В Группе Компаний ХОСТ треть сотрудников — дистанционные, с каждым нужно подписывать документы, и порой единственный способ получить оригиналы — почта РФ. Как в компании перешли на кадровый документооборот, рассказала специалист по делопроизводству Евгения Першикова.
«Нам важно получать оригиналы обратно» — почему в компании перешли на КЭДО
ГК ХОСТ — разработчик программного обеспечения для медицинских учреждений: поликлиник, больниц. В группе компаний 5 юрлиц и 100 сотрудников на удалёнке по всей России. В маленьких городах нет курьерских доставок, и единственный вариант отправить документы — почта РФ. Порой на это уходит две недели, и уже важно не получить документ в срок, а просто его получить, не потеряв где-то на полпути.
«У нас есть сотрудник из Хабаровска, чтобы отправить ему документы, нужна неделя. И ещё неделя на то, чтобы вернуть подписанный вариант нам обратно. На организацию доставки и ее отслеживание мы тратим три недели. Мы решили упростить процесс и перейти на кадровый документооборот»
Евгения Першикова
специалист по делопроизводству ГК ХОСТ
«Это отдельная доработка…И это тоже» — как выбирали сервис
Основной критерий выбора — стоимость. Цена за рабочее место у большинства сервисов примерно одинаковая, но стоимость доработок разная. И если компании важно сохранить свои процессы и под них подстроиться продукт, то за каждое изменение сценария придётся доплачивать. В Nopaper ГК ХОСТ может под себя настраивать сроки и маршруты подписания документов.
«Мы выбрали Nopaper за гибкость. Другие сервисы предлагали нам жёсткие сценарии работы, доработка которых оплачивалась отдельно. Например, заявление на отпуск можно было заполнить не позднее, чем за 2 недели до отпуска. Если нужно изменить сроки, нужно написать в техподдержку, дождаться рассмотрения запроса, внести плату. Nopaper позволяет компании сделать это самостоятельно»
Евгения Першикова
специалист по делопроизводству ГК ХОСТ
В Nopaper клиент сам может настраивать маршруты подписания и сроки отправки документов
«На практике всё сложнее» — с чем столкнулись при переходе на КЭДО
Когда компании смотрят демонстрации работы сервисов электронного кадрового документооборота, всё кажется простым и понятным. Однако на деле внедрение новой системы не всегда проходит так же гладко, как на презентации менеджера по продажам. У сотрудников появляются вопросы по работе с сервисом, подписанию электронных документов. На 1-2 вопроса кадровый специалист ещё ответит, а вот на 100 — затруднительно. На время внедрения в сервисе для каждого сотрудника открыли отдельный чат с персональным менеджером и специалистами техподдержки.
«Несмотря на то, что приложение максимально простое, когда подключаешь к нему сотрудников, у каждого появляется вопрос: кто-то не может зайти, кто-то беспокоится, точно ли подписался документ. На помощь приходят инструкции и чаты с техподдержкой. В Nopaper быстро отвечают, решают вопросы и даже после внедрения продолжают консультировать нас по подписанию документов»
Евгения Першикова
специалист по делопроизводству ГК ХОСТ
У каждого клиента Nopaper есть чат с персональным менеджером и специалистом техподдержки, который остаётся и после внедрения сервиса
«После внедрения команда Nopaper продолжает помогать нам: подключает сотрудников в компанию. Я отправляю в техподдержку запрос на добавление нового участника: указываю ФИО, контакты и почту, куда должно прийти приглашение. Они всё отправляют. Кандидат после выпуска подписи направляет заявление о приёме на работу. В это время я через 1С формирую приказ, прикрепляю отдельно трудовой договор и отправляю их на подпись. Весь процесс занимает не более одного дня»
Евгения Першикова
специалист по делопроизводству ГК ХОСТ
Обмен документами с дистанционными сотрудниками в 14 раз быстрее — результаты внедрения
Сейчас ГК ХОСТ подписывает с помощью КЭДО документы с дистанционными сотрудниками. Подписание происходит день в день, даже в случае работы с трудовым договором. И теперь сотрудник из Хабаровска может подписать с компанией заявление на отпуск в 14 раз быстрее.
«Я переключаюсь между аккаунтами сервиса без дополнительной авторизации. Число сотрудников, подключенных к сервису КЭДО, постепенно растет. Если выявляю, что удалёнщик ещё не подключился, напоминаю ему об этом. Уже сейчас вижу, что работа стала проще, больше не нужно контролировать доставку оригиналов. Все подписанные документы доступны и в Nopaper, и в 1С»