Положение о персональных данных работников — обязательный локальный нормативный акт, который должен быть в каждой организации. Документ определяет порядок обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Федерального закона 152-ФЗ "О персональных данных".

Скачайте готовый шаблон положения о персональных данных работников 2026 года, подготовленный юристами и соответствующий всем актуальным требованиям законодательства. Документ можно подписать в электронном виде в сервисе Nopaper всего за 1 минуту.

⚠️ ВАЖНО: Положение о персональных данных работников является обязательным документом для всех работодателей. Отсутствие документа может повлечь административную ответственность по статье 13.11 КоАП РФ.

Положение о персональных данных работников — это локальный нормативный акт организации, который устанавливает порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных сотрудников.

Назначение документа
Документ определяет:

• Цели и способы обработки персональных данных работников
• Перечень обрабатываемых персональных данных
• Порядок доступа к персональным данным
• Меры защиты персональных данных
• Права работников в отношении их персональных данных

Кому нужен документ
Положение о персональных данных работников необходимо:

• Организациям всех форм собственности (ООО, АО, ИП)
• Работодателям, имеющим хотя бы одного сотрудника
• Кадровым службам и HR-отделам
• Юридическим отделам организаций

Обязательность наличия
Согласно статье 86 Трудового кодекса РФ и статье 18.1 Федерального закона 152-ФЗ "О персональных данных", работодатель обязан разработать и утвердить положение о персональных данных работников. Отсутствие документа может повлечь административную ответственность по статье 13.11 КоАП РФ (штраф от 10 000 до 50 000 рублей).

Положение о персональных данных работников должно соответствовать требованиям следующих нормативных актов:

1. Трудовой кодекс РФ (статья 86)
Статья 86 ТК РФ устанавливает общие требования к обработке персональных данных работника:

• Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов
• При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами
• Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни
• Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности

2. Федеральный закон 152-ФЗ "О персональных данных"
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" устанавливает:

• Принципы обработки персональных данных (статья 5) — законность, добросовестность, соответствие целям обработки
• Условия обработки персональных данных (статья 6) — с согласия субъекта или без него в определенных случаях
• Требования к согласию на обработку (статья 9) — форма и содержание согласия
• Меры по обеспечению безопасности (статья 19) — организационные и технические меры защиты
• Требования к документированию (статья 18.1) — необходимость разработки локальных актов

3. Ответственность за нарушение
За нарушение требований законодательства о персональных данных предусмотрена ответственность:

Положение о персональных данных работников должно включать следующие разделы:

1. Общие положения
В этом разделе указываются:

• Наименование организации
• Цели разработки документа
• Правовая основа документа (ТК РФ, 152-ФЗ, иные нормативные акты)
• Сфера действия документа
• Основные понятия и определения

2. Цели обработки персональных данных
Определяются цели, для которых обрабатываются персональные данные:

• Исполнение трудового договора
• Соблюдение требований трудового законодательства
• Расчет и выплата заработной платы
• Отчисление страховых взносов в Пенсионный фонд РФ
• Налогообложение доходов работников
• Оформление документов для государственных органов
• Обеспечение личной безопасности работников
• Контроль количества и качества выполняемой работы

3. Состав персональных данных работников
Указывается перечень обрабатываемых персональных данных:

Общие персональные данные:

• Фамилия, имя, отчество
• Дата и место рождения
• Паспортные данные
• Адрес регистрации и фактического проживания
• Сведения об образовании
• Сведения о трудовой деятельности
• Сведения о заработной плате
• ИНН, СНИЛС
• Сведения о семейном положении

Специальные персональные данные:

• Результаты медицинских осмотров
• Информация о заболеваниях
• Сведения о наличии (отсутствии) судимости

Биометрические персональные данные:

• Фотографическое изображение работника (при наличии)

4. Сбор и обработка персональных данных
Определяется порядок:

• Получения персональных данных от работника (при приеме на работу, в процессе трудовой деятельности)
• Получения персональных данных от третьих лиц (только с письменного согласия работника)
• Обработки персональных данных (с использованием средств автоматизации или без них)
• Получения согласия на обработку персональных данных (когда требуется)

5. Доступ к персональным данным
Устанавливается:

• Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным (руководитель, главный бухгалтер, отдел кадров, юридический отдел и др.)
• Порядок предоставления доступа
• Обязательства о неразглашении персональных данных
• Ознакомление работников с положением под подпись

6. Передача персональных данных третьим лицам
Определяется порядок передачи персональных данных:

• В государственные органы (налоговые органы, Пенсионный фонд РФ, военные комиссариаты)
• В Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета
• В налоговые органы для налогового учета
• Иным третьим лицам (только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законом)

7. Защита персональных данных
Устанавливаются меры защиты:

Организационные меры:

• Назначение ответственного лица
• Ознакомление работников с требованиями
• Ведение журналов учета

Технические меры:

• Использование средств защиты информации
• Антивирусное программное обеспечение
• Пароли доступа

Правовые меры:

• Разработка локальных нормативных актов
• Заключение обязательств о неразглашении

8. Хранение и уничтожение персональных данных
Определяется:

• Сроки хранения персональных данных (не дольше, чем требуется для целей обработки, но не менее сроков, установленных законодательством)
• Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки
• Условия прекращения обработки персональных данных
• Порядок формирования актов об уничтожении персональных данных

9. Права работников в отношении персональных данных
Устанавливаются права работников:

• Право на доступ к своим персональным данным
• Право на уточнение персональных данных
• Право на удаление персональных данных
• Право на отзыв согласия на обработку
• Право на обжалование действий работодателя

Скачайте готовый шаблон положения о персональных данных работников 2026 года, подготовленный юристами и соответствующий всем актуальным требованиям ТК РФ и 152-ФЗ.

Что включено в шаблон:

• ✅ Полная структура документа со всеми обязательными разделами
• ✅ Примеры заполнения для каждого раздела
• ✅ Соответствие требованиям ТК РФ и 152-ФЗ
• ✅ Актуальная редакция 2026 года
• ✅ Готов к использованию после заполнения реквизитов организации
• ✅ Бесплатно

Формат документа

• Microsoft Word (.docx) — для редактирования и адаптации под вашу организацию
• PDF — для просмотра и печати

Скачать шаблон

Инструкция по заполнению

1. Скачайте шаблон в формате Word (.docx)
2. Заполните реквизиты организации: наименование, ИНН, ОГРН, адрес
3. Адаптируйте под специфику вашей организации: добавьте или удалите разделы при необходимости
4. Утвердите приказом руководителя: издайте приказ об утверждении положения
5. Ознакомьте работников под подпись: все работники должны быть ознакомлены с положением

С 2021 года Трудовой кодекс РФ разрешает подписывать положение о персональных данных работников в электронном виде в сервисах кадрового электронного документооборота.

Преимущества электронной подписи:

• ✅ Скорость — подписание занимает всего 1 минуту
• ✅ Удобство — не нужно распечатывать и сканировать документы
• ✅ Безопасность — документ защищен квалифицированной электронной подписью
• ✅ Юридическая сила — равнозначна бумажному документу
• ✅ Экономия — не нужно тратить бумагу и время на физическую подпись
• ✅ Удаленный доступ — можно подписать из любой точки мира

Как подписать в Nopaper:

1. Загрузите документ в сервис кадрового ЭДО Nopaper
2. Выберите получателей для подписания (руководитель, работники)
3. Отправьте на подписание — все участники получат уведомление
4. Получите подписанный документ — документ будет автоматически сохранен в системе

Подписание положения о персональных данных работников в Nopaper занимает всего 1 минуту и не требует установки дополнительного программного обеспечения. Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище и доступны в любое время.