8 800 550 65 30
Оставить заявку
8 800 550 65 30
Заполните форму
и получите сравнение сервисов КЭДО в одной таблице
Поддержка для клиентов Nopaper: 8 (800) 550-65-30 или написать в телеграм
Что хотите сделать?
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Зарегистрироваться и подписать документ
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Купить Nopaper
Узнать про возможности Nopaper и выбрать подходящий тариф
Вам просто нужно выпустить электронную подпись и подписать документ
Зарегистрироваться и подписать документ
- Что такое уведомление о начале отпуска и зачем оно нужно
- Электронное уведомление об отпуске через КЭДО
- Образец и бланк уведомления о начале отпуска для скачивания
- За сколько дней уведомить работника об отпуске
- Форма уведомления о начале отпуска
- Как оформить уведомление — пошаговая инструкция
- Способы уведомления работника об отпуске
- Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление
- Штрафы за отсутствие уведомления об отпуске
- Срок хранения уведомлений об отпуске
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что такое уведомление о начале отпуска и зачем оно нужно
Уведомление о начале отпуска — письменный документ, которым работодатель извещает сотрудника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с утверждённым графиком отпусков. Обязанность уведомления закреплена в ч. 3 ст. 123 ТК РФ: работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Для каких отпусков нужно уведомление
Уведомление составляется для отпусков, включённых в график:
Когда уведомление НЕ требуется
Чем уведомление отличается от приказа на отпуск
Уведомление — это извещение о предстоящем отпуске, которое направляется до издания приказа. Приказ (форма Т-6 или свободная) — распорядительный документ, который оформляется после уведомления и является основанием для расчёта отпускных. Уведомление можно направить за месяц до отпуска, а приказ — как правило, за 3–7 дней.
Для каких отпусков нужно уведомление
Уведомление составляется для отпусков, включённых в график:
- Ежегодный основной оплачиваемый отпуск — стандартная продолжительность 28 календарных дней (ст. 114–115 ТК РФ)
- Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск — за ненормированный рабочий день, вредные условия труда и по другим основаниям (ст. 116–119 ТК РФ)
Когда уведомление НЕ требуется
- Отпуск по письменному заявлению работника (не по графику) — работник сам инициирует отпуск и знает дату
- Отпуск без сохранения заработной платы — предоставляется по заявлению
- Учебный отпуск — предоставляется на основании справки-вызова
- Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком
Чем уведомление отличается от приказа на отпуск
Уведомление — это извещение о предстоящем отпуске, которое направляется до издания приказа. Приказ (форма Т-6 или свободная) — распорядительный документ, который оформляется после уведомления и является основанием для расчёта отпускных. Уведомление можно направить за месяц до отпуска, а приказ — как правило, за 3–7 дней.
Электронное уведомление об отпуске через КЭДО
С 2022 года Федеральный закон № 377-ФЗ разрешает оформлять кадровые документы в электронном виде в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО). Уведомление о начале отпуска входит в перечень документов, которые можно перевести в КЭДО.
Как это работает:
Преимущества электронного уведомления:
Внедрение кадрового электронного документооборота через Nopaper позволяет выпустить НЭП для сотрудника за 90 секунд — без токенов и визитов в удостоверяющий центр. Ознакомьтесь с тарифами КЭДО, чтобы подобрать подходящий план.
Как это работает:
- Кадровик формирует уведомление в системе КЭДО и подписывает его электронной подписью
- Работник получает уведомление в мобильном приложении или личном кабинете
- Работник подписывает ознакомление неквалифицированной электронной подписью (НЭП) — моментально, без бумаг и визитов в отдел кадров
- Система автоматически фиксирует дату и время ознакомления — это юридически значимое подтверждение
Преимущества электронного уведомления:
- Скорость — уведомление доставляется мгновенно, даже если работник в другом городе
- Подтверждение — система фиксирует точное время ознакомления, не нужен бумажный экземпляр
- Хранение — документ автоматически сохраняется в электронном архиве, не нужны папки и стеллажи
- Массовость — можно разослать уведомления десяткам сотрудников за несколько минут
Внедрение кадрового электронного документооборота через Nopaper позволяет выпустить НЭП для сотрудника за 90 секунд — без токенов и визитов в удостоверяющий центр. Ознакомьтесь с тарифами КЭДО, чтобы подобрать подходящий план.
Образец и бланк уведомления о начале отпуска для скачивания
Универсальный бланк уведомления об отпуске
Бланк подходит для уведомления о ежегодном основном и дополнительном отпуске по графику отпусков. Содержит все обязательные реквизиты: наименование организации, ФИО и должность работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней, строку для подписи работника об ознакомлении.
Скачать бланк уведомления об отпуске .doc
Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».
Образец заполнения уведомления
Пример того, как заполнить универсальный бланк для конкретного случая.
ООО «Ромашка» ИНН 7701234567 / КПП 770101001
УВЕДОМЛЕНИЕ о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
г. Москва 02.06.2026
Уважаемый(ая) Петров Иван Сергеевич,
Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков на 2026 год Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
Начальник отдела кадров ___________ / Смирнова А.В. /
С уведомлением ознакомлен(а), экземпляр получил(а):
___________ / Петров И.С. / «___» __________ 2026 г.
Обратите внимание: в строке «Дата выхода на работу» указывается первый рабочий день после окончания отпуска. Если последний день отпуска приходится на пятницу или выходной — датой выхода будет ближайший понедельник (или следующий рабочий день).
Как адаптировать бланк для уведомления о дополнительном отпуске
Используйте тот же бланк. Внесите два изменения:
Если сотрудник уходит в основной и дополнительный отпуск подряд — можно оформить одно уведомление с указанием обоих видов отпуска и общего количества дней.
Скачать бланк уведомления об отпуске .doc
Как адаптировать бланк при переносе отпуска
Если дата отпуска изменилась по инициативе работодателя, используйте тот же бланк, добавив:
При переносе по заявлению самого работника уведомление не требуется — сотрудник уже знает о новых датах. Вместо этого оформляется заявление о переносе отпуска.
Скачать бланк уведомления об отпуске .doc
Смежные шаблоны на сайте Nopaper
Вместе с уведомлением об отпуске часто требуются:
Бланк подходит для уведомления о ежегодном основном и дополнительном отпуске по графику отпусков. Содержит все обязательные реквизиты: наименование организации, ФИО и должность работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней, строку для подписи работника об ознакомлении.
Скачать бланк уведомления об отпуске .doc
Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».
Образец заполнения уведомления
Пример того, как заполнить универсальный бланк для конкретного случая.
ООО «Ромашка» ИНН 7701234567 / КПП 770101001
УВЕДОМЛЕНИЕ о начале ежегодного оплачиваемого отпуска
г. Москва 02.06.2026
Уважаемый(ая) Петров Иван Сергеевич,
Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков на 2026 год Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
- Дата начала отпуска: 16 июня 2026 г.
- Дата окончания отпуска: 13 июля 2026 г.
- Количество календарных дней: 28
- Дата выхода на работу: 14 июля 2026 г.
Начальник отдела кадров ___________ / Смирнова А.В. /
С уведомлением ознакомлен(а), экземпляр получил(а):
___________ / Петров И.С. / «___» __________ 2026 г.
Обратите внимание: в строке «Дата выхода на работу» указывается первый рабочий день после окончания отпуска. Если последний день отпуска приходится на пятницу или выходной — датой выхода будет ближайший понедельник (или следующий рабочий день).
Как адаптировать бланк для уведомления о дополнительном отпуске
Используйте тот же бланк. Внесите два изменения:
- В строке «вид отпуска» укажите: «ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск» вместо «основной»
- Добавьте основание: укажите статью ТК, по которой предоставляется дополнительный отпуск (ст. 116 — за ненормированный рабочий день, ст. 117 — за вредные условия труда, ст. 118 — за особый характер работы, ст. 119 — за работу в районах Крайнего Севера)
Если сотрудник уходит в основной и дополнительный отпуск подряд — можно оформить одно уведомление с указанием обоих видов отпуска и общего количества дней.
Скачать бланк уведомления об отпуске .doc
Как адаптировать бланк при переносе отпуска
Если дата отпуска изменилась по инициативе работодателя, используйте тот же бланк, добавив:
- Причину переноса: производственная необходимость, просьба руководителя подразделения
- Новые даты начала и окончания отпуска
- Ссылку на приказ о переносе (при наличии)
- Согласие работника на перенос — отдельная строка для подписи
При переносе по заявлению самого работника уведомление не требуется — сотрудник уже знает о новых датах. Вместо этого оформляется заявление о переносе отпуска.
Скачать бланк уведомления об отпуске .doc
Смежные шаблоны на сайте Nopaper
Вместе с уведомлением об отпуске часто требуются:
- Заявление на отпуск — если сотрудник просит предоставить отпуск вне графика или подтверждает дату отпуска по графику
- Заявление о переносе отпуска — если сотрудник хочет перенести отпуск на другие даты
А как подписывать будете?
С 2021 года ТК РФ разрешает подписывать этот документ в электронном виде в сервисах кадрового ЭДО, например в сервисе Nopaper на это уйдет 1 минута.
За сколько дней уведомить работника об отпуске
Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели (14 календарных дней) до его начала. Это требование установлено ч. 3 ст. 123 ТК РФ.
Как считать 14 дней
Отсчёт 14 календарных дней ведётся от даты вручения уведомления работнику (даты его подписи об ознакомлении). День вручения в подсчёт не включается. Пример: отпуск начинается 16 июня — уведомление нужно вручить не позднее 1 июня.
Можно ли уведомить раньше
Да. Закон устанавливает минимальный срок — «не позднее чем за 2 недели». Уведомить можно и за месяц, и за два. Это не нарушение.
Когда уведомление не обязательно
Если отпуск переносится по письменному заявлению самого работника, повторное уведомление не требуется — сотрудник знает о новых датах, поскольку сам их инициировал.
Если работник на больничном или в командировке
Уведомление можно направить заказным письмом с уведомлением о вручении на домашний адрес. Датой уведомления будет дата получения письма (штамп на уведомлении о вручении). Учитывайте время доставки: отправляйте письмо заблаговременно, чтобы работник получил его за 2 недели до отпуска.
Как считать 14 дней
Отсчёт 14 календарных дней ведётся от даты вручения уведомления работнику (даты его подписи об ознакомлении). День вручения в подсчёт не включается. Пример: отпуск начинается 16 июня — уведомление нужно вручить не позднее 1 июня.
Можно ли уведомить раньше
Да. Закон устанавливает минимальный срок — «не позднее чем за 2 недели». Уведомить можно и за месяц, и за два. Это не нарушение.
Когда уведомление не обязательно
Если отпуск переносится по письменному заявлению самого работника, повторное уведомление не требуется — сотрудник знает о новых датах, поскольку сам их инициировал.
Если работник на больничном или в командировке
Уведомление можно направить заказным письмом с уведомлением о вручении на домашний адрес. Датой уведомления будет дата получения письма (штамп на уведомлении о вручении). Учитывайте время доставки: отправляйте письмо заблаговременно, чтобы работник получил его за 2 недели до отпуска.
Форма уведомления о начале отпуска
Законодательство не устанавливает унифицированную форму уведомления об отпуске. Работодатель разрабатывает бланк самостоятельно и при необходимости закрепляет его как приложение к Правилам внутреннего трудового распорядка или Положению об отпусках.
Обязательные реквизиты уведомления
Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть:
Кто подписывает уведомление
Со стороны работодателя уведомление подписывает руководитель организации, начальник отдела кадров или иное уполномоченное лицо (на основании приказа или доверенности). Конкретное должностное лицо определяется внутренними регламентами организации.
Нужна ли печать
Печать на уведомлении не обязательна. Документ имеет юридическую силу и без печати — достаточно подписи уполномоченного лица. Однако если в организации принято ставить печать на кадровых документах, её наличие не будет ошибкой.
Обязательные реквизиты уведомления
Чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть:
Реквизит | Пояснение |
Наименование организации | Полное или сокращённое наименование, как в учредительных документах |
Дата и регистрационный номер | Дата составления уведомления и его номер по журналу исходящей документации |
ФИО и должность работника | Фамилия, имя, отчество и должность адресата |
Вид отпуска | Ежегодный основной, ежегодный дополнительный |
Дата начала отпуска | Первый день отпуска |
Дата окончания отпуска | Последний день отпуска |
Количество календарных дней | Общее число дней отпуска |
Дата выхода на работу | Первый рабочий день после отпуска |
Подпись уполномоченного лица | Руководитель, начальник отдела кадров или иное лицо |
Строка для подписи работника | «С уведомлением ознакомлен(а), экземпляр получил(а)» с местом для подписи и даты |
Кто подписывает уведомление
Со стороны работодателя уведомление подписывает руководитель организации, начальник отдела кадров или иное уполномоченное лицо (на основании приказа или доверенности). Конкретное должностное лицо определяется внутренними регламентами организации.
Нужна ли печать
Печать на уведомлении не обязательна. Документ имеет юридическую силу и без печати — достаточно подписи уполномоченного лица. Однако если в организации принято ставить печать на кадровых документах, её наличие не будет ошибкой.
Как оформить уведомление — пошаговая инструкция
Шаг 1. Проверьте график отпусков. Убедитесь, что дата отпуска актуальна — не было переносов, отзывов или изменений. Сверьтесь с графиком по форме Т-7 или внутренней системой учёта.
Шаг 2. Заполните бланк. Внесите реквизиты организации, ФИО и должность работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество дней, дату выхода на работу. Составьте документ в двух экземплярах — один для работника, второй остаётся у работодателя.
Шаг 3. Подпишите у уполномоченного лица. Руководитель, начальник отдела кадров или иное лицо с полномочиями ставит подпись.
Шаг 4. Вручите работнику под подпись. Передайте оба экземпляра работнику. Он ставит подпись и дату ознакомления на экземпляре работодателя и забирает свой экземпляр.
Шаг 5. Зарегистрируйте уведомление. Внесите запись в журнал регистрации исходящей корреспонденции или журнал уведомлений — дату, номер, ФИО работника, даты отпуска.
Шаг 6. Храните экземпляр работодателя. Подшейте уведомление с подписью работника в личное дело сотрудника или в отдельную папку «Уведомления об отпусках».
Альтернатива: вместо отдельного бланка уведомления можно использовать лист ознакомления — таблицу, в которой несколько сотрудников расписываются за ознакомление с датами отпусков. Это удобно, когда нужно уведомить сразу несколько человек в один период.
Шаг 2. Заполните бланк. Внесите реквизиты организации, ФИО и должность работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество дней, дату выхода на работу. Составьте документ в двух экземплярах — один для работника, второй остаётся у работодателя.
Шаг 3. Подпишите у уполномоченного лица. Руководитель, начальник отдела кадров или иное лицо с полномочиями ставит подпись.
Шаг 4. Вручите работнику под подпись. Передайте оба экземпляра работнику. Он ставит подпись и дату ознакомления на экземпляре работодателя и забирает свой экземпляр.
Шаг 5. Зарегистрируйте уведомление. Внесите запись в журнал регистрации исходящей корреспонденции или журнал уведомлений — дату, номер, ФИО работника, даты отпуска.
Шаг 6. Храните экземпляр работодателя. Подшейте уведомление с подписью работника в личное дело сотрудника или в отдельную папку «Уведомления об отпусках».
Альтернатива: вместо отдельного бланка уведомления можно использовать лист ознакомления — таблицу, в которой несколько сотрудников расписываются за ознакомление с датами отпусков. Это удобно, когда нужно уведомить сразу несколько человек в один период.
Способы уведомления работника об отпуске
Закон не ограничивает работодателя единственным способом уведомления. Главное — письменная форма и подтверждение, что работник ознакомлен.
Можно ли уведомить по электронной почте
По общему правилу — нет. Уведомление по e-mail не считается надлежащим, поскольку невозможно достоверно подтвердить факт ознакомления работника (позиция Роструда).
Исключения:
Способ | Описание | Когда подходит |
Отдельное письменное уведомление | Документ с реквизитами и подписью работника | Основной и самый надёжный способ. Подходит всегда |
Ознакомление с графиком отпусков | Работник расписывается в графе 10 формы Т-7 (или в отдельном листе ознакомления) | Если график утверждён и содержит графу для подписи работника |
Приказ о предоставлении отпуска | Издаётся за 2+ недели до отпуска, работник знакомится под подпись | Если организация практикует раннее издание приказов |
Почтовое отправление | Заказное письмо с уведомлением о вручении | Для удалённых сотрудников, работников на больничном или в командировке |
Электронный документ через КЭДО | Уведомление направляется через систему кадрового электронного документооборота, работник подписывает НЭП | Для компаний, перешедших на КЭДО |
Можно ли уведомить по электронной почте
По общему правилу — нет. Уведомление по e-mail не считается надлежащим, поскольку невозможно достоверно подтвердить факт ознакомления работника (позиция Роструда).
Исключения:
- Дистанционные работники — их можно уведомлять путём обмена электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ)
- Компании, перешедшие на КЭДО — уведомление направляется через систему электронного документооборота и подписывается электронной подписью. Это полноценная юридически значимая процедура
Что делать, если работник отказывается подписывать уведомление
Если сотрудник отказывается ставить подпись об ознакомлении, это не освобождает работодателя от обязанности предоставить отпуск в установленные сроки и не означает, что уведомление не состоялось.
Порядок действий:
Шаг 1. Зачитайте уведомление вслух в присутствии свидетелей (минимум два человека)
Шаг 2. Составьте акт об отказе от ознакомления. В акте укажите:
Шаг 4. Подшейте акт к уведомлению — оба документа хранятся вместе
Акт защитит работодателя при проверке Государственной инспекции труда или трудовом споре. Отпуск при этом предоставляется в плановые сроки — отказ от подписи не является основанием для переноса.
Порядок действий:
Шаг 1. Зачитайте уведомление вслух в присутствии свидетелей (минимум два человека)
Шаг 2. Составьте акт об отказе от ознакомления. В акте укажите:
- Дату и время составления
- ФИО и должность работника, отказавшегося от подписи
- ФИО и должности свидетелей (не менее двух)
- Содержание уведомления (даты отпуска, количество дней)
- Факт отказа и причину (если работник её озвучил)
Шаг 4. Подшейте акт к уведомлению — оба документа хранятся вместе
Акт защитит работодателя при проверке Государственной инспекции труда или трудовом споре. Отпуск при этом предоставляется в плановые сроки — отказ от подписи не является основанием для переноса.
Штрафы за отсутствие уведомления об отпуске
Если работодатель не уведомил сотрудника о начале отпуска за 2 недели, это квалифицируется как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
Помимо штрафов, отсутствие уведомления даёт работнику право потребовать перенос отпуска на удобные ему даты (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Это может нарушить планы организации и создать кадровые сложности — ещё один аргумент в пользу своевременного оформления документа.
Кто нарушил | Штраф (первичное нарушение) | Штраф (повторное нарушение) |
Должностное лицо | 1 000–5 000 руб. | 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года |
Индивидуальный предприниматель | 1 000–5 000 руб. | 10 000–20 000 руб. |
Юридическое лицо | 30 000–50 000 руб. | 50 000–70 000 руб. |
Помимо штрафов, отсутствие уведомления даёт работнику право потребовать перенос отпуска на удобные ему даты (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Это может нарушить планы организации и создать кадровые сложности — ещё один аргумент в пользу своевременного оформления документа.
Срок хранения уведомлений об отпуске
Срок хранения зависит от того, где хранится документ:
Рекомендация: если в организации нет практики ведения личных дел, храните уведомления в отдельной папке, сгруппированной по годам. После истечения 3 лет документы можно уничтожить по акту.
Место хранения | Срок | Основание |
Отдельная папка «Уведомления об отпусках» | 3 года | Ст. 434 Перечня Росархива (Приказ от 20.12.2019 № 236) |
В составе личного дела работника | 50 лет (документы с 2003 г.) / 75 лет (до 2003 г.) | Ст. 445 Перечня Росархива |
Рекомендация: если в организации нет практики ведения личных дел, храните уведомления в отдельной папке, сгруппированной по годам. После истечения 3 лет документы можно уничтожить по акту.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Да. По ч. 3 ст. 123 ТК РФ работодатель обязан известить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели. Это касается отпусков по графику — как основного, так и дополнительного. Если отпуск предоставляется по заявлению работника (не по графику), уведомление не требуется.
Нет. Законодательство не устанавливает унифицированную форму. Работодатель разрабатывает бланк самостоятельно. Главное — указать обязательные реквизиты: ФИО работника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество дней и получить подпись работника об ознакомлении.
По общему правилу — нет. Уведомление должно быть оформлено письменно под подпись работника. Исключения: дистанционные работники, которых можно уведомить электронным способом (ст. 312.3 ТК РФ), и компании, перешедшие на КЭДО, — они направляют уведомление через систему электронного документооборота с подписанием НЭП.
Нарушение порядка предоставления отпуска — административное правонарушение по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы: для ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. При повторном нарушении суммы увеличиваются. Кроме того, работник вправе потребовать перенос отпуска.
Да, если приказ издан и подписан работником не менее чем за 2 недели до начала отпуска. В этом случае приказ выполняет функцию уведомления. Однако чаще приказ издаётся позже, поэтому отдельное уведомление — более надёжный способ соблюсти требования закона.
Составить акт об отказе от ознакомления в присутствии минимум двух свидетелей. В акте указать дату, ФИО работника, факт отказа и причину (если названа). Акт подтвердит, что работодатель выполнил обязанность по уведомлению. Отпуск при этом предоставляется в плановые сроки.
Если уведомления хранятся в отдельной папке — 3 года. Если в составе личного дела — 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для более ранних). Основание — Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Да, если организация перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО) в соответствии с ФЗ № 377-ФЗ. Работник подписывает ознакомление электронной подписью (НЭП), а система автоматически фиксирует дату и время — это полноценное юридически значимое подтверждение.
Заявка на шаблоны
Остались вопросы по шаблону?
Задайте вопрос экспертам Nopaper, они знают всё про кадровый документооборот
