Докладная записка — образец написания, шаблон и правила оформления в 2026 году

Определение и назначение

Докладная записка — это внутренний информационно-справочный документ, адресованный вышестоящему руководству. Её цель — проинформировать о ситуации, зафиксировать факт и побудить к принятию управленческого решения.

Единой обязательной формы для докладной нет: состав реквизитов и маршрут её рассмотрения лучше закрепить во внутреннем регламенте организации.

Основные задачи докладной записки:

• Уведомить руководство о нарушениях, проблемах, происшествиях
• Обосновать необходимость ресурсов, кадровых решений, организационных изменений
• Зафиксировать достижения сотрудников (для премирования, повышения)
• Отчитаться о ходе и результатах работ
• Зафиксировать факты для проверки; сама докладная не является обязательной формой для любого взыскания

Отличие докладной от служебной записки

На практике во многих компаниях докладную и служебную записки используют как синонимы. Формально разница есть, но если в вашей организации нет строгого регламента — ориентируйтесь на адресата: пишете руководству «наверх» — это докладная, пишете коллеге или смежному отделу — это служебная.

Отличие докладной от объяснительной записки
Главное различие — в инициаторе:

• Докладную сотрудник пишет по собственной инициативе, чтобы проинформировать руководство
• Объяснительную сотрудник пишет по требованию работодателя, чтобы пояснить причины нарушения или происшествия

Докладная и объяснительная часто идут в паре: сначала руководитель подразделения составляет докладную о нарушении, затем у нарушителя запрашивают объяснительную. Оба документа могут войти в материалы проверки, но работодатель должен отдельно соблюсти процедуру применения взыскания.

Виды докладных записок
По содержанию:


По адресату:

• Внутренняя — направляется внутри организации, от сотрудника или подразделения руководству. Оформляется на обычном листе А4, специального бланка не требуется.
• Внешняя — так иногда называют обращение в вышестоящую организацию. Его оформление зависит от правил адресата и системы делопроизводства организации.

Докладная записка в электронном виде

Внутреннюю докладную можно создавать, передавать и хранить в электронной системе. Порядок лучше закрепить во внутреннем регламенте: кто создаёт документ, кому он направляется, как фиксируется решение и где хранится история.

Что даёт электронный маршрут:

• зафиксированные дату, автора и адресата;
• одну версию текста и приложений;
• уведомления адресату и контроль статуса;
• связь докладной с резолюцией, приказом или материалами проверки;
• поиск по теме, автору и статусу.

Электронная подпись

Вид подписи выбирают с учётом назначения документа, статуса подписанта и правил системы. НЭП может использоваться, когда электронный порядок и правила проверки подписи закреплены у работодателя.

В Nopaper сотрудник заполняет документ со смартфона, подписывает предусмотренным способом и отправляет по заданному маршруту.

Универсальный шаблон докладной записки

Универсальный бланк содержит основные рабочие реквизиты: шапку с полями «Кому» и «От кого», наименование документа, место для даты и номера, текстовую область и блок подписи. Подходит как основа для типовых ситуаций — от информирования о проблеме до ходатайства о поощрении.

Скачать шаблон докладной записки .doc

Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».
Как адаптировать шаблон для докладной о нарушении трудовой дисциплины
Используйте тот же шаблон. В тексте измените:

• Тему — укажите: «О нарушении трудовой дисциплины» (вместо общей темы)
• Первый абзац — опишите факт нарушения с конкретикой: «10.03.2026 менеджер отдела продаж Сидоров А. В. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 15:00 без предварительного уведомления»
• Ссылку на норму — добавьте: «Данный факт является нарушением п. 5.2 Правил внутреннего трудового распорядка ООО "Альфа"»
• Просьбу — сформулируйте: «Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания в соответствии со ст. 192 ТК РФ»

Скачать шаблон докладной записки .doc

Как адаптировать шаблон для докладной о невыполнении обязанностей
Тот же шаблон, другое наполнение:

• Тему — укажите: «О ненадлежащем выполнении должностных обязанностей» (или «О невыполнении…»)
• Первый абзац — перечислите конкретные факты: какие обязанности не выполнены, в какие сроки, какие показатели не достигнуты. Ссылайтесь на пункт должностной инструкции: «Согласно п. 3.4 должностной инструкции, норма — 120 обращений в месяц. Фактически обработано 47»
• Последствия — опишите: «В результате среднее время ответа клиентам увеличилось с 2 до 8 часов, что привело к 12 жалобам за февраль»
• Просьбу — сформулируйте: «Прошу рассмотреть вопрос о проведении служебной проверки и принятии мер»

Смежные шаблоны на сайте Nopaper
Для типовых кадровых ситуаций могут понадобиться и другие документы:

• Служебная записка на премию — если по итогам докладной принято решение о поощрении
• Служебная записка о дисциплинарном взыскании — для фиксации нарушения и запроса на привлечение к ответственности

Согласование и деловая переписка

• Досудебная претензия — шаблон для урегулирования спора
• Договор комиссии — реализация товара через посредника
• Гарантийное письмо — письменное подтверждение намерений
• Дополнительное соглашение к договору — изменение условий уже подписанного договора
• Протокол разногласий — если не согласны с редакцией договора

Чаще всего докладные записки составляют именно на сотрудников — в связи с нарушениями дисциплины, невыполнением обязанностей или некорректным поведением. Разберём каждый случай.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Составляется при прогуле, опоздании, отсутствии на рабочем месте без уважительной причины или ином нарушении Правил внутреннего трудового распорядка.

Что указать в тексте:

Дату и время нарушения
Фамилию и должность сотрудника, чьи действия описываются
Суть нарушения: «отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 14:30 без предупреждения и уважительной причины»
Ссылку на пункт ПВТР или трудового договора, который, по мнению автора, не соблюдён
Просьбу о принятии мер: «Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания»

Докладная помогает зафиксировать обстоятельства, но закон не называет её обязательным этапом. До взыскания работодатель должен потребовать у работника письменое объяснение и соблюсти остальную процедуру по ст. 193 ТК РФ.

Пример текста:

«Довожу до Вашего сведения, что 10.03.2026 менеджер отдела продаж Сидоров А. В. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 15:00 без предварительного уведомления и без предоставления документов, подтверждающих уважительную причину отсутствия.

Данный факт является нарушением п. 5.2 Правил внутреннего трудового распорядка ООО "Альфа".

Прошу рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания в соответствии со ст. 192 ТК РФ.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Составляется, когда сотрудник систематически не выполняет или ненадлежаще выполняет обязанности, закреплённые в должностной инструкции или трудовом договоре.

Что указать:

Конкретные обязанности, которые не выполнены (со ссылкой на пункт должностной инструкции)
Факты: сроки, которые нарушены, задачи, которые не завершены, показатели, которые не достигнуты
Последствия для подразделения или компании
Предложение: «Прошу принять меры для устранения ситуации»

Пример текста:

«Довожу до Вашего сведения, что специалист технической поддержки Козлова М. И. в период с 01.02.2026 по 28.02.2026 не выполнила план обработки обращений клиентов. Согласно п. 3.4 должностной инструкции, норма составляет 120 обращений в месяц. Фактически обработано 47 обращений (39% от плана).

В результате среднее время ответа клиентам увеличилось с 2 до 8 часов, что привело к 12 жалобам за февраль.

Прошу рассмотреть вопрос о проведении служебной проверки и принятии мер.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Составляется при оскорбительном, грубом или конфликтном поведении на рабочем месте. Это может быть хамство в адрес коллег, клиентов или руководства.

Что указать:

Дату, время и место инцидента
Описание поведения — конкретные действия или высказывания (без эмоциональных оценок)
Свидетели (если есть)
Предложение: не только наказание, но и профилактические меры (беседа, предупреждение)

Пример текста:

«Довожу до Вашего сведения, что 07.03.2026 в 11:30 в присутствии сотрудников отдела логистики менеджер Петров К. Н. допустил грубые и оскорбительные высказывания в адрес бухгалтера Ивановой Е. А. в связи с задержкой согласования счёта.

Свидетели: логист Смирнов Д. В., менеджер Фёдорова О. С.

Прошу провести беседу с сотрудником и рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания.»

Образец докладной записки на имя директора
При обращении к генеральному директору в шапке указывают полную должность: «Генеральному директору», далее — наименование организации и ФИО. Тон записки остаётся деловым, формулировки — официальными.

Типичные формулировки:

• «Довожу до Вашего сведения…»
• «Прошу Вас рассмотреть…»
• «Прошу Вас принять решение о…»
• «Считаю необходимым…»

Если вопрос серьёзный (дисциплинарное взыскание, увольнение, значительные расходы), к докладной рекомендуется приложить подтверждающие документы: акты, объяснительные записки, служебные записки коллег, фото- или видеоматериалы.

Что делает руководитель с докладной? Руководитель накладывает резолюцию — письменное решение прямо на листе докладной: «Подготовить приказ о выговоре», «Согласовано, выделить бюджет», «Провести служебную проверку» и т. д. Резолюция с подписью и датой становится основанием для дальнейших действий: издания приказа, начала проверки, выделения ресурсов.

Кто может писать докладную записку
Составить докладную записку может любой сотрудник организации — от рядового специалиста до руководителя подразделения. Однако на практике соблюдается принцип субординации:

• Рядовой сотрудник обращается к непосредственному начальнику (руководителю отдела)
• Руководитель отдела обращается к директору или заместителю директора
• Исключение: если жалоба касается самого непосредственного руководителя — допустимо обратиться напрямую к вышестоящему руководству, минуя промежуточное звено

Если докладную составляет рядовой сотрудник, рекомендуется предварительно согласовать её с непосредственным руководителем — это повышает вес документа и ускоряет рассмотрение.

Составление докладной записки обычно не требует сложного оформления, если следовать чёткому алгоритму. Разберём каждый шаг.

Шаг 1. Определите цель и соберите факты
Прежде чем писать, ответьте на три вопроса:

• Зачем? Какую проблему фиксируете или какое решение предлагаете
• Кому? Кто уполномочен принять решение по вашему вопросу (непосредственный руководитель, директор, начальник другого отдела)
• Какие подтверждения? Соберите факты: даты, цифры, ссылки на документы, сведения очевидцев

Чёткая цель определяет структуру текста. Если цель — зафиксировать нарушение, нужны конкретные факты и ссылки на нормативные документы. Если цель — предложить улучшение, нужны аргументы и ожидаемый результат.

Шаг 2. Заполните шапку документа
Шапка располагается в правом верхнем углу и содержит:

• Кому — должность и ФИО адресата в дательном падеже (например: «Генеральному директору ООО "Альфа" Иванову И. И.»)
• От кого — должность и ФИО составителя в родительном падеже (например: «От начальника отдела продаж Петрова А. С.»)

Для внутренней докладной в левом верхнем углу указывают название подразделения составителя — это помогает адресату сразу понять, откуда пришёл документ.

Шаг 3. Напишите заголовок и текст
По центру строки пишется наименование документа — «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» (заглавными буквами). Под ним — дата составления и регистрационный номер (если ведётся учёт).

Далее можно указать тему: «О нарушении трудовой дисциплины», «О необходимости закупки оборудования», «О перевыполнении плана отделом маркетинга» и т. д.

Текст докладной записки строится по трёхчастной структуре:

1. Описание ситуации — что произошло, какие факты зафиксированы. Пишите конкретно: даты, цифры, фамилии. Без эмоций и оценочных суждений.
2. Анализ и обоснование — почему вопрос требует внимания руководства, какие последствия возможны, какие варианты решения существуют.
3. Предложения и просьба — конкретное действие, которого вы ожидаете от адресата: «Прошу рассмотреть…», «Прошу принять меры…», «Предлагаю утвердить…».

Не всегда нужны все три части. Если докладная носит чисто информационный характер (например, отчёт о ходе работ), третья часть с предложениями может отсутствовать. Но в большинстве случаев руководителю удобнее получить не только описание проблемы, но и готовое предложение по её решению.

Шаг 4. Подпишите и зарегистрируйте
В нижней части документа укажите:

• Должность составителя
• Подпись (личная или электронная)
• Расшифровку (фамилия и инициалы)
• Дату

Если в организации есть журнал регистрации внутренних документов, передайте докладную секретарю или в канцелярию для присвоения входящего номера. Регистрация подтверждает факт и дату обращения — это важно, если вопрос может перерасти в трудовой спор.

Оформление докладной записки

Унифицированной формы нет. В качестве ориентира для реквизитов и оформления можно использовать ГОСТ Р 7.0.97-2025, если это не противоречит правилам вашей организации.

Рабочий набор полей:

• адресат и автор;
• название документа, дата и, если принято, регистрационный номер;
• краткая тема;
• факты, анализ и ожидаемое решение;
• приложения, если они есть;
• подпись автора и расшифровка.

Не называйте проступок доказанным до проверки. Описывайте факты нейтрально: даты, действия, документы и сведения очевидцев.

Частые ошибки:

• нет конкретных фактов и дат;
• эмоциональные оценки и обвинения;
• непонятно, какого решения ждут от адресата;
• нет даты, автора или возможности проверить версию документа;
• документ направлен адресату, который не уполномочен решить вопрос.