы с сотрудниками: заявления, приказы.

В Nopaper вы можете подписывать документы со всеми: клиентами. контрагентами и сотрудниками.

Скорость. Время — главный ресурс. Чем быстрее подписан документ — тем быстрее закрыта сделка, оформлена машина, получены деньги.
Экономия. Меньше печати, меньше бумаги, меньше курьеров и хранения.
Безопасность. Электронные документы сложнее подделать или потерять чем бумажные. И для них хранения не нужно выделять отдельные помещения.
Интеграция. ЭДО легко встраивается в учётные системы. Сотрудники смогут формировать и подписывать документы в привычном интерфейсе.
Увеличение клиентской базы. Благодаря ЭДО менеджеры смогут быстрее подписывать документы, а значит, обслуживать больше клиентов за тоже время. А клиенты смогут подписывать документы из любой точки мира.

В автобизнесе всё крутится вокруг скорости и доверия. Чем меньше бумажной рутины — тем быстрее работают менеджеры, тем больше довольных клиентов.

Сервис Nopaper помогает автосалонам перейти на ЭДО без боли. Всё просто: подключение за 1 день, обучение сотрудников, техподдержка.

Хотите ускорить подписание документов как «Боравто» — напишите нам.