Должностная инструкция — образец, шаблон и пошаговое руководство по составлению

Универсальный шаблон должностной инструкции

Универсальный бланк должностной инструкции содержит все необходимые разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, требования к квалификации и условия работы. Подходит для любой должности — достаточно заполнить конкретные функции и требования.

Скачать шаблон должностной инструкции .doc

Если вам нужен формат PDF — откройте скачанный файл в Word и выберите «Файл → Сохранить как → PDF».

Как адаптировать шаблон для офис-менеджера / секретаря

Используйте тот же универсальный шаблон. Внесите следующие изменения:

• Общие положения: подчиняется непосредственно генеральному директору; назначается приказом директора; требования — среднее профессиональное образование, опыт работы от 1 года
• Должностные обязанности: приём и распределение входящих звонков, регистрация корреспонденции, координация курьеров, обеспечение офиса расходными материалами, организация встреч и переговоров, ведение делопроизводства
• Права: запрашивать информацию у руководителей подразделений, принимать самостоятельные решения в рамках компетенции, вносить предложения по улучшению работы офиса
• Ответственность: за сохранность документов, порядок в офисе, соблюдение сроков отправки корреспонденции
• Квалификация: знание офисных программ (MS Office), навыки работы с оргтехникой, грамотная устная и письменная речь

Скачать шаблон должностной инструкции .doc

Как адаптировать шаблон для бухгалтера

• Общие положения: подчиняется главному бухгалтеру; требования — высшее экономическое образование, опыт от 2 лет, знание 1С
• Должностные обязанности: ведение бухгалтерского и налогового учёта, расчёт заработной платы, подготовка налоговых деклараций, сверка с контрагентами, контроль дебиторской задолженности
• Права: подписывать финансовые документы в рамках полномочий, требовать от подразделений своевременное предоставление первичной документации
• Ответственность: за достоверность бухгалтерской отчётности, соблюдение сроков подачи деклараций, сохранность финансовых документов

Скачать шаблон должностной инструкции .doc

Как адаптировать шаблон для менеджера по продажам

• Общие положения: подчиняется руководителю отдела продаж; требования — среднее профессиональное или высшее образование, опыт активных продаж от 1 года
• Должностные обязанности: поиск и привлечение новых клиентов, ведение переговоров, подготовка коммерческих предложений, заключение договоров, выполнение плана продаж, ведение клиентской базы в CRM
• Права: самостоятельно определять формы работы с клиентами, запрашивать информацию о продуктах у производственных подразделений, вносить предложения по ценовой политике
• Ответственность: за выполнение плана продаж, корректность оформления договоров, актуальность данных в CRM

Скачать шаблон должностной инструкции .doc

Как адаптировать шаблон для инженера / технического специалиста

• Общие положения: подчиняется главному инженеру; требования — высшее техническое образование, опыт от 3 лет, знание нормативно-технической документации
• Должностные обязанности: разработка технической документации, контроль соблюдения технологических процессов, участие в пусконаладочных работах, анализ причин брака, внедрение рационализаторских предложений
• Права: приостанавливать работы при обнаружении нарушений технологии, требовать обеспечения необходимыми инструментами и материалами
• Ответственность: за качество технической документации, соблюдение стандартов, своевременное выполнение проектных работ

Скачать шаблон должностной инструкции .doc

Как адаптировать шаблон для руководителя подразделения

• Общие положения: подчиняется генеральному директору; требования — высшее образование, опыт управленческой работы от 3 лет, знание трудового законодательства
• Должностные обязанности: планирование и организация работы подразделения, распределение задач между сотрудниками, контроль выполнения планов, подготовка отчётности, участие в подборе персонала, мотивация команды
• Права: принимать решения в рамках полномочий подразделения, вносить предложения о приёме, переводе и увольнении сотрудников, распределять премиальный фонд
• Ответственность: за результаты работы подразделения, соблюдение трудовой дисциплины, выполнение KPI

Скачать шаблон должностной инструкции .doc

Смежные шаблоны на сайте Nopaper
При оформлении сотрудника на должность могут понадобиться и другие кадровые документы:

• Трудовой договор между работником и работодателем — должностная инструкция часто оформляется как приложение к трудовому договору
• Приказ о приёме на работу — издаётся одновременно с ознакомлением сотрудника с должностной инструкцией

Электронная должностная инструкция — юридическая сила

С 2022 года работодатели могут перевести кадровый документооборот в электронный формат (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Должностная инструкция входит в перечень документов, которые можно оформлять и подписывать электронно. Ознакомление с ДИ через КЭДО, подписанное НЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажная подпись.

Узнайте подробнее о том, какие кадровые документы можно перевести в КЭДО.

Подписание НЭП — быстро и бесплатно
В сервисе Nopaper сотрудник выпускает НЭП (неквалифицированную электронную подпись) за 90 секунд — бесплатно, без токенов и визитов в удостоверяющий центр. Достаточно смартфона.

Как это работает:

1. HR-специалист загружает должностную инструкцию в систему кадрового электронного документооборота и отправляет сотруднику
2. Сотрудник получает уведомление на телефон
3. Открывает документ, читает инструкцию и подписывает одним нажатием
4. Подписанный документ моментально сохраняется в системе — с юридически значимой отметкой об ознакомлении

Для HR — автоматический учёт ознакомлений: видно, кто подписал, кто ещё нет, можно отправить напоминание. Никаких стопок бумаги и ручных журналов.

Ознакомьтесь с тарифами на КЭДО, чтобы выбрать подходящий план.

Nopaper также позволяет организовать электронный документооборот с контрагентами — для подписания договоров, актов и других документов.

Разработка должностной инструкции — процесс, в котором участвуют руководитель подразделения, HR-отдел и юрист. Ниже — пошаговый алгоритм, который поможет составить грамотный документ с первого раза.

Шаг 1. Изучите профстандарты и квалификационные справочники
Прежде чем писать инструкцию, определите нормативную базу для конкретной должности:

• Профессиональные стандарты — утверждаются Минтрудом и содержат требования к квалификации, знаниям и навыкам. Найти нужный стандарт можно в реестре профстандартов на сайте Минтруда.
• Единый квалификационный справочник (ЕКС) — описывает должностные обязанности и требования к квалификации руководителей, специалистов и служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) — для рабочих профессий.
• Штатное расписание — проверьте, что наименование должности совпадает с записью в штатном расписании.

Профстандарты обязательны для должностей, где законодательство устанавливает квалификационные требования (педагоги, медики, аудиторы). Для остальных — используются как ориентир.

Шаг 2. Проанализируйте должность
Соберите информацию о реальных функциях сотрудника:

• Понаблюдайте за работой действующих сотрудников на аналогичной позиции
• Проведите интервью с руководителем подразделения — какие задачи он ставит перед подчинённым
• Изучите аналогичные инструкции в компании или у коллег по отрасли
• Определите зоны ответственности и границы полномочий — где заканчиваются обязанности одного сотрудника и начинаются обязанности другого

Шаг 3. Подготовьте проект инструкции
При составлении проекта должностной инструкции придерживайтесь правил:

• Используйте конкретные глаголы действия: «организует», «контролирует», «разрабатывает», «согласовывает» — вместо «участвует в работе», «содействует», «занимается вопросами»
• Каждая обязанность — одно конкретное действие с понятным результатом
• Избегайте формулировки «выполняет иные поручения руководителя» без конкретизации — она превращает инструкцию в пустой документ
• Не копируйте текст законов — конкретизируйте требования применительно к вашей организации

Шаг 4. Согласуйте с юристом и руководством
Юридический отдел проверяет проект на:

• Соответствие Трудовому кодексу РФ (ст. 57) — обязанности не должны противоречить трудовой функции, указанной в трудовом договоре
• Соответствие профстандартам (если применимы)
• Отсутствие дискриминационных требований (пол, возраст, национальность)
• Корректность формулировок в разделе «Ответственность» — нельзя устанавливать виды ответственности, не предусмотренные законом

После юридической проверки проект согласовывает непосредственный руководитель подразделения.

Шаг 5. Утвердите документ
Должностная инструкция утверждается руководителем организации (генеральным директором) или уполномоченным лицом. Документ должен содержать:

• Гриф утверждения: «УТВЕРЖДАЮ» + должность, подпись, расшифровка, дата
• Регистрационный номер
• Дату вступления в силу

Шаг 6. Ознакомьте сотрудника под подпись
Инструкция составляется в двух экземплярах — один остаётся у работодателя (в кадровой службе), второй передаётся сотруднику. Работник ставит подпись и дату на экземпляре работодателя, подтверждая ознакомление.

Если сотрудник отказывается подписывать, составляется акт об отказе от ознакомления в присутствии двух свидетелей. Отказ от подписи не освобождает работника от исполнения обязанностей, указанных в инструкции.

Хранение: индивидуальные должностные инструкции хранятся 50 лет (в составе личного дела), типовые — 3 года после замены новой редакцией.

Типовая должностная инструкция состоит из 6 разделов. Каждый из них выполняет свою функцию.

Общие положения
Вводный раздел содержит:

• Наименование должности — точно как в штатном расписании
• Структурное подразделение — отдел, департамент, управление
• Непосредственная подчинённость — кому подчиняется сотрудник
• Порядок назначения и освобождения — приказом директора / по представлению руководителя подразделения
• Порядок замещения — кто исполняет обязанности во время отсутствия
• Требования к образованию и стажу — на основании профстандартов или квалификационных справочников
• Перечень нормативных документов — законы, стандарты, внутренние регламенты, которыми руководствуется сотрудник

Должностные обязанности
Основной и самый объёмный раздел. Здесь перечисляются конкретные функции работника. Рекомендации по заполнению:

• Начинайте каждый пункт с глагола действия (организует, ведёт, контролирует, разрабатывает, обеспечивает, согласовывает, анализирует)
• Формулируйте обязанности максимально конкретно: не «работает с документами», а «регистрирует входящую корреспонденцию в журнале, распределяет по отделам в течение 2 часов с момента поступления»
• Группируйте обязанности по направлениям работы
• Указывайте периодичность, если она есть: «ежедневно», «еженедельно», «ежемесячно»

Права
Раздел описывает полномочия сотрудника:

• Право запрашивать информацию и документы, необходимые для выполнения обязанностей
• Право принимать решения в рамках своей компетенции
• Право подписывать определённые виды документов
• Право вносить предложения руководству по улучшению работы
• Право на профессиональное развитие и повышение квалификации

Ответственность
Раздел устанавливает виды ответственности за нарушения. Можно указывать только те виды, которые предусмотрены законодательством:

• Дисциплинарная ответственность — за ненадлежащее исполнение обязанностей (замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям)
• Материальная ответственность — за причинение ущерба имуществу работодателя (в пределах среднего заработка или полная — если заключён договор о полной материальной ответственности)
• Административная и уголовная ответственность — за нарушения, предусмотренные КоАП и УК РФ (хищение, халатность, нарушение охраны труда)

Требования к квалификации

• Образование — уровень (среднее профессиональное, высшее) и направление подготовки
• Стаж работы — минимальный опыт по специальности
• Знания — нормативные документы, программное обеспечение, технологии, стандарты
• Навыки — практические умения, профессиональные компетенции
• Дополнительные требования — наличие сертификатов, допусков, водительского удостоверения (если необходимо для работы)

Условия работы и взаимодействие

• Режим работы — нормированный / ненормированный рабочий день, сменный график
• Командировки — возможность и периодичность
• Характер деятельности — офисная работа, разъездной характер, удалённый формат
• Порядок взаимодействия — с какими подразделениями и по каким вопросам взаимодействует сотрудник, кому и в какой форме отчитывается

Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016

Должностная инструкция оформляется как организационно-распорядительный документ и должна соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»:

• Формат — A4 (210 × 297 мм)
• Поля — левое не менее 20 мм, правое не менее 10 мм, верхнее и нижнее не менее 20 мм
• Шрифт — Times New Roman 12–14 пт или аналогичный
• Нумерация страниц — начиная со второй страницы, по центру верхнего поля
• Нумерация пунктов — арабскими цифрами, сквозная по разделам (1.1, 1.2, 2.1 и т.д.)

Обязательные реквизиты документа
Каждая должностная инструкция должна содержать:

• Наименование организации (полное и сокращённое)
• Гриф утверждения (УТВЕРЖДАЮ + должность + подпись + дата)
• Наименование документа — «Должностная инструкция»
• Наименование должности с указанием подразделения
• Регистрационный номер
• Дата составления
• Место составления (город)
• Подпись разработчика (руководитель подразделения)
• Подпись согласующего лица (юрист, HR-директор)
• Отметка об ознакомлении работника (подпись, дата, расшифровка)

Два варианта оформления
Должностная инструкция может быть оформлена двумя способами:


Наиболее распространённый вариант — отдельный документ. Он позволяет вносить изменения без пересмотра трудового договора. При этом в самом трудовом договоре делается ссылка: «Работник выполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией».

Для коммерческих организаций

Трудовой кодекс РФ не содержит прямого требования о составлении должностных инструкций для коммерческих организаций. Однако Роструд в письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1 настоятельно рекомендует их оформлять: инструкция помогает чётко определить трудовую функцию, избежать споров об обязанностях и защитить интересы обеих сторон.

Должностная инструкция является локальным нормативным актом — документом, который работодатель принимает самостоятельно в пределах своей компетенции.

Для государственной службы
Для государственных гражданских служащих должностная инструкция (должностной регламент) обязательна. Это прямо установлено Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе». Без утверждённого регламента назначение на должность невозможно.
Последствия отсутствия
Хотя прямого штрафа за отсутствие должностной инструкции нет, без неё работодатель лишается возможности:

• Обосновать увольнение за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей — суд спросит: «Какие именно обязанности нарушены и где они зафиксированы?»
• Обосновать отказ в приёме на работу — без документа, определяющего квалификационные требования, отказ может быть признан дискриминационным
• Привлечь к дисциплинарной ответственности — замечание или выговор должны быть основаны на конкретном нарушении конкретной обязанности

Государственная инспекция труда (ГИТ) может расценить отсутствие должностных инструкций как нарушение по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации.

Типовая должностная инструкция

Типовая инструкция разрабатывается для группы однотипных должностей без привязки к конкретному сотруднику. Один документ действует для всех работников на данной позиции.

Когда использовать: в компании работают несколько специалистов с одинаковыми функциями — три бухгалтера, пять менеджеров по продажам, десять сборщиков.

Индивидуальная должностная инструкция
Индивидуальная инструкция составляется для конкретного работника с указанием его ФИО. Содержит персонализированные обязанности с учётом специфики работы.

Когда использовать: должность уникальна (главный бухгалтер, директор по маркетингу) или у сотрудника есть дополнительные функции, не характерные для типовой позиции.

Сравнение типовой и индивидуальной инструкции

Когда нужно обновлять инструкцию

Пересмотр должностной инструкции необходим при:

• Реструктуризации — слияние отделов, создание новых подразделений, перераспределение функций
• Внедрении новых технологий — автоматизация процессов, переход на новое ПО, цифровизация документооборота
• Изменении законодательства — обновление профстандартов, новые нормативные требования
• Перераспределении обязанностей — передача функций другому сотруднику, добавление новых задач

Рекомендуется проводить ежегодный аудит должностных инструкций — даже если видимых причин для изменений нет.

Порядок внесения изменений
Процедура зависит от характера изменений:

Технические изменения (уточнение формулировок, обновление наименований ПО, актуализация нормативных ссылок) — вносятся приказом работодателя. Сотрудник знакомится с новой редакцией под подпись.

Существенные изменения (изменение трудовой функции, добавление значительных обязанностей) — требуют:

1. Письменного уведомления работника за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ)
2. Получения согласия работника
3. Оформления дополнительного соглашения к трудовому договору (если ДИ — приложение к нему)
4. Издания приказа о введении новой редакции
5. Ознакомления работника под подпись

Если работник не согласен с существенными изменениями, работодатель обязан предложить ему другую подходящую должность.

1. Размытые формулировки. «Участвует в работе отдела», «содействует выполнению задач», «занимается вопросами развития» — такие пункты бесполезны. Суд не примет их как доказательство невыполнения обязанностей. Правильно: «Формирует еженедельный отчёт о продажах и направляет руководителю отдела до 10:00 понедельника».

2. Перегрузка обязанностями из нескольких должностей. Когда в инструкцию менеджера по продажам включают обязанности маркетолога, логиста и бухгалтера — документ теряет юридическую силу. Обязанности должны соответствовать трудовой функции, указанной в трудовом договоре.

3. Противоречия с трудовым договором. Если в трудовом договоре написано «менеджер по работе с клиентами», а в должностной инструкции — «специалист по продажам» с другим набором обязанностей, возникает правовая коллизия. Наименование должности и трудовая функция должны совпадать в обоих документах.

4. Копирование текста закона вместо конкретизации. «Работник несёт ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ» — бессмысленная формулировка, которая не добавляет ничего к тому, что и так действует по умолчанию. Укажите конкретно: за что именно отвечает сотрудник и какие последствия наступают.

5. Отсутствие подписи сотрудника. Инструкция, с которой работник не ознакомлен под подпись, не имеет для него юридической силы. Работодатель не сможет привлечь сотрудника к ответственности за невыполнение обязанностей, указанных в неподписанном документе.

ДИ как основание для отказа в приёме на работу

Работодатель отказал кандидату на должность шеф-кондитера — соискатель не соответствовал квалификационным требованиям, закреплённым в должностной инструкции (отсутствие профильного образования и опыта работы от 5 лет). Кандидат обратился в суд, считая отказ необоснованным. Суд встал на сторону работодателя: должностная инструкция с чёткими квалификационными требованиями стала доказательством правомерности отказа.

Вывод: без утверждённой инструкции работодатель рискует проиграть подобный спор, поскольку не сможет обосновать предъявляемые требования.

ДИ как основание для дисциплинарного взыскания

IT-специалист систематически не выполнял обязанности по резервному копированию данных — функцию, прямо указанную в его должностной инструкции. После потери данных работодатель объявил выговор. Сотрудник оспорил взыскание в суде. Суд подтвердил правомерность выговора: обязанность была зафиксирована в инструкции, работник ознакомлен под подпись, факт невыполнения подтверждён.

Вывод: должностная инструкция — ключевой документ для обоснования дисциплинарных взысканий. Без неё доказать нарушение обязанностей практически невозможно.