Положение о персональных данных работников — распространённый формат локального акта, в котором работодатель описывает цели, состав, порядок обработки и меры защиты данных сотрудников. Закон требует принять документы, определяющие политику и процедуры обработки; организация может оформить их одним положением или комплектом взаимосвязанных актов.

Скачайте базовый шаблон 2026 года и адаптируйте его под реальные процессы компании: кадровые системы, получателей данных, сроки хранения, используемые согласия и меры безопасности.

⚠️ Важно: одного шаблона недостаточно. Фактическая обработка должна соответствовать локальным документам, ТК РФ и Федеральному закону № 152-ФЗ. Ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ зависит от конкретного состава нарушения.

Положение о персональных данных работников — локальный акт, который связывает требования закона с реальными процессами работодателя.

Что в нём фиксируют

• цели и правовые основания обработки;
• категории работников, перечни данных и операции с ними;
• получателей данных, уровни доступа и порядок передачи;
• сроки хранения, блокирование и уничтожение;
• организационные и технические меры защиты;
• порядок работы с запросами сотрудников и инцидентами.

Кому нужен документ

Обязанности оператора персональных данных распространяются на организации и ИП с работниками. Закон не требует именно одного документа с названием «Положение», но работодатель обязан принять локальные акты и ознакомить сотрудников с правилами обработки их данных под подпись.

Положение и связанные с ним процессы нужно сверять как минимум с главой 14 ТК РФ и Федеральным законом № 152-ФЗ.

1. Требования ТК РФ

• обрабатывать данные только для законных и заранее определённых целей;
• получать данные, как правило, у самого работника, а при получении у третьих лиц заранее уведомлять его и получать согласие, если нет другого основания;
• не запрашивать избыточные сведения о частной жизни, убеждениях и участии в объединениях;
• обеспечивать защиту данных и знакомить работников с локальными правилами под подпись.

2. Требования № 152-ФЗ

• для каждой цели определить правовое основание, состав данных, операции и сроки хранения;
• назначить ответственного и принять локальные акты, модели угроз и необходимые меры защиты;
• проверить обязанность уведомить Роскомнадзор до начала обработки и поддерживать сведения в реестре актуальными;
• при сборе данных граждан РФ соблюдать требования к их первичной записи и хранению в российских базах;
• с 1 сентября 2025 года оформлять согласие на обработку отдельно от иных документов, если именно согласие служит основанием обработки;
• иметь порядок реагирования на инциденты, запросы субъектов, прекращение обработки и уничтожение данных.

3. Ответственность

Статья 13.11 КоАП РФ содержит несколько самостоятельных составов с разными штрафами, в том числе за обработку без законного основания, нарушения при получении согласия, неуведомление об инциденте и утечки. Размер зависит от вида нарушения, числа субъектов и повторности. Поэтому в шаблоне безопаснее не фиксировать одну универсальную сумму штрафа, а сверять актуальную редакцию нормы.

Положение о персональных данных работников должно включать следующие разделы:

1. Общие положения
В этом разделе указываются:

• Наименование организации
• Цели разработки документа
• Правовая основа документа (ТК РФ, 152-ФЗ, иные нормативные акты)
• Сфера действия документа
• Основные понятия и определения

2. Цели обработки персональных данных
Определяются цели, для которых обрабатываются персональные данные:

• Исполнение трудового договора
• Соблюдение требований трудового законодательства
• Расчет и выплата заработной платы
• Отчисление страховых взносов в Социальный фонд России
• Налогообложение доходов работников
• Оформление документов для государственных органов
• Обеспечение личной безопасности работников
• Контроль количества и качества выполняемой работы

3. Состав персональных данных работников
Указывается перечень обрабатываемых персональных данных:

Общие персональные данные:

• Фамилия, имя, отчество
• Дата и место рождения
• Паспортные данные
• Адрес регистрации и фактического проживания
• Сведения об образовании
• Сведения о трудовой деятельности
• Сведения о заработной плате
• ИНН, СНИЛС
• Сведения о семейном положении

Специальные персональные данные:

• Результаты медицинских осмотров
• Информация о заболеваниях
• Сведения о наличии (отсутствии) судимости

Биометрические персональные данные:

• изображение лица, голос и иные сведения — только если работодатель использует их для установления личности. Обычная фотография сама по себе не всегда является биометрией

4. Сбор и обработка персональных данных
Определяется порядок:

• Получения персональных данных от работника (при приеме на работу, в процессе трудовой деятельности)
• Получения персональных данных от третьих лиц: с предварительным уведомлением работника и согласием, когда оно требуется, либо на ином законном основании
• Обработки персональных данных (с использованием средств автоматизации или без них)
• Получения согласия на обработку персональных данных (когда требуется)

5. Доступ к персональным данным
Устанавливается:

• Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным (руководитель, главный бухгалтер, отдел кадров, юридический отдел и др.)
• Порядок предоставления доступа
• Обязательства о неразглашении персональных данных
• Ознакомление работников с положением под подпись

6. Передача персональных данных третьим лицам
Определяется порядок передачи персональных данных:

• В государственные органы (налоговые органы, Социальный фонд России, военные комиссариаты)
• В Социальный фонд России для индивидуального (персонифицированного) учета
• В налоговые органы для налогового учета
• Иным третьим лицам (только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законом)

7. Защита персональных данных
Устанавливаются меры защиты:

Организационные меры:

• Назначение ответственного лица
• Ознакомление работников с требованиями
• Ведение журналов учета

Технические меры:

• Использование средств защиты информации
• Антивирусное программное обеспечение
• Пароли доступа

Правовые меры:

• Разработка локальных нормативных актов
• Заключение обязательств о неразглашении

8. Хранение и уничтожение персональных данных
Определяется:

• Сроки хранения персональных данных (не дольше, чем требуется для целей обработки, но не менее сроков, установленных законодательством)
• Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки
• Условия прекращения обработки персональных данных
• Порядок формирования актов об уничтожении персональных данных

9. Права работников в отношении персональных данных
Устанавливаются права работников:

• Право на доступ к своим персональным данным
• Право на уточнение персональных данных
• Право требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных при наличии законных оснований
• Право отозвать согласие; при этом обработка может продолжаться, если у работодателя остаётся другое законное основание
• Право на обжалование действий работодателя

Скачайте базовый шаблон положения о персональных данных работников 2026 года. Он поможет собрать структуру документа, но перед утверждением его нужно сопоставить с фактическими процессами организации.

Что есть в шаблоне:

• ✅ основные разделы положения;
• ✅ подсказки по заполнению;
• ✅ поля для реквизитов и ответственных лиц;
• ✅ редактируемый формат;
• ✅ бесплатное скачивание.

Скачать шаблон

Перед утверждением:

1. укажите реквизиты и ответственного за организацию обработки;
2. опишите реальные цели, системы, категории данных и получателей;
3. проверьте сроки хранения, основания передачи, локализацию и уведомление Роскомнадзора;
4. утвердите документ принятым у работодателя способом;
5. ознакомьте с ним работников под подпись, в том числе через КЭДО.

Работодатель утверждает положение как локальный нормативный акт, а работников знакомит с ним под подпись. В КЭДО оба действия можно зафиксировать электронно, если соблюдены требования ТК РФ, правила системы и локальные документы работодателя.

Как организовать процесс в Nopaper:

1. загрузите утверждённую редакцию и укажите дату вступления в силу;
2. выберите сотрудников, которых нужно ознакомить;
3. назначьте срок и отправьте уведомления;
4. соберите электронные подтверждения с предусмотренным видом подписи;
5. проверьте статусы ознакомления по каждому сотруднику.

Для положения важно различать утверждение работодателем и ознакомление сотрудников: работники не становятся соавторами ЛНА, а подтверждают, что получили доступ к действующей редакции.