Служебная записка на премирование: образец 2026

Служебная записка о премировании — это внутренний документ, в котором руководитель подразделения или непосредственный начальник ходатайствует перед руководителем организации о выплате премии конкретному сотруднику или группе сотрудников. На основании этой записки HR-отдел и бухгалтерия готовят приказ Т-11 (для одного работника) или Т-11а (для группы) о премировании.

Документ не обязателен по закону — но почти всегда требуется по внутренним правилам компании, Положению о премировании или ПВТР. Без него процедура назначения премии становится непрозрачной и может вызвать претензии при проверке.

Кратко: Документ оформляется в свободной форме на имя руководителя организации. В нём указывают: ФИО и должность работника, конкретное основание (заслуга, повод), размер или процент премии, ссылку на пункт Положения о премировании. На основании записки издаётся приказ Т-11 (Т-11а). Премия облагается НДФЛ 13% и страховыми взносами по общим правилам (без льготных лимитов). Срок хранения служебной записки — 5 лет (по перечню Росархива от 20.12.2019 № 236). Подписать СЗ можно в КЭДО (УКЭП руководителя подразделения + УКЭП руководителя организации).

Статья 191 Трудового кодекса РФ — главный документ по теме поощрений. Она перечисляет виды поощрений, но не описывает процедуру их назначения. Процедура устанавливается локальными нормативными актами работодателя.

Кратко: Служебная записка не обязательна по закону, но обычно требуется по Положению о премировании или ПВТР компании. На её основании издаётся приказ о премировании.

Виды поощрений по ст. 191 ТК РФ

Статья называет 5 видов поощрений работника за добросовестное исполнение трудовых обязанностей:

1. Объявление благодарности — самый лёгкий вид, без денежной составляющей.
2. Премия — денежная выплата.
3. Награждение ценным подарком — материальный поощрительный знак.
4. Награждение почётной грамотой — формальное признание.
5. Представление к званию лучшего по профессии — для конкурсных и отраслевых наград.

Работодатель может использовать любой из этих видов и комбинировать их (например, грамота + премия). Дополнительно за особые трудовые заслуги работник может быть представлен к государственным наградам.

Связка с Положением о премировании (ЛНА)

В большинстве компаний премирование регулируется отдельным локальным актом — Положением о премировании (или разделом Положения об оплате труда). В нём прописывается:

• категории работников, на которых распространяется премирование;
• основания премирования (выполнение плана, успешный проект, юбилей и т. д.);
• размеры премий (фиксированные суммы или процент от оклада);
• порядок принятия решения о премировании;
• роль служебной записки в процессе.

Подробнее про локальные акты — в материале «Локальные нормативные акты (ЛНА): что это, перечень, как оформить».

Если Положения о премировании в компании нет, поощрения регулируются индивидуально — приказами руководителя по каждому случаю. Тогда служебная записка особенно полезна как обоснование решения.

Этот шаблон подойдёт как универсальный — дальше в статье есть варианты под конкретные основания.

Генеральному директору ООО «[Название компании]»
[ФИО руководителя в дательном падеже]
от [должность руководителя подразделения]
[ФИО руководителя подразделения в родительном падеже]

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

о премировании сотрудника
В соответствии с п. ___ Положения о премировании ООО «[Название]»
и ст. 191 ТК РФ прошу рассмотреть возможность премирования
сотрудника [должность работника] [ФИО работника] (табельный № ___)
в размере [сумма прописью / процент от оклада] за [основание —
кратко].

Обоснование: [подробное описание заслуг работника, конкретных
результатов, проектов, цифр, сроков].

«___» __________ 2026 г.    _______________ / [ФИО руководителя подразделения] /
                                  (подпись)

Совет: конкретика — главное правило. Чем подробнее описаны заслуги (с цифрами, проектами, сроками), тем сильнее обоснование. «Перевыполнил план на 25%» сильнее, чем «отлично работает».

Служебная записка оформляется в свободной форме, но в ней должны быть:

• Адресат — должность и ФИО руководителя организации (Генеральный директор, директор), в дательном падеже.
• От кого — должность и ФИО составителя (обычно руководитель подразделения), в родительном падеже.
• Заголовок документа — «Служебная записка о премировании» (или равноценный синоним).
• Сведения о работнике — должность, ФИО, табельный номер, при необходимости — стаж и подразделение.
• Основание премирования — конкретное, с цифрами и результатами.
• Ссылка на пункт Положения о премировании (или иной ЛНА).
• Ссылка на ст. 191 ТК РФ — желательно для большей формальности.
• Размер премии — конкретная сумма прописью и цифрами или процент от оклада.
• Дата составления и подпись составителя.

Для группового премирования к записке прикладывается таблица или список работников: ФИО, должность, размер премии каждому, основание.

Все эти документы — близкие по смыслу, но используются в разных контекстах.


На практике — в большинстве компаний эти документы взаимозаменяемы. Главное — правильно назвать в шапке и сослаться на основание. Если в компании принят определённый формат (например, ходатайство), лучше использовать его.

Служебная записка — это обоснование, на основе которого работодатель принимает решение и оформляет приказ.

Кратко: На основании СЗ руководитель организации (или уполномоченное лицо) издаёт приказ о премировании по форме Т-11 (для одного работника) или Т-11а (для группы). После приказа бухгалтерия выплачивает премию с удержанием НДФЛ.

Форма приказа

• Т-11 — приказ о поощрении одного работника. Утверждён постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
• Т-11а — приказ о поощрении нескольких работников (групповая форма). Также утверждён постановлением № 1.

С 2013 года применение унифицированных форм Т-11 и Т-11а необязательно — компании могут разрабатывать собственные формы. Главное, чтобы в приказе были:

• основание (со ссылкой на СЗ);
• ФИО работника / список работников;
• вид поощрения (премия, благодарность и т. д.);
• размер премии;
• дата выплаты;
• подпись руководителя.

Цепочка документов

1. Руководитель подразделения подаёт служебную записку.
2. Руководитель организации согласует / отказывает.
3. Если согласовано — HR/бухгалтерия готовит приказ Т-11/Т-11а.
4. Работник знакомится с приказом под подпись.
5. Бухгалтерия начисляет премию, удерживает НДФЛ, оплачивает страховые взносы.
6. Выплата в установленный приказом срок (обычно — в день очередной зарплаты).
7. Запись о поощрении заносится в личную карточку работника (если компания её ведёт).

Премия по результатам работы — это часть оплаты труда, и она облагается налогами на общих основаниях.

Кратко: С премии обязательно удерживается НДФЛ 13% (15% при доходах свыше 5 млн руб./год) и работодатель платит страховые взносы по общим тарифам (30% по основной части, плюс взносы в Соцфонд и НСиПЗ). Премия по соглашению об увольнении в пределах 3 средних заработков не облагается — но это другая ситуация (не входит в эту статью).

Как рассчитывается налог

Премия 50 000 руб. при стандартном тарифе 13% НДФЛ:

• НДФЛ: 50 000 × 13% = 6 500 руб.
• На руки работнику: 50 000 − 6 500 = 43 500 руб.

Дополнительно работодатель оплачивает страховые взносы:

• Единый тариф (с 2023 года): 30% в пределах базы по предельной величине (для пенсионной части — 1 565 000 руб. в 2024 г. — сверить актуальную сумму на дату публикации);
• Свыше — пониженный тариф.

Премии и налогообложение НДФЛ

Не существует «необлагаемой» части обычной премии. Льготные лимиты ст. 217 НК РФ применяются только к:

• материальной помощи (4 000 / 50 000 руб., см. «Заявление на материальную помощь»);
• компенсации при увольнении по соглашению сторон (3 средних заработка).

Обычная производственная или юбилейная премия облагается полностью.

Служебная записка о премировании хранится в составе кадровой документации.

По Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень типовых управленческих архивных документов):

• 5 лет — срок хранения служебных записок о поощрении.

В крупных компаниях СЗ хранятся вместе с приказами о поощрении в архиве кадровой документации. По истечении срока — уничтожаются по акту.

В электронном виде хранение возможно с тем же сроком, если СЗ подписана УКЭП / НЭП в КЭДО и копия сохранена в системе документооборота.

Да. Служебная записка не входит в перечень исключений ст. 22.1 ч. 3 ТК РФ — её можно оформить и подписать электронно.

Кратко: Руководитель подразделения подписывает СЗ УКЭП или НЭП, руководитель организации — УКЭП. После согласования СЗ автоматически передаётся в HR-отдел для оформления приказа Т-11/Т-11а.

На практике в Nopaper: руководитель подразделения открывает шаблон «Служебная записка на премирование» в мобильном приложении, заполняет данные о работнике и обоснование, подписывает мобильной НЭП. СЗ поступает руководителю организации, который согласует / отказывает в том же сервисе. При согласовании — формируется электронный приказ Т-11 с подписью руководителя организации, который автоматически попадает в личное дело работника. Работник знакомится с приказом в мобильном приложении.

Особенно удобно в распределённых компаниях с филиалами и для работников на удалёнке.

Подробнее — в материале «Какие кадровые документы можно перевести в КЭДО».

Подписать СЗ в Nopaper за минуту →