Можно ли использовать собственную форму акта инвентаризации?

Да. С 2013 года унифицированные формы (ИНВ-1, ИНВ-15 и др.) не обязательны. Организация вправе разработать собственный бланк, включив обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ. На практике большинство компаний продолжают использовать унифицированные формы.

Кто входит в инвентаризационную комиссию?

Состав утверждается приказом руководителя. Обычно: представитель руководства, бухгалтер, специалисты (инженер, экономист). Материально ответственное лицо не может быть членом комиссии, но обязано присутствовать при проверке. Комиссия правомочна при отсутствии не более 1/5 членов.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательна перед годовой отчётностью, при смене МОЛ, при хищении, порче, ЧС, ликвидации или реорганизации. Основные средства допускается проверять раз в три года. Дополнительные проверки — по решению руководителя, частоту он определяет в учётной политике.

Что изменилось с введением ФСБУ 28/2023?

Стандарт обязателен с 01.04.2025. Уточнён перечень обязательных случаев инвентаризации, требования к составу комиссии (не более 1/5 отсутствующих), порядок оценки излишков по справедливой стоимости. Допускается электронная форма документов.

Можно ли подписать акт инвентаризации электронной подписью?

Да. ФСБУ 28/2023 прямо допускает электронную форму инвентаризационных документов. В Nopaper акт подписывается НЭП — бесплатно, выпуск за 90 секунд, без токенов и визитов в удостоверяющий центр.

Что делать, если при инвентаризации выявлена недостача?

Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на издержки. Сверхнормативная — возмещается виновными лицами. Если виновный не установлен — убытки относятся на финансовые результаты. Штраф за грубое нарушение бухучёта: 5 000–10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Сколько хранить акты инвентаризации?

Инвентаризационные описи и акты хранятся 5 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). При выявлении недостач срок хранения продлевается до завершения разбирательства и истечения срока исковой давности.

Скачать бланк

Скачайте готовый шаблон, заполните и подпишите — бумажно или электронной подписью.

Акт инвентаризации бланк, образец заполнения и инструкция по составлению

Акт инвентаризации — это документ, фиксирующий фактическое наличие имущества, денежных средств или обязательств организации и результат их сверки с данными бухгалтерского учёта.

Образцы и бланки актов инвентаризации
Что такое акт инвентаризации
Электронный акт инвентаризации — подписание в Nopaper
Как составить акт инвентаризации — пошаговая инструкция
Обязательные реквизиты акта инвентаризации
Когда инвентаризация обязательна
Порядок оформления результатов инвентаризации
Что делать при выявлении расхождений
Акт инвентаризации основных средств (форма ИНВ-1)
Акт инвентаризации кассы (форма ИНВ-15)
Акт инвентаризации расчётов (форма ИНВ-17)
Акт инвентаризации материалов и ТМЦ
Акт о результатах инвентаризации (форма 0504835)
Частые ошибки при оформлении
Частые вопросы

Образцы и бланки актов инвентаризации

Универсальный шаблон акта инвентаризации (.docx)

Универсальный бланк подходит для инвентаризации любого вида имущества: основных средств, материалов, товаров, денежных средств. Содержит все обязательные реквизиты первичного документа согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ: наименование, дату составления, содержание хозяйственной операции, подписи ответственных лиц.

Скачать бланк акта инвентаризации .doc

Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».

Образец заполненного акта инвентаризации

Образец заполнен вымышленными данными ООО «Альфа». Используйте его как ориентир: замените реквизиты организации, перечень имущества и данные комиссии на свои.

Скачать образец заполнения .doc

Бланк акта инвентаризации в Excel

Табличный формат удобен для инвентаризации большого количества позиций — ТМЦ, материалов, товаров на складе. Формулы автоматически подсчитают итоговые суммы и отклонения.

Кнопка: Скачать бланк в Excel .xlsx

Как адаптировать шаблон под конкретный вид имущества

Универсальный бланк адаптируется под любую ситуацию. Измените:

Для основных средств: добавьте графы «инвентарный номер», «заводской номер», «год ввода в эксплуатацию»
Для ТМЦ и материалов: добавьте графы «единица измерения», «цена за единицу», «количество по учёту / фактически»
Для денежных средств (касса): укажите «фактическая сумма наличных», «по данным учёта», «результат (излишек / недостача)»
Для расчётов с контрагентами: добавьте графы «контрагент», «сумма дебиторской задолженности», «сумма кредиторской задолженности», «подтверждена / не подтверждена»

Если вам нужны готовые унифицированные формы (ИНВ-1, ИНВ-15, ИНВ-17), используйте бланки из Постановления Госкомстата РФ № 88 — подробнее о каждой форме ниже.

Смежные шаблоны на сайте Nopaper

Приказ о приёме на работу — при смене материально ответственного лица оформляется приём нового сотрудника
Соглашение о расторжении трудового договора — при увольнении МОЛ инвентаризация обязательна

А как подписывать будете?

С 2021 года ТК РФ разрешает подписывать этот документ в электронном виде в сервисах кадрового ЭДО, например в сервисе Nopaper на это уйдет 1 минута.

Узнать про Nopaper

Что такое акт инвентаризации

Определение и назначение документа

Инвентаризация — это проверка фактического наличия имущества и обязательств организации и их сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Согласно ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», активы и обязательства подлежат инвентаризации, при которой выявляется фактическое наличие соответствующих объектов и их соответствие данным регистров бухгалтерского учёта.

Акт инвентаризации фиксирует результаты проверки: что есть по факту, что числится в учёте, есть ли расхождения. Документ служит основанием для корректировки данных бухучёта, списания недостач или оприходования излишков.

Виды актов инвентаризации

Инвентаризация охватывает разные категории имущества и обязательств. Для каждой категории существует своя форма акта:

Объект проверки	Унифицированная форма	Назначение
Основные средства	ИНВ-1	Здания, оборудование, транспорт, мебель
Нематериальные активы	ИНВ-1а	Патенты, лицензии, товарные знаки
ТМЦ отгруженные	ИНВ-4	Товары, отгруженные покупателям
Наличные денежные средства	ИНВ-15	Касса: купюры, монеты, ценные бумаги, марки
Расчёты с контрагентами	ИНВ-17	Дебиторская и кредиторская задолженность
Итоговый акт (бюджетные учреждения)	0504835	Обобщение всех результатов для госсектора

Согласно п. 3 ФСБУ 28/2023, инвентаризация проводится в отношении активов, обязательств, источников финансирования, объектов бухгалтерского учёта на забалансовых счетах.

Отличие акта инвентаризации от описи и сличительной ведомости

Критерий	Инвентаризационная опись	Сличительная ведомость	Акт о результатах
Назначение	Фиксация фактического наличия	Выявление расхождений с учётом	Итоговый документ с выводами
Когда составляется	В процессе подсчёта	После сравнения с данными учёта	По завершении инвентаризации
Кто составляет	Комиссия при участии МОЛ	Бухгалтерия	Комиссия
Что содержит	Перечень объектов с количеством	Излишки и недостачи по каждой позиции	Общий результат, рекомендации по урегулированию
Пример формы	ИНВ-1, ИНВ-3	ИНВ-18, ИНВ-19	0504835, произвольная

Инвентаризационная опись — это первичный документ, в который вносятся данные о фактическом наличии каждого объекта имущества при проведении инвентаризации.

Сличительная ведомость — это документ, в котором отражаются расхождения между фактическими данными инвентаризации и данными бухгалтерского учёта.

Унифицированные формы: обязательны или нет

С 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны (за исключением установленных специальными федеральными законами). Организация вправе разработать собственную форму акта инвентаризации, включив обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ. На практике большинство организаций продолжают использовать формы ИНВ — они проверены и привычны для налоговых органов.

Электронный акт инвентаризации — подписание в Nopaper

Юридическая сила электронного акта

ФСБУ 28/2023 допускает составление инвентаризационных документов в электронной форме с применением электронной подписи. Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, при условии подписания квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП).

Согласно ст. 22.1 ТК РФ, работодатель вправе вести кадровый электронный документооборот, что распространяется и на приказы о проведении инвентаризации, и на акты по её результатам.

Переход на электронный документооборот сокращает время на оформление инвентаризации и позволяет подписывать документы удалённо — это важно для компаний с филиалами и распределёнными складами. Подробнее о преимуществах — в статье ЭДО в бухгалтерии.

Подписание НЭП: быстро и бесплатно

В Nopaper члены комиссии подписывают акт инвентаризации усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Выпуск НЭП занимает 90 секунд, подпись бесплатна, не требует токенов и визитов в удостоверяющий центр.

Как подписать акт инвентаризации в Nopaper

Бухгалтер загружает заполненный акт инвентаризации в систему
Члены комиссии получают уведомление на телефон
Каждый подписывает акт НЭП одним нажатием
Материально ответственное лицо подтверждает ознакомление
Подписанный документ сохраняется с юридической силой и отметкой времени

Ознакомиться с тарифами на КЭДО можно на сайте Nopaper.

Как составить акт инвентаризации — пошаговая инструкция

Шаг 1. Издание приказа о проведении инвентаризации

Руководитель организации издаёт приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации. В приказе указываются:

Объекты проверки (основные средства, ТМЦ, касса, расчёты)
Сроки проведения (дата начала и окончания)
Состав инвентаризационной комиссии
Причина инвентаризации (плановая, при смене МОЛ, по факту хищения)

Приказ о проведении инвентаризации — это локальный нормативный акт, который регистрируется в журнале учёта приказов.

Шаг 2. Формирование инвентаризационной комиссии

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. В неё обычно входят:

Представитель руководства (заместитель директора, начальник подразделения)
Бухгалтер или главный бухгалтер
Специалисты (инженер, экономист, товаровед)

Материально ответственное лицо (МОЛ) не входит в состав комиссии, но обязано присутствовать при проведении инвентаризации. Комиссия правомочна при отсутствии не более 1/5 её членов (ФСБУ 28/2023).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственного лица

Перед началом проверки МОЛ подписывает расписку о том, что:

Все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию
Все поступившие ценности оприходованы
Все выбывшие ценности списаны

Расписка включается в заголовочную часть инвентаризационной описи или оформляется отдельным документом.

Шаг 4. Проведение фактической проверки

Комиссия проверяет фактическое наличие имущества путём подсчёта, обмера, взвешивания. Проверка проводится обязательно в присутствии МОЛ. Результаты записываются в инвентаризационную опись непосредственно при подсчёте — заполнение «по памяти» после проверки не допускается.

Шаг 5. Заполнение акта (инвентаризационной описи)

Опись заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, либо на компьютере. Требования к заполнению:

Незаполненные строки прочёркиваются
Исправления заверяются подписями всех членов комиссии
На последней странице делается отметка о проверке цен и подсчёте итогов

При выявлении расхождений дополнительно составляется сличительная ведомость (форма ИНВ-18).

Шаг 6. Подписание и передача в бухгалтерию

Заполненный акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Акт составляется в двух экземплярах: один передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у МОЛ. На основании акта бухгалтерия корректирует данные учёта.

Обязательные реквизиты акта инвентаризации

Реквизит	Что указывать	Пример
Наименование организации	Полное с ОПФ	ООО «Альфа»
Наименование документа	Тип акта	«Акт инвентаризации основных средств»
Номер и дата	Регистрационный номер, дата составления	№ 12 от 20.03.2026
Основание	Приказ о проведении инвентаризации	Приказ № 38 от 15.03.2026
Дата проведения	Период фактической проверки	18.03.2026 – 20.03.2026
Состав комиссии	ФИО, должности всех членов	Председатель: Сидоров А.В., зам. директора
МОЛ	ФИО, должность	Кладовщик Петрова И.Н.
Перечень имущества	Наименование, количество, стоимость	Ноутбук Lenovo ThinkPad, инв. № 00145, 1 шт., 72 000 руб.
Результат	Фактическое наличие vs данные учёта	Факт: 48 шт. / Учёт: 50 шт. / Недостача: 2 шт.
Подписи	Все члены комиссии + МОЛ	Подписано электронной подписью / собственноручно

Когда инвентаризация обязательна

Перед составлением годовой отчётности

Инвентаризация имущества проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Основные средства разрешается проверять не реже одного раза в три года — это единственное исключение по периодичности.

При смене материально ответственного лица

При увольнении, переводе или приёме нового МОЛ инвентаризация проводится на дату приёмки-передачи дел. Это защищает и организацию, и самого сотрудника: фиксируется, какое имущество передано.

При выявлении хищения или порчи имущества

Обнаружение факта хищения, злоупотребления или порчи ценностей — основание для немедленной инвентаризации. Результаты используются для определения суммы ущерба и привлечения виновных к ответственности.

При реорганизации, ликвидации или ЧС

Инвентаризация обязательна при:

Реорганизации компании (слияние, разделение, присоединение)
Ликвидации организации — перед составлением ликвидационного баланса
Передаче или возврате имущества в аренду, выкупе, продаже
Стихийных бедствиях, пожарах, авариях и иных чрезвычайных ситуациях

Новые требования ФСБУ 28/2023

ФСБУ 28/2023 — это федеральный стандарт бухгалтерского учёта «Инвентаризация», который с 1 апреля 2025 года заменил прежние правила проведения инвентаризации. Ключевые изменения:

Уточнён перечень обязательных случаев инвентаризации
Введены требования к правомочности комиссии (отсутствие не более 1/5 членов)
Организации вправе самостоятельно определять формы инвентаризационных документов
Уточнён порядок оценки результатов (излишки по справедливой стоимости)
Допускается электронная форма документов с электронной подписью

Основание	Что проверять	НПА
Годовая отчётность	Все активы и обязательства	Ст. 11 закона № 402-ФЗ
Смена МОЛ	Имущество на ответственном хранении	ФСБУ 28/2023, п. 15
Хищение или порча	Повреждённое / похищенное имущество	ФСБУ 28/2023, п. 15
Стихийное бедствие, пожар	Всё пострадавшее имущество	ФСБУ 28/2023, п. 15
Реорганизация / ликвидация	Все активы и обязательства	ФСБУ 28/2023, п. 15
Передача в аренду, выкуп, продажа	Передаваемое имущество	ФСБУ 28/2023, п. 15

Порядок оформления результатов инвентаризации

Инвентаризационная опись — фиксация фактического наличия

Первый документ в цепочке. Комиссия вносит данные о каждом объекте: наименование, инвентарный номер, количество, стоимость. Для разных категорий имущества используются разные формы описей (ИНВ-1 для ОС, ИНВ-3 для ТМЦ и т.д.).

Сличительная ведомость — выявление расхождений

Если фактические данные совпадают с учётными, сличительная ведомость не нужна. При расхождениях бухгалтерия составляет сличительную ведомость (форма ИНВ-18 для ОС, ИНВ-19 для ТМЦ), в которой по каждой позиции указывается: количество/сумма по факту, по учёту, разница (излишек или недостача).

Акт о результатах — итоговый документ

Акт о результатах инвентаризации обобщает итоги проверки. Содержит:

Общую сумму излишков и недостач
Причины расхождений (пересортица, естественная убыль, хищение)
Предложения комиссии по урегулированию (списание, оприходование, взыскание)
Подписи членов комиссии

На основании акта руководитель принимает решение — утверждает результаты приказом.

Что делать при выявлении расхождений

Излишки — оприходование по рыночной стоимости

Выявленные излишки приходуются по справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации. Сумма относится на финансовые результаты (прочие доходы). С введением ФСБУ 28/2023 уточнено, что оценка излишков производится по справедливой стоимости согласно МСФО 13.

Недостача в пределах норм — списание на издержки

Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства или обращения. Нормы устанавливаются отраслевыми нормативными актами (для продовольственных товаров, стройматериалов и т.д.).

Недостача сверх норм — взыскание с виновных лиц

Сверхнормативная недостача возмещается виновными лицами. Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании, убытки списываются на финансовые результаты. Согласно ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Акт инвентаризации основных средств (форма ИНВ-1)

Форма ИНВ-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Применяется при проверке зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств, мебели и другого имущества, отнесённого к основным средствам.

Структура формы ИНВ-1

Форма состоит из четырёх частей:

1. Заголовочная часть:

Наименование организации, структурное подразделение
Основание для инвентаризации (номер и дата приказа)
Дата начала и окончания проверки

2. Расписка МОЛ:

Подтверждение, что все приходные/расходные документы сданы в бухгалтерию
Подпись материально ответственного лица

3. Табличная часть (13 граф):

Графа	Содержание
1	Порядковый номер
2	Наименование объекта ОС
3–5	Данные для арендованных объектов (номер и дата договора, арендодатель)
6	Год выпуска (постройки, приобретения)
7	Инвентарный номер
8	Заводской номер
9	Номер паспорта (техпаспорта)
10	Фактическое наличие (количество)
11	Фактическая стоимость
12	Количество по данным бухучёта
13	Стоимость по данным бухучёта

4. Заключительная часть:

Итоги по всем графам
Подписи председателя и членов комиссии
Подпись МОЛ о принятии имущества на ответственное хранение

Как заполнить — пример по графам

Пример строки для ноутбука:

Графа	Заполнение
1	1
2	Ноутбук Lenovo ThinkPad T14
3–5	— (собственное имущество)
6	2024
7	ОС-00145
8	PF-3N8GH2
9	—
10	1
11	72 000,00
12	1
13	72 000,00

Акт инвентаризации кассы (форма ИНВ-15)

Когда проводится ревизия кассы

Инвентаризация кассы проводится:

Перед составлением годовой отчётности
При смене кассира
При обнаружении хищений, недостач или излишков наличных
По решению руководителя (внеплановая проверка)

Акт составляется в двух экземплярах при плановой проверке или в трёх — при смене кассира (по одному экземпляру бывшему и новому кассиру, третий — в бухгалтерию).

Особенности заполнения ИНВ-15

Порядок заполнения:

Первая часть: реквизиты организации, код по ОКВЭД, номер и дата приказа
Расписка кассира: подтверждение передачи всех документов и оприходования наличных
Основная часть: фактическое количество наличных (купюры, монеты), ценных бумаг, почтовых марок
Сверка: сумма по факту сравнивается с данными кассовой книги
Оборотная сторона: при расхождениях кассир даёт письменные пояснения по недостаче или излишкам

Суммы указываются цифрами с полной письменной расшифровкой. Подписывают все члены комиссии и кассир.

Акт инвентаризации расчётов (форма ИНВ-17)

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Форма ИНВ-17 применяется для проверки расчётов с покупателями, поставщиками, бюджетом и прочими дебиторами и кредиторами. Инвентаризация расчётов выявляет:

Просроченную дебиторскую задолженность (возможно списание)
Неподтверждённую задолженность (разногласия с контрагентами)
Кредиторскую задолженность с истёкшим сроком исковой давности

Акт составляется в двух экземплярах на основании документально подтверждённых остатков. К акту прилагается справка, составленная в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учёта. Один экземпляр передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у комиссии.

При работе с контрагентами эффективнее проводить сверку через электронный документооборот — акты сверки подписываются электронной подписью и доставляются мгновенно.

Акт инвентаризации материалов и ТМЦ

Инвентаризация товарно-материальных ценностей — самый распространённый вид проверки. Проверяются сырьё, материалы, готовая продукция, товары на складе. Для оформления используется инвентаризационная опись ИНВ-3 (для ТМЦ на хранении) или ИНВ-4 (для ТМЦ отгруженных).

Особенности:

Подсчёт проводится путём фактического пересчёта, взвешивания, обмера
При большом количестве позиций удобнее использовать бланк в Excel
ТМЦ в пути и отгруженные, но не оплаченные, инвентаризируются отдельно
Результат фиксируется в описи, расхождения — в сличительной ведомости ИНВ-19

Акт о результатах инвентаризации (форма 0504835)

Для кого предназначена форма

Форма 0504835 утверждена приказом Минфина № 52н от 30.03.2015. Применяется в государственных и муниципальных учреждениях для обобщения результатов инвентаризации всех видов имущества и обязательств.
Особенности заполнения для бюджетных учреждений
Форма заполняется после завершения всех частных инвентаризаций (ОС, ТМЦ, расчётов). Содержит:

Сводные данные по каждому виду имущества
Общую сумму расхождений
Предложения комиссии по урегулированию
Решение руководителя

В отличие от коммерческих организаций, бюджетные учреждения обязаны использовать именно форму 0504835 — применение произвольных форм для них не допускается.

Частые ошибки при оформлении

Отсутствие приказа о проведении инвентаризации. Без приказа инвентаризация считается непроведённой. При налоговой проверке это основание для претензий к достоверности бухгалтерской отчётности.
Неполный состав комиссии. Если при проверке отсутствует более 1/5 членов комиссии, результаты могут быть оспорены. Каждый член комиссии должен лично участвовать в подсчёте.
Инвентаризация без присутствия МОЛ. Материально ответственное лицо обязано присутствовать при проверке «его» имущества. Без МОЛ результаты не имеют юридической силы.
Заполнение описи по памяти. Данные вносятся непосредственно при подсчёте, а не после. Заполнение «задним числом» — основание для признания результатов недействительными.
Не оформлена расписка МОЛ. Расписка подтверждает, что все документы сданы и имущество оприходовано. Без неё МОЛ может оспорить результаты инвентаризации.
Незаполненные строки не прочёркнуты. Пустые строки в описи позволяют дописать позиции после подписания. Все незаполненные строки прочёркиваются.
Исправления без подписей. Каждое исправление заверяется подписями всех членов комиссии и МОЛ. Незаверенные исправления делают документ недействительным.