Собрать документы со всей России за 15 минут. Кейс логистической компании Порт Транзит Экспедирование

Кейс о том, как законодательные ограничения подтолкнули компанию к оптимизации документооборота и избавили от ежедневных почтовых отправлений. Теперь Порт Транзит Экспедирование использует сервис мобильного документооборота и моментально получает оригиналы документов от водителей по всей стране.

Порт Транзит — логистическая компания с филиалами в 7 городах, которая организует автоперевозки по всей России.
​
У компании сеть из 12 000 перевозчиков, между которыми
она распределяет заказы своих клиентов.

С каждым из 12 000 перевозчиков компания заключает договор, подписывает заявку на перевозку и обменивается актами выполненных работ. В месяц осуществляется до 5000 рейсов и с каждого нужно получить как минимум 1 документ.
​
В компании был бумажный документооборот, чтобы отправить или получить документы сотрудники Порт Транзита ходили на почту, либо экспедитор приезжал на погрузку, чтобы подписать документы.

Согласно хартии участников рынка перевозок заказчику перевозки нужно убедиться, что перевозчик является собственником транспорта и у логистической компании есть с ним договор.
​
Это требование означает, что Порт Транзит Экспедирование должен предоставить заказчику весь пакет документов с перевозчиком. И сделать это до оказания услуги.

Задержка отправки документов влияла не весь процесс поставки груза, пока нет договора, машину не погрузят, пока нет акта выполненных работ — клиент не заплатит.

А значит, компания должна была моментально подписывать документы с новыми водителями. Не за неделю, не за день, а меньше чем за час. С бумагой это невозможно.

В первую очередь рассматривали классические системы электронного документооборота — Диадок (СКБ Контур), Сбис, Калуга Астрал.

Выбрали оператора и стали сервисным центром, где сами проводили идентификацию водителей и выдавали электронную подпись. Всего было выдано 1500 подписей, стоимость каждой 1000 рублей в год.

Однако стало понятно, что подпись не окупается. Большинство водителей совершают 2-3 рейса в год, потому что не всегда находятся заказы в той локации, где они находятся.

На выдачу подписи уходил как минимум день — компания не успевала подписывать документы с перевозчиком и передавать их вовремя клиенту.

Вместе с тем история с классическом ЭДО не масштабировалась: чтобы получить подпись перевозчикам со всей России нужно было ехать в Удостоверяющий центр Порт Транзита Экспедирование в Новороссийске.

На рынке электронного документооборота появились сервисы, которые позволяют получать подпись онлайн без посещения Удостоверяющего центра. Порт Транзит Экспедирование выбрал сервис Nopaper — решение, которое позволяет подписывать документы прямо со смартфона. Nopaper решил нашу основную задачу — удалённо выдавать электронную подпись.

Nopaper — разработка Abanking и SafeTech, компаний которые создают решения для банков. В банках все документы проверяют буквально
под микроскопом, поэтому опыт работы с ними говорит о том, что юридическая сторона Nopaper продумана со всех сторон.


В сервисе водитель получаете усиленную электронную подпись. Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно.


Также водитель присоединяется к Оферте, в которой использование ЭП признается аналогом собственноручной подписи и во время первого обмена документами с Порт Транзитом они заключают Соглашение о правилах использования подписи и взаимном признании её юридической силы.

Водители достаточно быстро разобрались в сервисе: регистрируются и получают подпись за 10 минут пока стоят на погрузке. Чтобы начать обмен документами водителю нужны только телефон и интернет.

Были и те, кому требовалась дополнительная помощь, чтобы разобраться в сервисе. Водители не очень любят читать инструкции — поэтому Порт Транизит Экспедирование организовал колл-центр, который помогает водителям проходить верификацию, получать подпись и отправлять документы.

Для водителей освоить приложение все же проще, чем ехать выпускать подпись на токене. Да и для компании выгоднее — так как быстрее и дешевле.

Чтобы подключиться к сервису водители просто скачивают его из магазина приложений на своем телефоне. Им не нужно проходить какую-то особую процедуру регистрации.

При этом для компании у сервиса есть широкие возможности для интеграции и настройки под бизнес-процессы. В ближайшее время Порт Транзит Экспедирование планирует подключить API для отправки документов прямо из своей CRM-системы. Это позволит ещё больше автоматизировать процесс, не нужно будет выгружать подписанные документы и прикреплять их к сделкам.

Теперь логистическая компания вовремя предоставляет документы заказчику, даже если водитель на рейс найден накануне.