Электронная подпись — мощный инструмент, и обращаться с ней нужно так же ответственно, как с паспортом. Вот правила безопасного использования электронной подписи, которые защитят вас от мошенников.
Правило 1: Никогда не передавайте ЭП другим лицамДаже доверенному бухгалтеру, даже «на минутку». С тем же успехом можно отдать свой паспорт. Если нужно делегировать подписание — оформите машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы сотрудник подписывал документы своей личной ЭП и нёс за это персональную ответственность.
Правило 2: Используйте надёжный парольУстановите сложный пароль на токен, телефон и компьютер, где хранится подпись. Не используйте простые комбинации вроде «123456» или дату рождения. Пароль должен содержать буквы, цифры и специальные символы. Регулярно меняйте пароли. Используйте двухфакторную аутентификацию.
Правило 3: Защитите устройства от вирусовУстановите проверенный антивирус на компьютер и телефон. Регулярно обновляйте операционную систему и программы — обновления часто закрывают уязвимости, которыми пользуются мошенники. Не подключайте к компьютеру непроверенные USB-носители.
Правило 4: Не переходите по подозрительным ссылкамФишинговые письма — один из основных инструментов мошенников. Не открывайте подозрительные вложения в электронной почте, не переходите по ссылкам из незнакомых сообщений, не скачивайте файлы из непроверенных источников.
Правило 5: Блокируйте рабочее местоОтходите от компьютера — блокируйте его. Даже если отлучаетесь на минуту. Даже если сидите в отдельном кабинете. Любой может получить доступ к вашей подписи, пока вас нет.
Правило 6: Регулярно проверяйте использование ЭПЗаходите на портал Госуслуги → «Настройки и безопасность» → «Электронная подпись». Здесь отображаются все сертификаты, выпущенные на ваше имя. Если видите незнакомый сертификат — немедленно обращайтесь в указанный удостоверяющий центр и отзывайте его.
Также проверяйте реестр юрлиц на сайте ФНС — не зарегистрирована ли компания на ваше имя без вашего ведома.
Правило 7: Отзывайте ЭП уволенных сотрудниковКак только сотрудник увольняется — немедленно отзывайте его сертификат ЭП. Не откладывайте это «на потом». Бывший сотрудник с действующей подписью может нанести серьёзный ущерб: вывести деньги, подписать невыгодный договор и даже ликвидировать компанию.
Правило 8: Выбирайте надёжный сервис ЭДОРаботайте только с проверенными сервисами
электронного документооборота, которые используют сертифицированные средства криптографической защиты. Обращайте внимание на аккредитацию, репутацию и наличие лицензий. Для КЭП — выбирайте удостоверяющие центры из списка аккредитованных Минцифры.