Кадровый электронный документооборот

В nopaper можно подписать 99% документов: договоры, акты, счета и любые документы, для которых по закону достаточно усиленной неквалифицированной подписи.

Посмотрите примеры документов, которые вы можете подписывать в Nopaper. Их очень много и мы технически не можем перечислить все. Если вашего типа документа нет в списке — напишите нам, мы проконсультируем.

Да. Когда вы подписываете документы через Nopaper, вы наделяете их той же юридической силой, как когда подписываете собственноручно.

Подпись в Nopaper создаётся в результате криптографического преобразования — шифрования информации и содержит средства электронной подписи. Это позволяет определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки.

Поэтому подпись Nopaper является усиленной неквалифицированной подписью, сокращенно — НЭП (п. 3 ст.5 закона «Об электронной подписи»).

Согласно п. 2 ст.6 указанного закона, документы, подписанные НЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно.

То же самое говорится и в гражданском кодексе Российской федерации (ГК РФ), а именно: письменная форма сделки считается соблюденной при использовании сторонами аналога собственноручной подписи (ст. 160 ГК РФ). Этим аналогом и является электронная подпись, в том числе НЭП.

Есть дополнительное требование, чтобы документы, подписанные НЭП, имели юридическую силу: способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи (ст. 6 закона «Об электронной подписи», ст. 160 ГК РФ).

Это значит, что для использования электронной подписи вы должны зафиксировать, что именно будет являться актом подписания и согласовать это с контрагентом.

Nopaper учитывает данное требование:

1) при регистрации вы присоединяетесь к оферте — пользовательскому соглашению, в которой использование подписи nopaper признаётся аналогом собственноручной подписи;

2) до обмена документами с контрагентами вы заключаете с ними Соглашение о правилах использования подписи и взаимном признании её юридической силы.

В Nopaper вы получаете Усиленную Неквалифицированную Электронную Подпись. Удостоверяющий центр для этого не требуется (ст. 5 63-ФЗ). Подпись формирует специальная программа с использованием криптографических алгоритмов.

Да, документы, подписанные nopaper, имеют юридическую силу и принимаются налоговыми органами, а также иными государственными органами (с учетом исключений, требующих обязательного применения квалифицированной электронной подписи либо оформления документов в бумажном письменном виде). Единственный документ во взаимоотношениях с налоговой, требующий наличия квалифицированной электронной подписи, — электронные счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). Все прочие документы в отношениях с контрагентами могут быть подписаны неквалифицированной электронной подписью и будут приняты налоговыми органами.

Для выпуска электронной подписи необходимо проверить личность человека и его паспортные данные. Сервис осуществляет проверку данных на их корректность и валидность, и выдает электронную подпись.

Сервиc работает в соответствии с 152-ФЗ «О защите персональных данных». Все сервера сертифицированы в соответствии с законодательством, а средство мобильной электронной подписи имеет нотификацию ФСБ «о характеристиках шифровальных (криптографических) средств». Вы можете быть полностью уверены, что ваши персональные данные под надежной защитой.

Есть. В ней вы можете посмотреть документы в привычном формате, скачать их на устройство или загрузить в сервис. Подписать документы или получить электронную подпись можно только в мобильном приложении Nopaper, так как она будет храниться прямо в смартфоне.

Для подписания кадровых документов в сервисе Nopaper сотрудник может использовать:

• Мобильную НЭП — сотрудник бесплатно выпускает подпись в приложении Nopaper, она привязана к смартфону. Этот вид подписи самый безопасный, потому что доступ к подписи есть только у владельца смартфона через приложение Nopaper. При удалении приложения, подпись удаляется.
• СМС-подпись — облачная НЭП, выпускается бесплатно кадровым специалистом прямо в 1С: ЗУП, для подписания документов сотрудник использует смс-код, отправленный на его смартфон.
• КЭП на токене — платная подпись, оформляется сотрудником самостоятельно в удостоверяющем центре, используется кадровыми специалистами для подписания трудового договора со стороны работодателя, а также для подписания любых других документов.
• Мобильная КЭП Mydss — платная подпись, оформляется сотрудником самостоятельно через приложение Nopaper, можно подписывать любые документы.

Для доступа к документам со смартфона или для выпуска мобильной усиленной электронной подписи НЭП. Эта подпись хранится в приложении и привязана к смартфону, поэтому она самая безопасная — доступ к подписи есть только у владельца смартфона, а при удалении приложения, удаляется и подпись.