Стираем границы: как оформить документы с сотрудником, который уехал в другую страну? Кейс компании Artsofte

Удаленный или гибридный формат работы дает компании возможность выбирать специалистов из разных городов и стран, а сотрудникам уехать поближе к близким.

Есть и сложности — обмен документами. Как оформить сотрудника, который уехал за границу? Подписать с ним трудовой договор или ГПХ? Как обмениваться с ним документами? Об этом расскажем на собственном примере — кейсе Artsofte.
Artsofte — IT-компании из Екатеринбурга. В компании 300 сотрудников, которые работают из Москвы, Питера, Венгрии и Грузии.

Что говорит закон?
Законодательство в сфере трудовых отношений действуют только на территории России. Подробнее про документы с удаленными сотрудниками мы писали в статье от юристов.

Если сотрудник работает по ГПХ, то, кроме договора, каждый месяц с ним нужно подписать акт выполненных работ для начисления зарплаты.
Чтобы отправить документы, есть несколько вариантов:
​
— Почта РФ;
​
— Экспресс-доставка курьером;
​
— Обмен скан-копиями.
​
— Классический электронный документооборот — веб-сервис, который позволяет обмениваться документами электронно с использованием квалифицированной электронной подписи, которую нужно получать и обновлять в удостоверяющем центре.

— Мобильный электронный документооборот — приложение для электронного документооборота, в котором прямо в смартфоне формируется и хранится неквалифицированная электронная подпись.

Что же мы выбрали? Спойлер: создали свой сервис ЭДО — Nopaper, но обо всем по порядку.

Вариант с обменом скан-копиями даже не рассматривали, потому что он не имеет юридической силы. Отправлять почтой РФ — долго, поэтому мы сначала работали с сотрудниками из других стран через курьерскую службу. Чтобы подписать акт, нужно было сформировать документ, согласовать его с бухгалтером и юристом по почте, распечатать, подписать у директора, попросить офис-менеджера оформить и оплатить доставку.

— Увеличивались расходы на доставку: курьер, бумага, картриджи. Например, за год мы потратили 480 000 рублей на почтовые и курьерские доставки.
​
— Было сложно точно рассчитать время, когда придет документ, когда сотрудник сможет его забрать.
​
— Юристы, кадровый специалист, директор, бухгалтеры отвлекались от своих задач, чтобы убедиться, что все в порядке.
​
— Полки постепенно занимали огромные папки с документами.

Чтобы снизить затраты, и освободить пространство офиса мы начали искать систему электронного документооборота.

Сначала использовали классический ЭДО с квалифицированной электронной подписью. Но поняли, что это неудобно. Чтобы выпустить электронную подпись нужно приехать в удостоверяющий центр, заплатить за подпись 2000 рублей. А если сотрудник находится за границей, выпустить для него подпись невозможно. Удостоверяющие центры есть только на территории РФ.

Чтобы решить проблему, в 2021 году разработали Nopaper — сервис электронного документооборота со встроенной мобильной подписью. Теперь в компании кадровый электронный документооборот (КЭДО). Эйчары работают в веб-версии сервиса, загружают все документы и отправят на подпись и руководителю, и сотруднику. Сотрудник в любой точке мира скачивает приложение, по паспорту и через камеру телефона подтверждает личность и выпускает себе неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Все это занимает у него минут 5. И после этого может в этом же приложении за один клик подписывать документы от работодателя.

Теперь на отправку акта вместо недели уходит 5 минут, и эйчар, и сотрудник видят, кто подписал документ, и уже не беспокоятся, что заветный лист с печатью потеряется на почте:

Плюсы электронного документооборота отметил и специалист техподдержки Дмитрий Порох, который работает из Грузии:

С сотрудниками, которые работают в Екатеринбурге или в других городах России тоже оформляем документы удаленно. Если сотруднику нужно взять отпуск или уйти на больничный, он формирует документ в приложении и направляет руководителю на подпись. Раз-два и завтра выходной
​
В Nopaper можно подписывать трудовой договор. Если у вашей компании есть КЭП, то вы можете предложить сотруднику скачать приложение Nopaper и выпустить НЭП. Это быстрее и дешевле, чем выпускать для каждого сотрудника КЭП.

— Скорость подписания документов и выплат. Теперь сотрудники получают деньги на следующий день после подписания акта.
— Снижение затрат. На курьерскую доставку одного документа из Екатеринбурга до Будапешта мы тратили около 500р, а сейчас ноль.
— Снижение рисков. Бумажный документ легко потерять, среди других бумаг или случайно пролить кофе, а при электронном кадровом документообороте все храниться на облаке или сервере компании. Приказ, положение легко найти через поисковую систему и при необходимости выгрузить.
— Прозрачность. Статус документа отображается в приложении, а значит, если кто-то забыл поставить подпись, пишем в чат.
— Увеличение пространства. Некоторые документы нужно хранить несколько лет, например, для договора ГПХ это 50 лет. После перехода на ЭДО вместо стеллажей с толстыми папками с договорами и приказами поставили цветок или диван.
— Спокойствие. У кадрового специалиста перестал дёргаться глаз при фразе: «Мы нашли нового тестировщика, он живёт в Таиланде»

1. Локальный нормативный акт. В нем обязательно укажите:— Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот кадровой службы. Как к ней может присоединиться работник: нужно ли ему загружать мобильное приложение, устанавливать на компьютер ПО и т.д.
— С какими документами вы будете работать через КЭДО, кто из работников получит к ней доступ. Можно начать с самых распространенных документов: больничные листы, заявление на отгул. В качестве эксперимента распространить доступ на нескольких сотрудников и постоянно подключать к системе новых работников и новые типы документов.
— Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве и когда ведете КЭДО в работу.

2. Порядок перехода на систему электронного документооборота в кадровой службе. В нем нужно прописать:— Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ. Учитывайте график работы работников, если кто-то работает 2/2, он не сможет ознакомиться и подписать документ за один день.
— Алгоритм работы с системой, кто и когда будет проводить обучение.
— Исключения. Напишите, в каких ситуациях документ, который ведется в КЭДО, может быть оформлен на бумаге.
— Порядок работы профсоюзом. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.

3. Уведомление работников — информация от работодателя о возможности отказа от бумажного делопроизводства и перехода на электронный кадровый документооборот. Они должны в письменной форме согласиться на нововведения.
Если сотрудник отказался, документооборот с ним ведется на бумаге. Если потом он передумает, он может дать согласие на КЭДО в любой момент. Если вы трудоустроили работника с 2022 года, то его согласие на переход кадровый электронный документооборот не требуется.