Обязательно ли разрабатывать положение о структурном подразделении?

Для филиалов и представительств — да, это требование ст. 55 ГК РФ. Для внутренних подразделений (отделов, служб) — не обязательно по закону, но крайне рекомендуется. Без положения неясны задачи, функции и зоны ответственности, что приводит к дублированию работы.

Кто разрабатывает положение о подразделении?

Руководитель подразделения совместно с кадровой службой или юристом. Руководитель знает специфику работы отдела, а кадровик и юрист обеспечивают соответствие законодательству и корпоративным стандартам оформления.

Кто утверждает положение?

Руководитель организации (генеральный директор) — приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ». Для филиалов — решение общего собрания участников (2/3 голосов). Перед утверждением положение согласовывается с юристом и заинтересованными подразделениями.

Нужно ли знакомить работников с положением?

Да. Согласно ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с ЛНА, относящимися к его трудовой деятельности, до подписания трудового договора. Положение о подразделении входит в этот перечень. Ознакомление фиксируется подписью.

Можно ли утвердить положение электронной подписью?

Да. Положение — локальный нормативный акт, который можно подписать электронной подписью при внедрении КЭДО (ст. 22.1 ТК РФ). В Nopaper руководитель подписывает НЭП — бесплатно, выпуск за 90 секунд, без токенов.

Чем положение о подразделении отличается от должностной инструкции?

Положение определяет задачи и функции подразделения в целом. Должностная инструкция — обязанности конкретного работника. Положение — первичный документ: сначала определяются функции отдела, затем на его основе составляются инструкции для каждой должности.

Сколько хранить положение о подразделении?

Положения о структурных подразделениях хранятся постоянно (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). При замене на новую редакцию предыдущая версия также сохраняется в архиве организации.

Скачать

Скачайте готовый шаблон и адаптируйте под свою компанию.

Положение о структурном подразделении — образец, шаблон и порядок разработки

Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный акт, определяющий статус, задачи, функции, права, ответственность и порядок взаимодействия подразделения с другими структурными единицами организации.

Образец положения о структурном подразделении
Что такое положение о структурном подразделении
Положение в электронном виде — подписание в Nopaper
Как разработать положение — пошаговая инструкция
Обязательные разделы положения
Кто разрабатывает и утверждает положение
Особенности положения для филиалов и представительств
Типовое и индивидуальное положение
Частые ошибки при разработке
Частые вопросы

Образец положения о структурном подразделении

Универсальный шаблон положения (.docx)

Универсальный шаблон подходит для любого внутреннего подразделения: отдела, управления, службы, бюро. Содержит все обязательные разделы: общие положения, задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения. Оформлен по ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Скачать шаблон положения .doc

Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».

Образец заполненного положения (на примере отдела кадров)

Образец заполнен вымышленными данными ООО «Альфа». Демонстрирует, как сформулировать задачи, функции и права на примере кадровой службы. Используйте как ориентир — замените реквизиты и функции на свои.

Скачать образец заполнения .doc

Как адаптировать шаблон под конкретный отдел

Универсальный шаблон адаптируется для любого подразделения:

Для бухгалтерии: в задачах — ведение учёта, составление отчётности; в функциях — расчёт зарплаты, контроль дебиторской задолженности
Для отдела продаж: в задачах — выполнение плана продаж; в функциях — работа с клиентами, ведение CRM, подготовка коммерческих предложений
Для IT-отдела: в задачах — обеспечение работоспособности инфраструктуры; в функциях — администрирование серверов, техподдержка пользователей
Для юридического отдела: в задачах — правовое обеспечение деятельности; в функциях — экспертиза договоров, представительство в судах

Смежные шаблоны на сайте Nopaper

Трудовой договор — в трудовом договоре указывается структурное подразделение (ст. 57 ТК РФ)
Приказ о приёме на работу — при оформлении нового сотрудника он знакомится с положением до подписания трудового договора

А как подписывать будете?

С 2021 года ТК РФ разрешает подписывать этот документ в электронном виде в сервисах кадрового ЭДО, например в сервисе Nopaper на это уйдет 1 минута.

Узнать про Nopaper

Что такое положение о структурном подразделении

Определение и назначение документа

Положение о структурном подразделении — это организационный документ, который закрепляет место подразделения в структуре организации, его цели, задачи, функции, права и ответственность. Согласно ст. 8 Трудового кодекса РФ, работодатель принимает локальные нормативные акты в пределах своей компетенции.

Положение решает три задачи:

Разграничивает зоны ответственности между подразделениями
Устанавливает подчинённость и порядок взаимодействия
Служит основой для разработки должностных инструкций сотрудников

Виды структурных подразделений

Тип подразделения	Примеры	Особенности
Отдел	Отдел кадров, отдел продаж, бухгалтерия	Основная единица, подчиняется руководству
Управление	Управление финансов, управление персоналом	Объединяет несколько отделов
Служба	Служба безопасности, юридическая служба	Функциональное подразделение
Бюро	Конструкторское бюро, бюро технической инвентаризации	Специализированная единица
Филиал	Филиал в Санкт-Петербурге	Обособленное подразделение вне места нахождения (ст. 55 ГК РФ)
Представительство	Представительство в Казахстане	Представляет и защищает интересы юрлица

Положение о подразделении vs должностная инструкция

Критерий	Положение о подразделении	Должностная инструкция
Объект	Подразделение в целом	Конкретная должность
Назначение	Задачи и функции отдела	Обязанности и права работника
Кто разрабатывает	Руководитель подразделения + кадровик	Руководитель подразделения
Кто утверждает	Руководитель организации	Руководитель организации
Иерархия	Первичный документ	Вторичный (базируется на положении)
Количество	Одно на подразделение	По одной на каждую должность

Сначала разрабатывается положение о подразделении — оно определяет, какие функции выполняет отдел. Затем на его основе составляются должностные инструкции — кто конкретно за какие функции отвечает.

Обязательно ли положение о структурном подразделении

Для филиалов и представительств — да. Согласно ст. 55 ГК РФ, филиалы и представительства действуют на основании утверждённых положений. Решение о создании принимается 2/3 голосов участников ООО (ст. 5 закона № 14-ФЗ).

Для внутренних подразделений (отделов, служб, управлений) — не обязательно по закону. Однако на практике положение необходимо: без него неясны функции подразделения, зоны ответственности размыты, возникают конфликты между отделами и дублирование работы.

Положение в электронном виде — подписание в Nopaper

Электронная подпись для утверждения ЛНА

Положение о подразделении — это локальный нормативный акт. Согласно ст. 22.1 ТК РФ, работодатель вправе вести кадровый электронный документооборот, включая утверждение ЛНА электронной подписью. Электронное положение имеет ту же юридическую силу, что и бумажное.

Положение о подразделении входит в перечень документов, которые можно перевести в КЭДО.

Как утвердить положение через КЭДО в Nopaper

Кадровик загружает разработанное положение в систему
Юрист и заинтересованные руководители согласовывают документ онлайн
Генеральный директор утверждает положение НЭП — выпуск подписи за 90 секунд, бесплатно
Сотрудники подразделения получают уведомление и подтверждают ознакомление в приложении
Подписанный документ сохраняется с отметкой времени и юридической силой

Ознакомиться с тарифами на КЭДО можно на сайте Nopaper.

Как разработать положение — пошаговая инструкция

Шаг 1. Определить место подразделения в структуре организации

Зафиксируйте:

Полное наименование подразделения
Кому подчиняется (непосредственный руководитель, вышестоящее подразделение)
Какие подразделения входят в его состав (если есть)
На основании какого приказа создано

Шаг 2. Сформулировать задачи и функции

Задачи — это цели подразделения (зачем оно существует). Функции — конкретные действия для достижения задач. Формулируйте функции через глаголы действия: «организует», «ведёт», «контролирует», «разрабатывает», «обеспечивает».

Пример для отдела кадров:

Задача: обеспечение организации квалифицированным персоналом
Функции: подбор персонала, оформление приёма и увольнения, ведение кадрового учёта, организация обучения

Шаг 3. Описать права и ответственность

Права подразделения — это полномочия, необходимые для выполнения функций: запрашивать информацию у других отделов, вносить предложения руководству, привлекать внешних консультантов. Ответственность — последствия за ненадлежащее выполнение функций.

Шаг 4. Определить порядок взаимодействия

Опишите, с какими подразделениями и по каким вопросам взаимодействует отдел. Укажите, какую информацию предоставляет и какую получает. Это устранит «серые зоны» между подразделениями.

Шаг 5. Согласовать и утвердить

Проект положения согласовывается с юристом и заинтересованными подразделениями. После согласования руководитель организации утверждает документ приказом. Работники подразделения знакомятся с положением под подпись.

Обязательные разделы положения

№	Раздел	Что включить	Пример формулировки
1	Общие положения	Наименование, подчинённость, нормативная база, порядок создания и ликвидации	«Отдел кадров является структурным подразделением ООО "Альфа" и подчиняется генеральному директору»
2	Основные задачи	3–5 целей, ради которых создано подразделение	«Обеспечение организации квалифицированным персоналом»
3	Функции	Конкретные действия для достижения задач (10–20 пунктов)	«Осуществляет подбор и расстановку кадров»
4	Права	Полномочия подразделения для выполнения функций	«Запрашивать у подразделений информацию, необходимую для работы»
5	Ответственность	За что отвечает подразделение и его руководитель	«За своевременное и качественное выполнение функций, предусмотренных настоящим Положением»
6	Взаимоотношения	С кем, по каким вопросам и в каком порядке взаимодействует	«С бухгалтерией — по вопросам начисления заработной платы и ведения табеля учёта»

Кто разрабатывает и утверждает положение

Кто разрабатывает

Положение разрабатывает руководитель подразделения — он лучше всех знает задачи и функции отдела. Кадровая служба или юрист помогают привести документ в соответствие с законодательством и корпоративными стандартами оформления.

Кто согласовывает

Перед утверждением проект положения согласовывают:

Юридический отдел — на соответствие законодательству
Кадровая служба — на соответствие штатному расписанию и другим ЛНА
Руководители смежных подразделений — на корректность раздела «Взаимоотношения»

Кто подписывает и утверждает

Положение утверждает руководитель организации (генеральный директор). Утверждение оформляется грифом «УТВЕРЖДАЮ» на самом документе или отдельным приказом.

Приказ об утверждении положения

Приказ — не обязательный, но рекомендуемый документ. Он фиксирует дату введения положения в действие и ответственных за ознакомление. Структура приказа:

Преамбула: «В целях упорядочения деятельности…»
Пункт 1: «Утвердить Положение об отделе кадров (приложение)»
Пункт 2: «Начальнику отдела кадров ознакомить работников подразделения в срок до…»
Пункт 3: «Контроль за исполнением возложить на…»

Особенности положения для филиалов и представительств

Положения о филиалах и представительствах отличаются от положений о внутренних подразделениях:

Обязательность: положение обязательно — филиалы действуют на его основании (ст. 55 ГК РФ)
Утверждение: решение принимается общим собранием участников 2/3 голосов (ст. 5 закона № 14-ФЗ об ООО)
Дополнительные разделы: имущество филиала, порядок финансирования, полномочия руководителя филиала, отчётность перед головной организацией
Сведения в ЕГРЮЛ: филиалы и представительства указываются в ЕГРЮЛ

При работе с филиалами удобно использовать электронный документооборот — приказы, положения и другие документы подписываются электронной подписью и доставляются мгновенно, без отправки бумажных оригиналов.

Типовое и индивидуальное положение

Критерий	Типовое положение	Индивидуальное положение
Что это	Единый шаблон для всех подразделений одного типа	Разработано под конкретное подразделение
Когда применять	Много однотипных подразделений (филиалы, отделы продаж в регионах)	Уникальное подразделение с нестандартными функциями
Преимущества	Единообразие, быстрая разработка	Точность, учёт специфики
Недостатки	Не учитывает специфику	Дольше разрабатывать
Пример	Типовое положение о филиале сети магазинов	Положение о департаменте цифровой трансформации

На практике оптимальный подход — типовой шаблон с индивидуальной секцией функций. Общие разделы (общие положения, права, ответственность) стандартизируются, а задачи и функции прописываются для каждого подразделения отдельно.

Частые ошибки при разработке

Формальный подход. Положение скопировано из интернета без адаптации. Функции не соответствуют реальной работе подразделения, документ лежит «для галочки».
Размытые формулировки задач. «Обеспечение эффективной работы» — не задача. Задача должна быть конкретной: «Обеспечение организации квалифицированным персоналом в соответствии со штатным расписанием».
Не описаны взаимоотношения. Раздел «Взаимоотношения» пропущен или заполнен формально. Без него неясно, кто кому передаёт информацию, что приводит к конфликтам между подразделениями.
Положение не обновляется. Функции отдела изменились, но положение осталось прежним. Документ должен актуализироваться при реорганизации, изменении штатного расписания или функций.
Работники не ознакомлены. Согласно ст. 68 ТК РФ, работодатель обязан ознакомить работника с ЛНА до подписания трудового договора. Без ознакомления под подпись документ юридически не действует для конкретного работника.