Внедрили ЭДО и открыли новый продукт: кейс колледжа IThub

Представьте, вам нужно подписать важный документ с человеком из другого города. Вы вызываете курьера, каждый день проверяете на сайте доставки местоположение посылки. Когда документы подписаны и отправлены обратно — снова контролируете весь процесс, пока документы не получены. А таких отправлений тысяча, и каждое необходимо отследить. 

С такой ситуацией столкнулся колледж информационных технологий IThub. Заместитель директора по финансам и инвестициям Мария Печковская рассказала, какие проблемы возникали с бумагой и как внедрение сервиса ЭДО помогло расширить возможности для бизнеса и открыть новый формат обучения.

Раньше мы заключали договоры со студентами только на бумаге. И порой, получение подписи клиента требовало немалых усилий. Студенты и их родители могут удалённо выбрать программу, оплатить её на сайте, но договор нужно подписывать в колледже.

Главная проблема — высокая занятость клиентов, не у всех есть время приехать в филиал за документами. Поэтому мы заказывали курьерскую службу, отправляли документы почтой. Каждое такое отправление требует контроля со стороны нашего менеджера. Специалист их отслеживает, созванивается с клиентами, назначает доставки. Вместо того, чтобы выполнять важные задачи.

Есть и «неуловимые» клиенты, с которыми сложно договориться на встречу, хоть вы и находитесь в одном городе. У нас был такой случай — пока курьер ехал до одной точки, у клиента менялись планы, и он уже был в другом месте. И так несколько раз. А если студент в другом городе — подписание с ним может растянуться на несколько месяцев.

Всё усложняется тем, что наши договоры требуют трёхстороннее подписание. Кроме заказчика, обычно это один из родителей студента, ещё и студент должен подписать договор. Собрать все эти подписи очень сложно, а в год мы подписываем около 1 тысячи документов со студентами.

Бумажный документооборот занимал много времени и усилий. Ожидание оригиналов доходило до 2-3 месяцев

Когда поняли, что старый формат обмена документами тратит много наших ресурсов, и не подходит для такого объёма — решили менять процесс, искать новые варианты подписания.

Сначала рассматривали удостоверяющие центры. Были готовы заключить с УЦ договор, назначать клиентам визит в УЦ, оплачивать им электронную подпись.

Но этот сценарий не решал основной проблемы — если клиент не может найти время приехать в колледж, то и на поездку в УЦ он вряд ли его найдёт. К тому же у нас есть студенты, которые живут за пределами в РФ. Например, у нас есть студент из Коста-Рики. Для него такой сценарий невозможен — УЦ выдаёт подписи только на территории РФ.

У нас высокие стандарты качества для продукта, партнеров и сервисов, которыми мы пользуемся. Они влияют на имидж компании. Когда выбрали сервис для ЭДО, сравнивали решения по пяти критериям.

• Стоимость. Чтобы мы не вышли за рамки бюджета.

• Мобильность. Чтобы клиент из любой точки мира мог подписать договор, даже стоя в очереди за кофе.

• Простота внедрения. У нас есть свой отдел разработки, но они заняты внутренними задачами. Загружать их ещё и проектом внедрения нового стороннего сервиса — для нас не вариант.

• Удобство использования. Чтобы без дополнительных инструкций, обучающих видео, звонков в техподдержку можно было подписать документ.

• Безопасность. В компании я отвечаю за риски и мне важна максимальная безопасность и компании, и заказчиков.

По последнему пункту многие сервисы не подходили — в большинстве решений используется простая электронная подпись, а это небезопасно и может привести к проблемам или даже судам.

Параллельно с поиском сервиса для обмена документами со студентами, искали решение для кадрового ЭДО. О Nopaper узнали, как о решении для кадрового ЭДО. Прочитали про сервис и поняли — он идеально подходит для кейса со студентами.

Во-первых, в Nopaper используется усиленная НЭП — она позволяет определить, кто и когда подписал документ, и с какого устройства.

Во-вторых, мобильное приложение — его можно скачать на смартфон и подписывать — где бы ни был студент (помним про нашего студента из Коста-Рики).

В-третьих, в приложении user friendly интерфейс. Я сама попробовала зарегистрироваться, поняла, что это удобно и быстро.

Про user friendly интерфейс

Это удобный и понятный интерфейс приложения, когда заходишь на сайт или в приложение и сразу понимаешь, куда нажимать, где и что найти. Без инструкций и подсказок от специалистов.

Сервис ЭДО должен быть таким же понятным, как заказ доставки: зашел в приложение, выбрал продукты, оплатил заказ и ждёшь свой обед.

Только вместо продуктов и корзины — документы и электронная подпись. Например, за 3 действия подписывается документ в Nopaper.

У нас каждый день происходит что-то новое: вместе с внедрением Nopaper запускались ещё несколько систем ЭДО для других процессов. Поэтому сотрудники восприняли Nopaper очень хорошо. Все быстро оценили лёгкость и скорость электронного подписания.

Больше всего радовался руководитель отдела продаж, для него Nopaper = упрощение работы отдела. Если раньше менеджер по продажам тратил много времени на контроль процессов, то теперь это время освободилось для встреч с клиентами

Мы сократили труд сотрудников, которые контролировали подписание. Сейчас менеджер готовит документ, загружает в Nopaper. Руководитель его согласовывает, клиенты и представитель колледжа подписывают документ. Весь процесс занимает 15 минут.

Раньше на это могло уйти 2-3 месяца, пришлось бы заказывать доставку, контролировать отправку. А сейчас всё просто.
Хотя некоторым клиентам до сих пор сложно перестроится, они приезжают в колледж для подписания документов. Но уже больше 50% договоров подписывается электронно. Думаю, эта цифра будет расти.

Помимо сокращения ресурсов сотрудников и денег на документооборот, Nopaper помог нам открыть полностью дистанционный формат обучения и сделать образование доступным для студентов из других городов и стран.

Студенты и их родители удалённо подписывают договор на обучение и получают образование в том числе и онлайн – на платформе IThub distant. Когда запускали проект, не оценивали, сколько ресурсов уйдёт на организацию обмена документами, у нас уже был Nopaper.

Поступление на программу без сервиса занимало бы очень много времени: даже при желании и высокой мотивации клиента, на пересылку ушло бы несколько дней. Но, как я уже говорила, мы можем об этом не задумываться и двигаться дальше: сейчас наш проект — это пилот, но мы будем развивать его дальше. С Nopaper тоже продолжаем взаимодействие и рассматриваем его для обмена кадровыми документами.